Bausteine für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001Kriterien für die Lieferantenauswahl und Qualitätssicherungsvereinbarungen

Zusammenarbeit mit Lieferanten regeln und kontrollieren

Unternehmen müssen nach DIN EN ISO 9001, Abschnitt 8.4 extern bereit gestellte Produkte und Dienstleistungen kontrollieren. Das betrifft vor allem die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die ISO 9001 schreibt vor: „Die Organisation muss sicherstellen, dass extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen den festgelegten Anforderungen entsprechen.“ (Abschnitt 8.4.1).

Das bedeutet, dass das Unternehmen vor und mit der Zusammenarbeit mit Lieferanten Kriterien festlegen muss für:

• Beurteilung von Lieferanten
• Auswahl der geeigneten Lieferanten
• Leistungsüberwachung
• Neubeurteilung der Leistung der Lieferanten in regelmäßigen Abständen

Kriterien für die Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Bevor es zu einer Zusammenarbeit und vertraglichen Vereinbarung kommt, muss ein möglicher Lieferant überprüft, beurteilt und bewertet werden. Anschließend erfolgt die Auswahl. Wichtige Kriterien zur Lieferantenbewertung und zur Lieferantenauswahl sind:

• Qualität der gelieferten Produkte, Dienstleistungen und ergänzende Services
• Lieferkompetenzen bezüglich Liefermenge, Liefertermin und Flexibilität
• Preis der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sowie die damit verbundenen Total Cost of Ownership
• Risiko eines Lieferantenausfalls oder Folgen bei Nichterfüllung der Anforderungen
• Vertrauen und Verlässlichkeit bei der Zusammenarbeit
• Abhängigkeit des Unternehmens vom Lieferanten

Insbesondere ist wichtig, dass das Unternehmen kontrollieren kann, dass die Anforderungen zur Konformität von Produkten und Dienstleistungen erfüllt werden. Zudem muss auch die Prozessqualität des Lieferanten überprüft und bewertet werden.

Übernimmt ein Lieferant als sogenannter Lohnfertiger oder als verlängerte Werkbank Aufgaben und ausgelagerte Prozesse des Unternehmens, dann müssen für diesen die gleichen Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem gelten, wie sie Ihr Unternehmen verfolgt. Sie müssen unmittelbar Prozesse beim Lieferanten überprüfen sowie Produkte und Dienstleistungen kontrollieren können. Das muss vor der Zusammenarbeit geklärt werden und vonseiten des Lieferanten gewährleistet sein.

Zusammenarbeit mit Lieferanten in Qualitätssicherungsvereinbarungen regeln

Falls Sie von einem Lieferanten nicht nur einmalig ein Produkt oder eine Dienstleistung erwerben, sondern langfristig mit ihm zusammenarbeiten wollen, dann sollten Sie diese Zusammenarbeit für beide Seiten regeln. Insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen nach DIN EN ISO 9001.

Ein Werkzeug, in dem diese Regeln beschrieben sein können, ist die sogenannte Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV). Hier wird zwischen Ihnen als Abnehmer und Kunde einerseits und dem Lieferanten, Zulieferer oder externen Partner andererseits vertraglich geregelt, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung Ihr Lieferant treffen muss.

Wofür wird eine Qualitätssicherungsvereinbarung vereinbart?

In der Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) ist detailliert festgehalten, was der Lieferant zur Qualitätssicherung leisten muss und an welche Vorgaben er sich zu halten hat. Diese Regelungen werden meist vom Einkauf des Abnehmers vorgegeben. Sie sind vergleichbar mit Einkaufsbedingungen oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Durch die QSV soll die überbetriebliche Arbeitsteilung verbessert werden. Lieferprozesse werden vereinfacht und beschleunigt, mehrfache Qualitätsprüfungen werden vermieden. Die Aufgaben zur Qualitätssicherung werden an den Partner in einer Liefer-Abnehmer-Kette übertragen, der diese am effizientesten übernehmen kann.

Lieferanten sehen Qualitätssicherungsvereinbarungen oft sehr einseitig als Diktat ihrer Kunden. Und in der Tat sind die Abnehmer geneigt, alle möglichen Pflichten an den Lieferanten zu übertragen und sich selbst alle Rechte herauszunehmen. Das ist auf Dauer aber keine tragfähige Basis für eine Zusammenarbeit. Qualitätssicherungsvereinbarungen sollten so formuliert sein, dass beide Partner sie auch in vertauschten Rollen akzeptieren würden.

Inhalte der Qualitätssicherungsvereinbarung

Die DIN EN ISO 9001 macht keine verbindlichen Vorgaben dazu, was mit Lieferanten und anderen externen Partnern im Detail geregelt werden soll. Dementsprechend finden Sie in der Norm keine Angaben dazu, was im Rahmen einer Qualitätssicherungsvereinbarung geregelt werden soll oder kann.

Das ist ein Aushandlungsprozess zwischen Ihrem Unternehmen als Abnehmer und Ihrem Lieferanten, den Sie ausgewählt haben. Was die Norm in Abschnitt 8.4.3 allerdings vorschreibt, sind folgende Punkte:

• die Produkte und Dienstleistungen, die der Lieferant liefern soll
• die Prozesse, die er in Ihrem Auftrag ausführen soll
• Vorgehensweise zur Genehmigung oder Freigabe von Produkten und Dienstleistungen
• Vorgehensweise zur Genehmigung oder Freigabe von Methoden, Prozessen oder Ausrüstungen
• Anforderungen an die Kompetenz des Personals, einschließlich notwendiger Qualifikationen der Mitarbeitenden des Lieferanten
• Anforderungen zur Zusammenarbeit im Rahmen Ihres Qualitätsmanagementsystems
• Vorgehensweise zur Steuerung und Überwachung der Lieferantenleistung
• Verifizierungstätigkeiten, die Ihr Unternehmen oder sogar Ihre Kunden beabsichtigen, beim Lieferanten durchzuführen

Mindestens dazu sollte die Qualitätssicherungsvereinbarung also Aussagen machen und Regelungen treffen. Dementsprechend sollte sie folgende Aspekte und Inhalte umfassen:

Ziele der Zusammenarbeit

Die Qualitätssicherungsvereinbarung muss klare und messbare Ziele in Bezug auf die Qualitätssicherung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen enthalten. Zudem werden die Produkte, Dienstleistungen und Prozesse allgemein benannt, die der Lieferant liefern oder leisten soll.

Konsequenzen bei Fehlverhalten

Die QSV sollte genau bezeichnen, welche Konsequenzen es hat, wenn diese Ziele nicht eingehalten werden. Hier kann auf ein regelmäßiges Lieferanten-Audit verwiesen werden. Außerdem wird bestimmt, dass es Verbesserungen bei Qualität und Zusammenarbeit geben muss.

Praktiziertes Qualitätsmanagementsystem

In der Regel erwartet Ihr Unternehmen mit der Qualitätssicherungsvereinbarung, dass Ihre Lieferanten ebenfalls ein etabliertes und anerkanntes Qualitätsmanagementsystem besitzen. Der Lieferant kann das dadurch sicherstellen, dass er die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 nachweist oder seine Aktivitäten und Maßnahmen zum Qualitätsmanagement in geeigneter schriftlicher Form dokumentiert. Diese Dokumentation kann Bestandteil der Qualitätssicherungsvereinbarung sein.

Informationspflichten

Sie müssen Informationspflichten formulieren – insbesondere für die Fälle, dass Qualitätsmängel auftauchen oder dass Vereinbarungen nicht eingehalten werden.

Dabei wird vorgeschrieben, dass der Lieferant eine Holschuld bezüglich fehlender Informationen hat. Wenn der Abnehmer bei einem Auftrag an seinen Lieferanten nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt oder wenn diese missverständlich oder gar fehlerhaft sind, dann muss der Lieferant dies unverzüglich anzeigen und die Informationen anfordern und offene Punkte klären.

Herstellbarkeit sicherstellen

Dem Lieferanten wird auferlegt, zu prüfen, ob sich die Vorgaben des Abnehmers überhaupt umsetzen lassen. Der Lieferant muss die Herstellbarkeit prüfen und bestätigen. Im Rahmen eines Bemusterungsprozesses zeigt der Lieferant, inwieweit er in der Lage ist, die Anforderungen des Abnehmers zu erfüllen.

Qualifikation der Mitarbeitenden

Falls der Lieferant für einzelne Prozesse Personal mit besonderer Qualifikation (zum Beispiel Mitarbeitende, die zertifiziert, bestellt oder vereidigt sein müssen) einsetzen soll, muss dies vereinbart werden. In der Vereinbarung sind die Kompetenzen und Qualifikationen zu benennen.

Genehmigung und Freigabe

Es muss eine Prozessbeschreibung und Regeln geben, wie die Genehmigung und Freigabe von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen, Verfahren, Methoden oder Ausrüstungen (Maschinen, Messmittel) zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten erfolgt. Es muss dokumentiert sein, dass die einzelnen Prozessschritte in der laufenden Zusammenarbeit eingehalten werden.

Maßnahmen bei Qualitätsmängeln

In der Serienproduktion ist der Lieferant dazu verpflichtet, bei Qualitätsmängeln den Kunden unverzüglich zu informieren und sofort Abhilfe zu schaffen. Dies wird im Allgemeinen mit einem sogenannten 4D- oder 8D-Report nachgewiesen.

Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems

Ihr Unternehmen muss mit seinen Lieferanten regeln, wie Sie sein Qualitätsmanagementsystem überprüfen. Dazu kann gehören, dass Sie Anlässe einer Überprüfung oder Rhythmen nennen.

Außerdem erläutern Sie, wie Sie bei einer Überprüfung vorgehen und was dabei geprüft und bewertet wird. Die Ergebnisse werden in Form einer Verifikation dokumentiert.

Kontinuierliche Verbesserung

Geplante Audits von Prozessen und Produkten schaffen während der Serienproduktion Klarheit und Sicherheit darüber, wie sicher und kontinuierlich der Lieferant in der Lage ist, Kundenanforderungen zu erfüllen.

Schließlich soll der Lieferant aktiv werden,

• wenn er Verbesserungspotenziale erkennt,
• wenn Produkte oder Abläufe effizienter gestaltet werden können oder
• wenn die Qualitätssicherung verbessert werden kann.

Leistungsüberwachung in der Qualitätssicherungsvereinbarung regeln

Um die Leistungsüberwachung im Sinne der ISO 9001 während der Zusammenarbeit mit Lieferanten und anderen externen Partnern sicherzustellen, sollte diese ebenfalls in der Qualitätssicherungsvereinbarung beschrieben sein. Im Einzelnen finden sich in Qualitätssicherungsvereinbarungen folgende Aspekte mit Regelungen, die für den jeweiligen Fall speziell formuliert sind:

Genehmigung und Freigabe von Produkten, Methoden, Prozessen für Entwicklung, Muster, Serienvorbereitung, Änderungen

• Analysen zur Herstellbarkeit von Produkten
• Herstellung von Erstmustern und Anforderungen an den Erstmusterbericht
• Festlegung der Freigabe für Produkt, Prozess, Methoden
• Vorgehensweise bei Änderungen an Produkt und Prozess
• Sonderfreigaben
• Anforderungen an Prüfmittel, Prüfmittelverfügbarkeit, Überwachung, Kalibrierung und Instandhaltung
• Anforderungen an Unterlieferanten
• Anforderungen an Umweltschutz, Sicherheit und Recycling

Steuerung und Überwachung der Lieferantenleistung bei Produkten, Prozessen und Dienstleistungen

• Definition von Schnittstellen
• Festlegung der Kommunikation zwischen den Vertragspartnern zur Leistungsüberwachung
• Festlegung von Kennzahlen für Fehlerraten
• Merkmale eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Prozesses, die funktionskritisch sind, sogenannte Key Characteristics (KC)
• Berechtigung des Abnehmers zur Dokumenteneinsicht
• Vorgaben für die Dokumentation von qualitätsrelevanten Daten (unter anderem Daten zur Rückverfolgung unter Einbeziehung der Unterlieferanten)
• Festlegung von Archivierungsdauern
• Festlegung des Berichtswesens

Steuerung und Überwachung der Lieferantenleistung bei Logistik

• Vorgaben für Wareneingangsprüfungen
• Anforderungen an Verpackung und Etikettierung der Produkte
• Garantie der Rückverfolgbarkeit

Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Lieferanten

• Festlegung qualitätsbezogener Verantwortlichkeiten
• Anforderungen an die Schulung der Mitarbeitenden des Lieferanten

Regelungen zur allgemeinen Zusammenarbeit und Verifizierungsmöglichkeiten

• Vorgehensweisen für Problemerkennung und Problemvermeidung
• Festlegung einer gemeinsamen Regelkommunikation
• Festlegungen hinsichtlich des Reklamationsprozesses und bei Eskalation
• Berechtigung des Abnehmers, interne Audits durchführen zu dürfen
• Anforderungen bezüglich einer Notfallstrategie
• Anforderungen an Versicherungsabschluss (zum Beispiel im Rahmen der Produkthaftung)
• Geheimhaltungsvereinbarungen

In der Qualitätssicherungsvereinbarung können weitere Aspekte geregelt werden, oder es werden spezielle vertragliche Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Lieferant geschlossen. So haben manche Unternehmen weitergehende Vorgaben bezüglich der Vorgehensweise bei Reklamationen, der Dokumentation von Qualitätsprüfungen oder der Freigabe von Erstmustern oder Prototypen. Die Qualitätssicherungsvereinbarung hat dann die Form einer Rahmenvereinbarung, in der auf andere, spezielle Regelungen Bezug genommen wird.

Lieferantenvertrag und rechtliche Bedeutung von Qualitätssicherungsvereinbarungen

Qualitätssicherungsvereinbarungen sind in der Regel Bestandteil eines Kaufvertrags oder eines Lieferantenvertrags und damit für beide Vertragspartner verbindlich – sofern sie keinen gesetzlichen Vorgaben widersprechen. Die gesetzliche Grundlage ist im Allgemeinen die Mängelhaftung des Lieferanten.

Die Gewährleistung, Mängelhaftung oder Mängelbürgschaft sowie die Produkthaftung bestimmen Rechtsfolgen und Ansprüche, die dem Käufer im Rahmen eines Kaufvertrags zustehen, falls der Verkäufer eine mangelhafte Ware oder Sache geliefert hat.

Um Mängel festzustellen, sollte Ihr Unternehmen eine Wareneingangsprüfung vornehmen. Wenn die Teile des Lieferanten nicht Ihren Spezifikation und Anforderungen entsprechen, kann eine Abweichungserlaubnis vereinbart werden. Sie können mangelhafte Lieferungen auch unter Vorbehalt annehmen.

Kritisch ist für Ihr Unternehmen, wenn Mängel erst später, zum Beispiel nach dem Einbau in andere Produkte, entdeckt werden. Hier sollte vereinbart werden, wer die Kosten für Nachbearbeitung, Behebung des Schadens, Teiletausch und Rückführung übernimmt. Denn hier kann es zu Konflikten mit der sogenannten kaufmännischen Untersuchungs- und Rügepflicht nach Handelsgesetzbuch (§ 377 HGB) kommen.

Der Lieferant sollte die Qualitätssicherungsvereinbarungen immer von einem Juristen prüfen lassen, denn im Streitfall können erhebliche Kosten auf das Unternehmen zukommen. Als Abnehmer sollte Ihr Unternehmen ebenfalls prüfen, ob die Vereinbarungen juristisch wirksam und ob sie betriebswirtschaftlich sinnvoll sind.

Neubeurteilung der Leistung der Lieferanten in regelmäßigen Abständen

Die ISO 9001 schreibt Unternehmen vor, dass sie prüfen und verifizieren müssen, ob ihre Lieferanten und andere externe Partner die Qualitätsanforderungen dauerhaft erfüllen. Dazu kann in der Qualitätssicherungsvereinbarung ein Lieferanten-Audit verabredet werden.

Nach ISO 9001, Abschnitt 8.4.3 muss der Abnehmer seinem Lieferanten mitteilen, wie dieses Lieferanten-Audit erfolgt: „Die Organisation muss den externen Anbietern die geltenden Anforderungen in Bezug auf … Verifizierungstätigkeiten, die die Organisation oder deren Kunde beabsichtigt, beim externen Anbieter durchzuführen.“

Das Lieferanten-Audit kann wie ein internes Audit durchgeführt werden – das Prüfobjekt ist hier der Lieferant und nicht das eigene Unternehmen. Geregelt werden sollte:

• Zutrittsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen, um Betriebsstätten, Prüfstellen und Lager zu überprüfen
• Einsichtnahme in qualitätsrelevante Dokumente unter Beachtung der Betriebsgeheimnisse
• Nutzung der Qualitätsaudits, die der Lieferant selbst bei sich durchführt; zum Beispiel nach DIN EN ISO 9001
• Erstellung eines Audit-Berichts, aus dem der Lieferant Maßnahmen ableiten kann, wie er die Qualität der Produkte, Dienstleistungen und Prozesse verbessert, sein Qualitätsmanagement sicherstellt und Verbesserungen durchführen kann