InventurInventur vorbereiten und planen

Wozu führt man eine Inventur durch?

Mit der Inventur sollen die Bestände des Anlagevermögens, des Umlaufvermögens und der Verbindlichkeiten detailliert erfasst und nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Inventur wird auch Bestandsaufnahme genannt.

Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar. Dies ist eine Liste aller Vermögensgegenstände und aller Belastungen eines Unternehmens.

Die Inventur wird von Unternehmen genutzt, um einen Überblick über die eigenen Bestände zu erhalten. Eine Kenntnis über die exakten Bestände und Vermögenswerte wird wiederum benötigt, um die Bilanz zu erstellen.

Das Finanzamt fordert, dass die Dokumentation lückenlos bis zu einem festen Stichtag vorliegt. Die Inventur muss bis zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt werden.

Was wird mit der Inventur erfasst?

Mit der Inventur müssen alle Vermögensgegenstände (Werte) eines Unternehmens sowie die Schulden und Verbindlichkeiten einzeln erfasst und in der Inventarliste dokumentiert werden. Das betrifft:

1. Materielle oder körperliche Gegenstände des Anlagevermögens wie:

• Gebäude
• Anlagen
• Maschinen
• Geräte
• Fahrzeuge
• Einrichtungsgegenstände

2. Materielle oder körperliche Gegenstände des Umlaufvermögens wie:

• fertiggestellte und verkaufsfähige Produkte
• Handelsware
• Bauteile
• Einzelteile
• Chargen
• Betriebsstoffe

3. Körperliche Finanzbestände des Umlaufvermögens wie:

• Bargeld
• Porto

4. Nicht greifbares Vermögen wie:

• gewerbliche Schutzrechte
• Forderungen
• geleistete Anzahlungen
• Bankguthaben (Kontoauszüge)
• Wertpapiere

5. Nicht greifbare Buchbestände zu Verbindlichkeiten wie:

• Kredite bei der Bank
• Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten

Wer muss eine Inventur durchführen?

Jeder Kaufmann ist per Gesetz dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Inventur durchzuführen. Das ist in § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 140 ff. AO mit AEAO (Abgabenordnung mit Anwendungserlass) festgelegt.

Laut dem Handelsgesetzbuch dient die Inventur neben der Feststellung des richtigen Jahresergebnisses auch der Überprüfung (und Richtigstellung) Ihrer buchhalterischen Bestände.

Warum sind Planung und Vorbereitung wichtig?

Besonders aufwendig ist die sogenannte körperliche Inventur. Dazu werden alle körperlich, also materiell vorhandenen Vermögensgegenstände in Augenschein genommen, gezählt, gewogen, geschätzt und bewertet.

Um diese Prüfungen und Zählungen mit vertretbarem Aufwand durchzuführen, sollten Sie die Inventur gewissenhaft vorbereiten. Dann geht die Inventur Ihnen und Ihren Mitarbeitenden leichter von der Hand. Sie vermeiden Stress und Chaos. Dadurch sinkt das Risiko, dass die Inventur nicht korrekt abläuft und dadurch zu spät oder fehlerhaft beim Finanzamt eingereicht wird.

Zu Ihren Hauptaufgaben bei der Vorbereitung einer Inventur gehören:

• Vorbereitung des Inventurbereichs
• Bereitstellung der erforderlichen Hilfsmittel
• Bereitstellung der erforderlichen Dokumente
• Einweisung der Mitarbeitenden

Personalplanung für die Inventur

Rekrutieren Sie rechtzeitig Aushilfspersonal, welches Ihr Team im Tagesgeschäft entlastet oder bei der Inventur unterstützt. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, wenn diese noch keine Erfahrung mit Inventuren haben.

Stellen Sie Ihren eigenen und externen Mitarbeitenden eine schriftliche Inventuranweisung zur Verfügung. Besprechen Sie im Team die einzelnen Punkte, damit Fragen direkt gestellt und beantwortet werden können.

Informieren Sie Ihr Inventurpersonal mindestens über:

• Wann findet die Inventur statt?
• Wie viel Zeit ist für die Inventur eingeplant?
• Wer ist an der Inventur beteiligt?
• Welcher Mitarbeiter nimmt welche Rolle(n) ein?
• Was muss erfasst werden?
• Wie muss die Dokumentation ablaufen und aussehen?

Zeitplanung für die Inventur

Wann führt man eine Inventur durch? Darauf gibt es keine pauschale Antwort. In den meisten Unternehmen wird die Inventur am Ende des Jahres durchgeführt. Das ist gesetzlich jedoch nicht vorgeschrieben.

Stattdessen erlaubt der Gesetzgeber, dass Sie verschiedene Inventurarten miteinander kombinieren. Viele Unternehmen führen etwa für bestimmte Güter eine laufende (permanente Inventur) und für andere eine einmalige (Stichtagsinventur) durch. Die Ergebnisse werden kombiniert. Dadurch lassen sich Aufwand und somit Kosten sparen.

Am besten, Sie erstellen einen individuellen Zeitplan für Ihr Unternehmen. Diesen richten Sie an den folgenden Fragen aus:

• Kann die Inventur während des laufenden Betriebs oder der laufenden Produktion stattfinden?
• Muss der Betrieb wegen der Bestandsaufnahme vorübergehend geschlossen werden?
• Wie lange wir die Inventur dauern und welche Bereiche werden jeweils dadurch eingeschränkt?
• Werden die Bereiche nacheinander oder gleichzeitig eingeschränkt?

Dokumente für die Inventur vorbereiten

Damit die Inventur zeitsparend und korrekt abläuft, bereiten Sie alle benötigten Hilfsmittel sowie Dokumente rechtzeitig vor.

Alle Mitarbeitenden werden darüber informiert, welche Dokumente zu welchem Zweck relevant sind, wie sie genutzt werden, wo man sie findet und wo sie abgelegt oder abgegeben werden. Am besten, Sie erstellen eine Ausfüllanweisung, die wiederum allen Mitarbeitenden vorliegt. Ernennen Sie einen Ansprechpartner, falls während der Inventur trotzdem noch Fragen aufkommen.

Folgende Dokumente stellen Sie mindestens zur Verfügung:

• Ausgabelisten
• Rückgabelisten
• Warenverkaufslisten (Hier werden Waren erfasst, die während der Inventur verkauft werden.)
• Warenzugangslisten (Hier werden Waren erfasst, die während der Inventur eingehen.)
• Formular für das Inventurprotokoll
• Bestandslisten
• Aufnahmeformular

Hilfsmittel für die Inventur bereitstellen

Alle Hilfsmittel für die Inventur müssen rechtzeitig neu beschafft oder, sofern vorhanden, auf Funktionalität geprüft werden. Achten Sie darauf, dass zum Beispiel alle Stifte funktionieren, die Waagen korrekt eingestellt sind und Batterien in den Taschenrechnern funktionieren sowie Ersatzbatterien vorhanden sind.

Häufig werden folgende Hilfsmittel für die Inventur benötigt:

• Scanner
• Erfassungsgeräte
• Rechenmaschinen
• Taschenrechner
• Waagen
• Leitern und/oder Hocker, Steighilfen
• Stifte
• Notizzettel
• Etiketten
• Kisten, Tonnen …