Was ist eine Inventurliste?
In der Inventurliste werden die Ergebnisse der körperlichen Inventur erfasst. Jeder einzelne Warenbestand wird aufgelistet und mitsamt den relevanten Daten (Menge, Maß …) dokumentiert.
Die Inventurliste bewahren Sie mindestens zehn Jahre lang auf. Ob Sie die Liste elektronisch oder auf Papier erfassen und ablegen, bleibt Ihnen überlassen.
Wozu erstellt man eine Inventurliste?
Alle Kaufleute und Handelsunternehmen in Deutschland müssen laut Gesetz einmal pro Jahr eine Bestandsaufnahme ihrer Güter und Produkte machen. Bei der körperlichen Inventur werden alle Bestände – je nach Beschaffenheit – gezählt, gemessen und gewogen.
Die Daten werden danach in die Inventurliste eingetragen und anschließend in ein Warenwirtschaftssystem übertragen. Diese Informationen werden benötigt, um eine Bilanz zu erstellen, die unter anderem für die Steuererklärung gebraucht wird.
Die Inventurliste dient als Hilfsmittel für Ihre Mitarbeitenden, die den Ist-Bestand in Ihrem Unternehmen erfassen. Sie kann auch als Nachweis etwa gegenüber der Steuerprüfung gelten.
Was unterscheidet Inventurliste und Inventarliste?
Die Inventurliste dient als Basis für die Inventarliste. Die Inventurliste ist ein Formular, das im Zuge der Inventur ausgefüllt wird, wenn sukzessiv alle Güter und Produkte erfasst werden.
Eine Inventarliste ist das Ergebnis. Hier sind alle Vermögensgegenstände und Wirtschaftsgüter Ihres Unternehmens untereinander erfasst.
Bestandteile der Inventurliste
Eine Inventurliste ist in der Regel so angelegt, dass die folgenden Daten separat voneinander – für jede Artikelart einzeln – erfasst werden können:
- Artikelnummer
- Artikelbezeichnung
- Inventarnummer
- Menge: Stückzahl, Gewicht, Volumen oder Größe – je nach Art
- Wert (Einzelwert und Gesamtwert)
In welcher Form die Menge eines Artikels erfasst wird, hängt immer von der Art des Artikels ab. Produkte oder Bauteile werden im Allgemeinen in „Stück“ gemessen. Geringwertige Teile wie Schrauben können auch mit ihrem Gewicht in „kg“ erfasst werden. Flüssigkeiten oder vergleichbare Materialien werden in Volumeneinheiten wie „l“ (Liter) erfasst. Für Gebäude kann die Anzahl der Gebäude oder die Nutzfläche in „qm“erfasst werden.
Für die gewählte Mengeneinheit sollte es einen Preis oder Wert geben. Denn Sie multiplizieren für die wertmäßige Bestandsliste und die Bilanz die Menge mit ihrem Preis pro Mengeneinheit.
Aufbau der Inventurliste
Erfassen Sie auf der ersten Seite der Inventurliste mindestens die Namen der Mitarbeitenden, die an der Erstellung beteiligt sind, und das Datum. Achten Sie darauf, dass jedes Tabellenblatt mit einer Nummer versehen ist, damit Sie den Überblick über die Vollständigkeit behalten. Schreiben Sie auf die erste Seite außerdem die Daten Ihres Unternehmens (Name, Anschrift …).
Jedes Blatt der Inventurliste wird von den durchführenden Mitarbeitenden oder einem Hauptverantwortlichen unterschrieben.
Wenn alle Daten während der Inventur erfasst sind, berechnen Sie die Zwischensummen – am besten nach jedem Inventurbereich, nach Lager getrennt oder entsprechend den Produktgruppen. Am Ende addieren Sie alle Zwischensummen zu einer Endsumme.
Ob Sie die Inventurliste mit Excel, Word oder einer anderen Software erstellen, spielt keine Rolle. Komfortabel sowie übersichtlich wird es, wenn Sie unsere Vorlage (unten) verwenden. Falls Sie die Liste selbst erstellen, achten Sie darauf, dass das Inventurpersonal ausreichend Platz zum Aufschreiben der Artikelbezeichnung hat – oft werden die Listen zunächst per Hand ausgefüllt.
Manche Artikel haben einen Barcode, der bei der Inventur mit geeigneten Lesegeräten erfasst wird. Diesen Daten werden dann die gezählten oder gemessenen Mengen zugeordnet.
Wenn Sie die Liste erstellt haben, sollten Sie diese ausdrucken, weil sie in Papierform vorliegen muss. Die Unterschriften müssen handschriftlich erfolgen, damit Wirtschaftsprüfer das Dokument akzeptieren.
Individuelle Inventurliste erstellen
Ihre Inventurliste darf im Hinblick auf den Aufbau und die Struktur von der Liste anderer Unternehmen abweichen. Manche Informationen sind vielleicht speziell in Ihrer Branche relevant und Sie müssen dafür zusätzliche Spalten oder Tabellenblätter einfügen. Das können sein:
- Details zum Lagerort
- Anmerkungen zur Artikelgruppe
- Erklärung zu defekten oder unvollständigen Gütern
Arbeiten Sie vor
Es lohnt sich, wenn Ihre Mitarbeitenden oder Sie selbst die Inventurliste vorbereiten. Tragen Sie so viele Daten wie möglich schon vor der Inventur in die Liste ein. Die Unterschriften, das Datum und die Unternehmensdaten sollten zum Beispiel schon erfasst werden. Nummerieren Sie die Einzelseiten ebenfalls vorher, trägt das zu mehr Effizienz während der Inventur bei.
Bevor Sie jeweils Daten in die Spalten für die Bezeichnung und Artikelnummer eintragen, bedenken Sie die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden.
- Sichtet das Inventurpersonal Regal für Regal?
- Gehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anhand der nummerischen Angaben vor, weil die Güter vorher entsprechend sortiert werden?
- Oder orientieren sich die Mitarbeitenden an der räumlichen Entfernung zwischen den Gütern?
Versetzen Sie sich beim Anfertigen und (Vor-)Ausfüllen der Liste in das Inventurpersonal.
Inventurliste erstellen
Nutzen Sie die Vorlage zur Erstellung einer eigenen Inventurliste, indem Sie die Spalten und Zeilen an Ihr eigenes Vorgehen anpassen oder verwenden Sie die Vorlage unverändert in der vorgeschlagenen Variante. Für eine handschriftliche Erfassung der Daten eignet sich die Word-Vorlage (Formular). Dort können Sie weitere Zeilen einfügen.
Für eine elektronische Erfassung eignet sich die Excel-Variante für die Inventurliste. Sie erfassen dort die Daten direkt in einer intelligenten oder dynamischen Tabelle. Die Daten können mit einer entsprechenden Schnittstelle importiert oder dann für weitere Auswertungen exportiert werden. Außerdem werden der Wert der erfassten Artikel sofort berechnet.
Inventurlisten auswerten
Wenn Sie eine Inventur an mehreren Standorten, unterschiedlichen Lagerplätzen oder durch unterschiedliche Inventur-Teams durchführen, werden mehrere Inventurlisten erstellt. Diese können Sie mit dem folgenden Excel-Tool zusammenführen und auswerten.
Aus der Auswertung können Sie dann Ihre Inventurberichte oder Reports erstellen.
Speichern Sie dazu alle Inventurlisten für die Datenerfassung (Excel) in einem Importverzeichnis auf Ihrem Server. Zum Beispiel:
Server/Inventur-Daten/
Diese Dateien werden dann in das Excel-Tool über die Power-Query-Funktion von Excel importiert. Dazu müssen Sie allerdings Ihr Importverzeichnis hinterlegen. Wie das funktioniert, ist in der folgenden Anleitung beschrieben.
Nach dem Import stehen die Daten aus den Inventurlisten für Ihre Auswertungen zur Verfügung. In diesem Excel-Tool sind folgende Auswertungen angelegt:
- Werte der Artikel pro Standort (oder Inventur-Team)
- Werte und Mengen der einzelnen erfassten Artikel
- Werte und Mengen pro Artikel und Standort
- Diagramm zu den Werten pro Standort mit Filtermöglichkeit nach Artikel
- Diagramm zu den Werten pro Artikel mit Filtermöglichkeit nach Standort
Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für eine Auswertung der Inventur-Daten.
Zusätzlich können Sie weitere Auswertungen mit Pivot-Tabellen und Charts anlegen.
Bestände sinnvoll ordnen und verbrauchen
Durch die Erfassung in der Inventurliste haben Sie wieder einen genauen Überblick über alle Waren. Jetzt bietet es sich an, mithilfe der LIFO-Methode und der HIFO-Methode die Vorräte sinnvoll zu ordnen und zu verbrauchen. Dabei helfen Ihnen die folgenden beiden Vorlagen.
HIFO (Highest In – First Out): Die Waren, die am teuersten sind, verlassen das Lager zuerst.
FIFO (First In – First Out): Vorräte, die am längsten im Lager liegen, werden zuerst verbraucht.
LIFO (Last In – First Out): Vorräte, die als Letztes ins Lager gekommen sind, werden zuerst verbraucht.
