ZeitmanagementIvy-Lee-Methode: Zeitmanagement am Arbeitsplatz

Was ist die Ivy-Lee-Methode?

Die Ivy-Lee-Methode (auch: 25.000-Dollar-Methode) ist eine Zeitmanagement-Technik, die Mitarbeitenden dabei hilft, ihre Produktivität zu steigern, indem sie den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben legen. Diese Methode wurde im Jahr 1918 von Ivy Lee, einem damals führenden PR-Berater, entwickelt. Sie basiert auf einer sehr einfachen Vorgehensweise.

Wie funktioniert die Ivy-Lee-Methode?

Diese fünf Schritte setzen Sie täglich um:

1. Erstellen Sie am Ende des Arbeitstages eine Liste der sechs wichtigsten Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Wichtig: Es sollten nicht mehr als sechs Aufgaben sein. Mit mehr Aufgaben würde der Fokus verloren gehen.
2. Priorisieren Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit. Nummerieren Sie die Aufgaben von 1 bis 6, wobei 1 die höchste Priorität hat.
3. Beginnen Sie den nächsten Tag mit der wichtigsten Aufgabe (Aufgabe Nummer 1). Arbeiten Sie ausschließlich an dieser Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist oder Sie nicht weiterkommen. Erst dann wenden Sie sich der nächsten Aufgabe zu.
4. Arbeiten Sie der Reihe nach: Gehen Sie der Priorisierung nach vor und widmen Sie sich nacheinander den Aufgaben auf der Liste. Falls Sie es nicht schaffen, alle sechs Aufgaben zu erledigen, übertragen Sie die unerledigten Aufgaben auf den nächsten Tag.
5. Wiederholen Sie den Prozess jeden Tag. Am Ende jedes Arbeitstages erstellen Sie eine neue Liste und ordnen die Aufgaben für den kommenden Tag.

Warum eignet sich die Ivy-Lee-Methode für Unternehmen und die persönliche Arbeitsorganisation?

Die Methode bringt Mitarbeitende dazu, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben. Statt sich ablenken zu lassen, arbeiten sie gezielt an dem, was wirklich zählt. Sie identifizieren und priorisieren die wichtigsten Aufgaben und vermeiden es, sich in unwichtigen Tätigkeiten zu verlieren.

Durch die Begrenzung auf nur sechs Aufgaben wird eine überfüllte To-do-Liste vermieden. Werden Aufgaben nacheinander bearbeitet, funktioniert das meist reibungsloser und schneller, als wenn wiederholt zwischen Aufgaben gewechselt wird. Multitasking kann die Produktivität beeinträchtigen.

Der tägliche Priorisierungsprozess von Aufgaben sorgt für Klarheit und ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der täglichen Abläufe.

Warum nur sechs Aufgaben?

Die Beschränkung auf sechs Aufgaben zwingt Sie dazu, realistisch zu bleiben und die wirklich kritischen Aufgaben auszuwählen, die den größten Einfluss auf den Fortschritt und das Erreichen der Ziele haben. Es geht nicht darum, möglichst viel abzuarbeiten, sondern die wichtigsten Dinge konsequent umzusetzen.

Wie Sie die Ivy Lee Methode für Ihr Team nutzen

Damit Ihr Team diese Methode nicht nur theoretisch versteht, sondern praktisch umsetzt, ziehen Sie folgende Schritte in Betracht:

Einführung und Training gestalten

Führen Sie die Methode ein und erklären Sie Ihrem Team die Grundprinzipien der Ivy-Lee-Methode (maximal sechs Aufgaben pro Tag priorisieren, eine Aufgabe nach der anderen erledigen, nicht multitasken). Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden die Vorteile der Methode kennen und dadurch motiviert sind, sie anzuwenden.

Zeigen Sie anhand von konkreten Beispielen aus dem Arbeitsalltag Ihres Teams, wie die Methode angewandt werden soll. Gehen Sie dabei auf besondere Herausforderungen ein, die für Ihr Team relevant sind.

Eine solche Herausforderung kann zum Beispiel sein, dass Mitarbeitende in bestimmten Situationen spontan auf unvorhergesehene Anfragen reagieren müssen, was die Priorisierung der Aufgaben erschwert. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, feste Zeiten für die Abarbeitung der priorisierten Aufgaben zu definieren und bestimmte Zeitblöcke für unvorhergesehene Ereignisse oder Anfragen offenzulassen.

Ebenso können abteilungsübergreifende Projekte, die mehrere Beteiligte und Absprachen erfordern, die konsequente Einhaltung der Methode behindern. Hier sollte das Team lernen, durch klare Kommunikation und regelmäßige Abstimmungen die Prioritäten bestmöglich zu wahren.

Regelmäßige Reflexion einführen

Ermutigen Sie Ihr Team, jeden Abend fünf bis zehn Minuten zu investieren, um die Aufgaben für den nächsten Tag festzulegen. Diese „Abschluss-Reflexion“ sollte zur Routine werden.

Führen Sie regelmäßige kurze Meetings ein, in denen Ihr Team die erledigten Aufgaben und Herausforderungen des Vortages reflektiert und die Prioritäten des nächsten Tages diskutiert.

Aufgaben klar priorisieren und transparenter machen

Nutzen Sie Tools wie digitale To-do-Listen, Kanban-Boards oder Projektmanagement-Software, um die Aufgaben des Teams sichtbar zu machen. Diese Tools helfen dem Team, Fortschritte zu überwachen.

Achten Sie darauf, dass alle Teammitglieder diszipliniert bleiben und nicht versuchen, neue Aufgaben spontan in ihren Arbeitsablauf einzufügen. Die Einhaltung der festen Reihenfolge der Aufgaben ist ein zentraler Aspekt der Ivy-Lee-Methode.

Unterstützung bei der Fokussierung auf Prioritäten bieten

Helfen Sie Ihrem Team, Ablenkungen zu minimieren. Das kann durch die Einrichtung von fokussierten Arbeitsblöcken oder durch klare Kommunikationsregeln geschehen, zum Beispiel: Wann sind Meetings oder Anfragen zulässig und wann wird die fokussierte Arbeitszeit strikt eingehalten?

Erinnern Sie Ihr Team auch daran, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren und nicht zu versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen (kein Multitasking).

Kontinuierliches Feedback und Anpassungen etablieren

Führen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Feedback-Runden durch, um zu besprechen, wie die Anwendung der Ivy-Lee-Methode läuft. Besprechen Sie, was gut funktioniert und wo es Herausforderungen gibt.

Passen Sie die Anwendung der Methode an die individuellen Arbeitsstile und Bedürfnisse einzelner Teammitglieder an. Manche benötigen vielleicht mehr Unterstützung bei der Planung oder mehr Struktur, während andere bereits gut organisiert sind.

Erfolge messen und zelebrieren

Definieren Sie klare Leistungsziele und KPIs (Key Performance Indicators), die das Team gemeinsam erreichen soll. Verfolgen Sie die Fortschritte über eine bestimmte Zeit und stellen Sie dadurch fest, ob die Methode zu einer besseren Leistung führt.

Feiern Sie kleine und große Erfolge, die durch die Ivy-Lee-Methode erreicht werden. Dies motiviert das Team, konsequent dranzubleiben.

Die Rolle der Führungskraft

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Implementierung der Ivy-Lee-Methode. Sie müssen nicht nur Vorbild sein, indem sie die Methode selbst anwenden, sondern auch aktiv die Rahmenbedingungen schaffen, damit das Team erfolgreich damit arbeiten kann.

Das Wichtigste ist, dass die Führungskraft realistische Ziele setzt und alle im Team diese Ziele und ihre Bedeutung auch kennen. Die Mitarbeitenden müssen wissen, was wirklich wichtig ist. Dabei sollte die Führungskraft sicherstellen, dass das Team nicht mit Aufgaben überlastet wird oder die Ziele unrealistisch sind.

Außerdem sollten sie regelmäßige Check-ins durchführen, um zu sehen, ob die Prioritäten richtig gesetzt sind und ob Unterstützung nötig ist.

Führungskräfte sorgen zudem dafür, dass das Team Ressourcen und Tools zur Verfügung hat, die das Priorisieren und die tägliche Reflexion erleichtern.

Wichtig ist auch, dass Sie ein offenes Ohr für Feedback haben, um die Methode gegebenenfalls an die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen. Durch diese unterstützende Rolle stellen Sie sicher, dass die Methode nicht nur theoretisch verstanden, sondern auch praktisch angewendet wird.

Ivy-Lee-Methode an unterschiedliche Abteilungen und Rollen anpassen

Die Ivy-Lee-Methode kann an die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen eines Unternehmens angepasst werden, um die spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie die Ivy-Lee-Methode in unterschiedlichen Abteilungen und Rollen angewendet werden kann:

Personalabteilung (HR)

In der Personalabteilung hilft die Methode, tägliche Aufgaben wie Bewerbergespräche, Onboarding-Prozesse und Mitarbeitergespräche zu priorisieren. Anstatt mehrere administrative Aufgaben parallel zu erledigen, fokussiert sich das Team auf die wichtigsten Aufgaben, etwa dringende Personalfragen oder die Einstellung kritischer Positionen.

IT-Abteilung

IT-Teams kann die Ivy-Lee-Methode dabei unterstützen, eine klare Priorisierung bei Support-Tickets, Systemwartungen und Projekten wie Software-Updates vorzunehmen. Sie könnten etwa sicherstellen, dass dringende technische Probleme zuerst gelöst werden, während langfristige Projekte wie Systemverbesserungen schrittweise umgesetzt werden.

Finanzabteilung

In der Buchhaltung oder im Controlling hilft die Methode dabei, Aufgaben wie Monatsabschlüsse, Berichterstellung und Budgetplanung zu priorisieren. Finanzteams können so ihre Zeit besser strukturieren, um sicherzustellen, dass wichtige Fristen eingehalten werden, ohne sich in täglichen Routineaufgaben zu verlieren.

Marketingabteilung

Marketingteams nutzen die Ivy-Lee-Methode, um Kampagnenaufgaben zu priorisieren, etwa die Vorbereitung wichtiger Präsentationen, die Optimierung von Online-Werbung oder die Planung von Social-Media-Inhalten. Dadurch vermeiden sie es, sich in weniger dringenden kreativen Aufgaben zu verlieren, und behalten den Fokus auf umsatzrelevante Projekte.

Vertriebsabteilung

Im Vertrieb hilft die Methode dabei, den Tag auf die wichtigsten Kundenkontakte zu fokussieren, etwa die Bearbeitung von Leads mit hoher Abschlusswahrscheinlichkeit. Vertriebsmitarbeiter konzentrieren sich zuerst auf ihre größten Verkaufschancen, bevor sie allgemeine administrative Aufgaben oder weniger dringende Kontakte abarbeiten.

Forschung und Entwicklung

In betroffenen Teams trägt die Ivy-Lee-Methode dazu bei, die wichtigsten Forschungsprojekte oder Produktentwicklungen in den Vordergrund zu stellen. Wissenschaftler und Ingenieure konzentrieren sich auf Kernaufgaben wie Tests und Prototypen, um Fortschritte zu maximieren, anstatt durch Nebentätigkeiten abgelenkt zu werden.

Kundendienst

Im Kundendienst wird die Methode genutzt, um dringende Kundenanfragen oder Beschwerden zu priorisieren und sie vor weniger wichtigen Routineaufgaben zu erledigen. Dies führt zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit, da kritische Anliegen sofort bearbeitet werden.

Durch die Anpassung der Ivy-Lee-Methode an die jeweiligen Anforderungen jeder Abteilung oder Rolle können Teams gezielter und effizienter arbeiten, was letztlich die Gesamtleistung des Unternehmens steigert.

Messbarkeit und Erfolgskontrolle

Um die Wirkung der Ivy-Lee-Methode zu messen, greifen Sie auf folgende Kennzahlen zurück:

• Anzahl abgeschlossener Aufgaben: Überprüfen Sie, wie viele der priorisierten Aufgaben täglich oder wöchentlich erledigt werden, im Vergleich zu einem Zeitraum vor der Implementierung.
• Einhaltung von Deadlines: Messen Sie, wie oft Projekte oder Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden, und ob die Methode zu einer Reduktion von Verzögerungen führt.
• Produktivitätsrate: Vergleichen Sie die Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird, vor und nach Einführung der Methode. Eine höhere Erledigungsrate innerhalb der gleichen Zeit deutet auf eine gesteigerte Produktivität hin.
• Qualität der Arbeit: Durch Mitarbeiter- oder Kundenfeedback kann festgestellt werden, ob die Qualität der Ergebnisse steigt, wenn sich das Team auf weniger, aber wichtigere Aufgaben konzentriert.
• Reduktion von Multitasking: Verfolgen Sie, wie oft das Team in verschiedenen Aufgaben gleichzeitig involviert ist. Eine sinkende Multitasking-Rate zeigt, dass der Fokus auf Prioritäten liegt.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Durch regelmäßige Mitarbeiterumfragen können Sie messen, ob sich das Wohlbefinden und die Zufriedenheit verbessern, da die Arbeitslast klarer strukturiert ist und Stress durch Überlastung abnimmt.

Die genannten Kennzahlen ermöglichen eine sachliche Bewertung der Wirksamkeit der Ivy-Lee-Methode.