Projektkommunikation planenModell für die Gestaltung der Projektkommunikation
Mit Projektkommunikation die Bereitschaft für Veränderungen fördern
Projekte bringen oft Veränderungen mit sich. Nicht selten stehen die Beteiligten und Betroffenen solchen Veränderungen skeptisch gegenüber. Durch Projektkommunikation soll erreicht werden, dass die Veränderungsbereitschaft steigt – oder dass zumindest die Voraussetzungen dafür geschaffen werden.
Dabei reicht es nicht, Strukturen und Prozesse zu verändern. Auch die alten Denkweisen, die die Aktivitäten im Unternehmen prägen, müssen verändert werden. Im Vorfeld eines Projekts nehmen darum die Planung und Gestaltung der Projektkommunikation eine zentrale Rolle ein, um ein neues Denken bei allen Beteiligten zu erreichen.
Projektkommunikation schrittweise erarbeiten
Es ist hilfreich, bereits im Rahmen der Projektvorbereitung einen Kommunikationsplan zu erarbeiten. Das Modell für die Gestaltung der Projektkommunikation soll helfen, einen solchen Kommunikationsplan zu erstellen, indem darin die wichtigsten Schritte aufgeführt sind.
Abbildung 1 zeigt die Schritte, die im Rahmen der Projektkommunikation wichtig sind. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte der Projektkommunikation erläutert. Dabei stehen zunächst die ersten drei Schritte im Blickfeld, die im Rahmen der Projektvorbereitung und Projektdefinition anfallen. Deren Ergebnisse werden im Rahmen eines Kick-off-Meetings im Projekt vorgestellt und besprochen.
Bewusstsein für Projektkommunikation fördern
Im ersten Schritt muss das Bewusstsein bezüglich der Bedeutung einer projektbezogenen Kommunikation im Management gebildet werden. Denn in Bezug auf die Projektkommunikation hat das Management einen Vorbildcharakter. Nur dann hat die Projektkommunikation eine Chance, erfolgreich zu sein.
Um im Management ein gemeinsames Bewusstsein für die Projektkommunikation zu erzeugen, eignet sich das Kick-off-Meeting, wie es zu Beginn eines Projekts üblicherweise stattfindet. Dort muss neben anderen Aspekten eines Projekts auch die Projektkommunikation angesprochen werden.
Positionierung in der Projektorganisation
Die Projektkommunikation muss im Rahmen der Projekt- und Unternehmensorganisation klar positioniert werden. Im Rahmen des Kick-off-Meetings werden Lücken und Faktoren ermittelt, die für die zukünftige Kommunikation relevant sind. Die Verantwortung für die Projektkommunikation wird eindeutig festgelegt.
Leitbild für die Kommunikation im Projekt entwickeln
Für den Erfolg der Projektkommunikation ist es wichtig, dass einheitlich kommuniziert wird. Um dies sicherzustellen, muss ein Leitbild definiert werden, das die Kommunikationsziele sowie die allgemeinen Kommunikationsregeln beinhaltet.
Was eine gelungene Projektkommunikation ist, hängt aber zu einem großen Teil vom Kontext ab. Darum müssen für jedes Projekt die spezifischen Regeln neu formuliert werden.
Projektkommunikation beim Kick-off-Meeting besprechen
Planen Sie die ersten Schritte und Maßnahmen zur Projektkommunikation für Ihr Projekt – insbesondere im Hinblick auf den Projektstart und das Kick-off-Meeting Ihres Projekts. Orientieren Sie sich dazu an der folgenden Vorlage.
Klären Sie im Rahmen der Projektvorbereitung und für das Kick-off-Meeting Ihres Projekts folgende Themen und Fragen:
- Welche Einstellungen, Erwartungen, Wünsche, Befürchtungen, Sichtweisen, Interessen und Motive gibt es im Vorfeld zum Thema Ihres Projekts?
- Welches Bewusstsein, welche Sichtweise sollten alle Projektbeteiligten, Betroffenen und Stakeholder idealerweise in Bezug auf Ihr Projekt haben?
- Inwiefern ist die Projektkommunikation dafür wichtig und notwendig?
- Welche Unterstützung erwarten Sie sich vom Auftraggeber und von der Geschäftsleitung sowie anderen Stakeholdern für Ihr Projekt?
- Inwiefern können Sie mit Ihrer Projektkommunikation genau dazu beitragen?
- Welches Leitbild der Projektkommunikation leiten Sie daraus ab? Was ist grundsätzlich wichtig?
- Welche Regeln leiten Sie daraus ab? Was sollte im Einzelnen befolgt, beachtet oder getan werden?
Die folgende PowerPoint-Präsentation soll helfen, das Bewusstsein für die Wichtigkeit der Projektkommunikation zu steigern.
Regeln zur Projektkommunikation festlegen
Führen Sie zur Erarbeitung von Zielen und Richtlinien zur Projektkommunikation ihres Projekts einen Workshop mit der Projektleitung und den Kommunikationsbeauftragten durch. Dabei werden die jeweiligen Ziele festgelegt, die Sie mit der Projektkommunikation erreichen wollen. Zudem werden Kommunikationsregeln aufgestellt und gleichzeitig auch Maßnahmen zur Durchsetzung der formulierten Regeln definiert.
Aufgaben der Projektkommunikation benennen
Halten Sie dann in der folgenden Vorlage fest, welche Aufgaben Sie im Rahmen der Projektkommunikation erfüllen müssen.
Ab Schritt 4 des Modells zur Projektkommunikation geht es darum, im Verlauf des Projekts immer wieder die richtigen Maßnahmen zur ergreifen. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels wird erläutert, welche Möglichkeiten es dafür gibt.
