KündigungEin Kündigungsgespräch führen als Führungskraft

Aufbau eines Personalgesprächs zur Kündigung

Bevor Sie das Kündigungsgespräch mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter führen, legen Sie den Ablauf des Trennungsgesprächs fest. Nutzen Sie die vorgegebenen Formulierungsbeispiele als Grundlage, um später souverän, nachvollziehbar, fair und sachlich zu kommunizieren – selbst dann, wenn Sie aufgeregt oder ungeübt beim Führen von Personalgesprächen sind.

Vorbereitung

1. Führen Sie sich die Gründe für die Kündigung vor Augen und halten Sie dazu alle relevanten Dokumente bereit.
2. Stellen Sie sicher, dass die Kündigung rechtlich einwandfrei ist hinsichtlich: Kündigungsfrist, vorherige Abmahnungen, Sozialauswahl.
3. Bereiten Sie sich auf ein kritisches oder emotionsgeladenes Gespräch vor zur Frage: „Warum ausgerechnet ich?“
4. Wählen Sie einen ruhigen und ungestörten Raum für das Gespräch und reservieren Sie diesen rechtzeitig.

Trennungsgespräch durchführen

Beginnen Sie das Gespräch direkt. Vermeiden Sie es, um den heißen Brei herumzureden. Beispiel:

Herr/Frau [Name], ich muss Ihnen leider mitteilen, dass wir uns entschieden haben, das Arbeitsverhältnis zu beenden.

Erläutern Sie klar und sachlich die Gründe für die Kündigung. Beispiel:

Der Grund für diese Entscheidung ist [genaue Gründe anführen, zum Beispiel wirtschaftliche Gründe oder Leistungsprobleme].

Ermöglichen Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, eigene Sichtweisen darzulegen und zeigen Sie Verständnis für die Reaktion. Beispiel:

Ich verstehe, dass dies eine schwierige Nachricht für Sie ist. Möchten Sie dazu etwas sagen?

Erklären Sie den weiteren Ablauf, dazu gehören Antworten auf die folgenden Fragen:

• Welche Kündigungsfrist gilt?
• Was geschieht mit dem Resturlaub?
• Wann kann mit dem Zeugnis gerechnet werden? Und: Welche Informationen werden dafür eventuell noch vom Mitarbeiter benötigt? Auf welchem Weg erhält der Mitarbeiter das Zeugnis?

Beispiel:

Die Kündigungsfrist beträgt [Anzahl] Wochen. Sie haben noch [Anzahl] Urlaubstage, die Sie entweder nehmen oder ausbezahlt bekommen können.

Bieten Sie Unterstützung bei der beruflichen Neuorientierung an, zum Beispiel durch ein positives Arbeitszeugnis oder Vermittlungsgespräche. Beispiel:

Wir werden Ihnen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen und wenn Sie das wünschen, können Ihnen bei der Jobsuche behilflich sein, indem wir Sie an relevante Kontakte weiterleiten.

Kündigungsgespräch nachbereiten

1. Dokumentieren Sie das Gespräch und die besprochenen Punkte schriftlich.
2. Bleiben Sie für Rückfragen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters erreichbar.
3. Sorgen Sie dafür, dass alle versprochenen Unterstützungsleistungen eingehalten werden.

Wichtige rechtliche Aspekte zum Personalgespräch wegen Kündigung

Mit den folgenden Punkten sollten Sie sich auseinandersetzen, bevor Sie einem Beschäftigen kündigen und das hierzu notwendige Gespräch führen:

Kündigungsfrist: Halten Sie sich an die laut Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Bürgerlichem Gesetzbuch (§ 622) geltende Kündigungsfrist.

Kündigungsschutz: Beachten Sie den allgemeinen und besonderen Kündigungsschutz, dieser gilt zum Beispiel für Schwangere, Betriebsräte und Schwerbehinderte.

Abmahnung: Bei verhaltensbedingter Kündigung sollte in der Regel vorher mindestens eine Abmahnung ausgesprochen worden sein.

Sozialauswahl: Bei betriebsbedingten Kündigungen muss eine Sozialauswahl durchgeführt werden, bei der soziale Kriterien wie Betriebszugehörigkeit, Alter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung berücksichtigt werden.

Anhörung des Betriebsrats: Wenn es einen Betriebsrat gibt, muss dieser vor jeder Kündigung angehört werden.

Beispiel für ein Kündigungsgespräch

Damit Sie sich mehr darunter vorstellen können, wie ein Trennungsgespräch mit Mitarbeitenden ablaufen kann, haben wir folgendes (fiktives) Beispiel erstellt. Nutzen Sie es zur Vorbereitung und Übung, damit Sie während des echten Kündigungsgesprächs einem „roten Faden“ folgen können.

Setting: Ein ruhiger Besprechungsraum, in dem die Führungskraft (F) und der Mitarbeiter (M) ungestört sprechen können.

In diesem Beispiel zeigt die Führungskraft Empathie und Wertschätzung, bietet Unterstützung an und bleibt sachlich und respektvoll. In keinem Fall sollte sie die emotionale Betroffenheit des Mitarbeiters kleinreden.

Mögliche Antworten auf „Warum werde ausgerechnet ich gekündigt?“

Je nach Gesprächsverlauf, Kündigungsgrund und persönlichem Verhältnis, kommt zwangsläufig die Frage auf: „Warum werde ausgerechnet ich gekündigt?“ Mit den folgenden Beispielformulierungen sind die häufigsten Gründe für eine Kündigung abgedeckt:

• Die Entscheidung ist auf eine Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens zurückzuführen, bei der einige Stellen abgebaut werden und leider kein Ersatz gefunden wurde.
• Aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Lage sind wir gezwungen, Kosten zu senken, was bedauerlicherweise auch Personalkürzungen beinhaltet.
• Es wurden Bereiche identifiziert, in denen Entwicklungsbedarf besteht, und wir haben entschieden, dass eine Veränderung notwendig ist, um diese Bereiche zu stärken.
• Einige Projekte wurden beendet oder reduziert, was Auswirkungen auf die benötigten Ressourcen hatte.
• Die Anforderungen und Erwartungen an diese Position haben sich geändert, und dafür sind ganz andere Qualifikationen notwendig.
• Aufgrund Ihrer (krankheitsbedingten) Einschränkungen können wir den Personaleinsatz kaum noch zuverlässig planen. Das ist für uns aber essenziell.
• Wir haben ja schon öfter über Ihre Leistungen im Team gesprochen, die erheblich unterhalb der zu erwartenden Leistung liegt. Leider gab es dazu keine Besserung (vorherige Abmahnung ist notwendig).
• Sie haben schon mehrfach unentschuldigt gefehlt und Ihr Verhalten auch nach zwei Abmahnungen nicht geändert.

Je nach Kündigungsgrund müssen einige der Formulierungen im Beispiel oben angepasst werden.

Was Sie im Kündigungsgespräch nicht sagen sollten

So sollten Sie nicht auf „Warum werde ausgerechnet ich gekündigt?“ antworten:

• persönliche Abwertung
  „Weil Sie einfach nicht gut genug sind.“
• intransparente Begründung:
  „Weil wir jemanden entlassen mussten, und bei Ihnen ist es am einfachsten.“
• unpräzise und vage Aussagen
  „Es war einfach Ihr Pech.“
• Abwälzen der Verantwortung
  „Das war nicht meine Entscheidung, sondern die des Managements.“ (Sie sollten dies ebenfalls vertreten.)
• fehlende Empathie
  „Das Leben ist nun mal unfair.“
• Vergleich mit anderen
  „Weil andere besser sind als Sie.“

Lässt sich das persönliche Kündigungsgespräch vermeiden?

Viele Führungskräfte empfinden das Trennungsgespräch mit Mitarbeitenden als unangenehm oder belastend und möchten es daher umgehen. Gründe dafür können sein:

• schlechtes persönliches Verhältnis
• Angst vor der negativen Reaktion des Gegenübers
• Scheu vor der emotionalen Belastung
• schlechtes Gewissen
• wenig Erfahrung

Wenn Sie auf ein persönliches Kündigungsgespräch verzichten möchten, können Sie schriftlich kündigen. Persönliche zu kündigen, hat jedoch einen entscheidenden Vorteil: Die schriftliche Kündigung wird im Fall der persönlichen Übergabe durch die sofortige Kenntnisnahme unmittelbar wirksam, weil sich die Kündigung mit der Übergabe im Machtbereich des Empfängers befindet.

Lassen Sie sich die Übergabe des Kündigungsschreibens deshalb bestätigen.

Sie können das Gespräch telefonisch führen. Rechnen Sie jedoch damit, dass Ihr Gegenüber diese Vorgehensweise als unpersönlich empfindet. Die Kündigung sollte der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zusätzlich schriftlich (per Post) zugehen. Nur dann sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

Alternativ dazu delegieren Sie die Aufgabe an Mitarbeitende der HR-Abteilung (Personalabteilung). Das wird vonseiten der Mitarbeitenden möglicherweise als unpersönlich empfunden.

Führen Sie nach Möglichkeit ein Gespräch mit der Person, die das Trennungsgespräch an Ihrer Stelle führen soll. Erklären Sie die Gründe und Umstände der Kündigung, damit der Beschäftigte nicht meint, dass sich sein Gegenüber nicht vorbereitet hat und zum Beispiel gar nicht weiß, wie lange er schon im Unternehmen ist oder welche Aufgaben er hat.

Welche Alternativen zur Kündigung gibt es?

Alternativen zur Kündigung sind:

• Eine einvernehmliche Auflösung des Arbeitsverhältnisses, zum Beispiel durch einen Aufhebungsvertrag, ist oft eine weniger konfliktreiche Lösung.
• Eine Abfindung kann den Trennungsprozess erleichtern und Mitarbeitende zum freiwilligen Ausscheiden bewegen.
• Sind die problembedingten Kündigungsgründe aufgaben- oder projektbezogen, kann eine interne Versetzung oder die Veränderung der Arbeitsaufgaben die Lösung sein.

Alle relevanten Fragen beantworten Sie in der Checkliste und entscheiden danach, ob Sie aus arbeitsrechtlicher Sicht wirklich kündigen dürfen.