Lieferantenbewertung und LieferantenauswahlLieferantenbewertung mit Punkt-Bewertung, Profilanalyse und Preisstrukturanalyse

Vorgehensweise und Methoden zur Lieferantenbewertung

Es gibt unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen, die dabei helfen, die Leistungsfähigkeit von Lieferanten zu vergleichen und zu bewerten.

Punkt-Bewertungen

Meistens werden Punkt-Bewertungsverfahren, Scoring-Modelle oder Weighted-Point-Methods eingesetzt. Sie nutzen Noten, Indizes oder Kennzahlen zur Bewertung der Leistungsfähigkeit eines Lieferanten.

Für ausgewählte Bewertungskriterien, die sich messen, schätzen oder beurteilen lassen, werden Einzelbewertungen durchgeführt und diese dann zu einem Gesamtwert zusammengeführt. Mit Gewichtungsfaktoren können einzelne Kriterien und Lieferantenleistungen unterschiedlich stark in die Gesamtbewertung eingehen.

Profilanalyse

Eine weitere Methode, um Lieferanten zu bewerten und auszuwählen, ist die Profilanalyse. Sie bildet ab, welche Mindest- oder durchschnittlichen Anforderungen das Unternehmen an die Lieferanten stellt und welche Lieferanten diesen Anforderungen entsprechen. So ergeben sich typische Leistungsprofile für einen Lieferanten.

Preisstrukturanalyse

Um das Preis-Leistungs-Verhältnis, das ein Lieferant bietet, besser bewerten zu können, brauchen Sie detaillierte Informationen zur Kalkulation des Lieferanten. Diese können Sie mit der Methode Preisstrukturanalyse erheben und auswerten.

Dabei analysieren Sie die einzelnen Kostenarten und Bestandteile des Preises, den Ihr Lieferant in sein Angebot schreibt. Diese setzen Sie mit den angebotenen Leistungen in Beziehung. Damit machen Sie die Angebote der einzelnen Lieferanten vergleichbar und können diese bewerten.

Welche Bewertungsmethode ist am besten geeignet?

In der Praxis haben sich Punkt-Bewertungsverfahren bewährt. Damit lassen sich quantitative und messbare Kriterien (zum Beispiel Preise oder Lieferzeiten) berücksichtigen, aber auch qualitative Kriterien (zum Beispiel Image oder Service).

Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Methode und der Detailgrad der Bewertung von der Bedeutung der Produkte für Ihr Unternehmen und von der Rolle abhängen, die der Lieferant ausfüllen soll.

Informationen und Quellen zur Leistungsbeschreibung von Lieferanten auswerten

Jede Bewertung basiert auf Informationen. Dazu müssen Sie klären, ob die Informationen vorliegen, die im Rahmen des eingesetzten Bewertungsverfahrens benötigt werden. Nutzen Sie als mögliche Informationsquellen:

• Webseiten der Lieferanten
• Broschüren, Leistungsbeschreibungen der Lieferanten
• Messen, Ausstellungen, Konferenzen
• Antworten auf Ihre Lieferantenanfragen – zum Beispiel nach Abgabe einer Lieferantenselbstauskunft

Sie müssen dann die Qualität dieser Informationen bewerten und folgende Aspekte in Bezug auf Information und Informationsquelle prüfen:

• Zugänglichkeit
• Fehlerfreiheit
• Objektivität
• Glaubwürdigkeit
• Relevanz
• Umfang
• Aktualität
• Übersichtlichkeit
• Verständlichkeit
• Auslegbarkeit

Vor der eigentlichen Lieferantenbewertung erfolgt deshalb immer eine Informationsrecherche – meistens im Rahmen des Teilprozesses „Lieferanten identifizieren“.

Scoring-Modell (Punkt-Bewertungsverfahren) zur Lieferantenbewertung

Bei einem einfachen Benotungsverfahren wird die Leistung eines Lieferanten durch die Vergabe von Schulnoten beurteilt. Dabei vergeben „Experten“ (Personen, die es wissen müssten) eine Note für ein vorgegebenes Leistungsmerkmal für jeden einzelnen Lieferanten.

Wesentlicher Nachteil dieser Bewertungsmethode ist es, dass jeder Experte immer ein subjektives Urteil fällt. Außerdem lässt diese Bewertungsskala nur eine Reihenfolge der Lieferanten bezüglich der Leistung zu; Noten sind eine Ordinalskala. Es können deshalb kaum aggregierte Leistungskennzahlen berechnet werden; zum Beispiel kein Gesamt-Score-Wert.

Wenn möglich, sollten deshalb bei einem Punkt-Bewertungsverfahren messbare Kennzahlen ermittelt werden, die verlässlich, aktuell und zutreffend abbilden, wie gut ein Lieferant bei einem Leistungsmerkmal abschneidet. Im idealen Fall gibt es also messbare Bewertungskriterien, zu denen die entsprechende Leistungskennzahl ermittelt oder berechnet werden kann.

Zudem werden bei Scoring-Modellen Gewichtungen der Bewertungskriterien genutzt, da nicht alle Kriterien gleich wichtig sein müssen. Damit kann ein differenzierter Gesamt-Score-Wert für einen Lieferanten berechnet werden.

Bei einem Punkt-Bewertungsverfahren gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Bewertungskriterien festlegen

Legen Sie die für Ihr Unternehmen wichtigsten Bewertungskriterien zur Lieferantenauswahl fest.

Grundlage dafür sind die Ziele, die Sie mit der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten verfolgen, Rahmenbedingungen, die dabei beachtet werden müssen, sowie im Einzelfall wichtige Anforderungen an den Lieferanten und das von ihm zu liefernde Produkt oder die zu erbringende Dienstleistung.

Diese Bewertungskriterien haben Sie mit der Anforderungsanalyse ermittelt und gegebenenfalls in einem Lastenheft dokumentiert. Mögliche Aspekte und Bewertungskriterien, die im Einzelfall genauer zu differenzieren und messbar zu machen sind:

• Qualität bezüglich Funktion, Eigenschaft oder Merkmale der gelieferten Produkte, Dienstleistungen und ergänzender Services
• Lieferkompetenzen bezüglich Liefermenge, Liefertermin und Flexibilität
• Preis der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sowie die damit verbundenen Total Cost of Ownership
• Risiko eines Lieferantenausfalls
• Vertrauen und Verlässlichkeit bei der Zusammenarbeit
• Abhängigkeit des Abnehmers vom Lieferanten

Schritt 2: Gewichtung der Bewertungskriterien

Jedes gewählte Bewertungskriterium wird je nach Bedeutung für die Entscheidung der Lieferantenauswahl mit einem subjektiven Gewicht versehen. Oft wird den einzelnen Kriterien ein Prozentwert als Gewicht zugewiesen oder berechnet (die Summe aller Gewichte ergibt dann 100).

Diese Berechnung der Gewichte können Sie mithilfe der Methode des Paarvergleichs durchführen. Hierbei werden immer zwei Kriterien einander gegenübergestellt und ermittelt, welches das wichtigere ist.

Aus der Zusammenführung aller einzelnen Paarvergleiche und mit der Aggregation der Paarvergleiche über mehrere Personen hinweg kann das Gewicht eines einzelnen Leistungsindikators oder Bewertungskriteriums berechnet werden.

Schritt 3: Vergabe von Punkten

Dann werden jedem zur Auswahl stehenden Lieferanten je nach Bewertungskriterium möglichst objektiv und durch Messwerte nachweisbare Leistungspunkte zugewiesen.

Dabei wird versucht, ein möglichst hohes Skalenniveau zu erreichen; idealerweise wird die Leistung mit einer Intervall- oder Verhältnisskala dargestellt. Das ist möglich für Preise, Lieferzeiten (in Tagen) oder Qualitätskennzahlen.

Einige qualitative Leistungsmerkmale können mit einer Note bewertet werden. Experten vergeben für jeden Lieferanten und für jedes Leistungsmerkmal und Bewertungskriterium eine Note: von 1 = sehr gut bis 5 = mangelhaft. So kann eine Rangfolge gebildet werden.

Eine solche Benotung ist möglich bei Kriterien wie: Service, Referenzen oder Insolvenzrisiko. Die Noten sollten dann durch Belege, Zahlen, Beispiele, Indikatoren, begründet und ergänzt werden.

Schritt 4: Gewichtung der Punkte

Die Leistungsindikatoren und Noten werden auf eine metrische Skala (Verhältnisskala) übertragen und dann mit dem Gewicht multipliziert. So erhält jeder zur Auswahl stehende Lieferant eine gewichtete Punktzahl für jedes einzelne Bewertungskriterium.

Schritt 5: Ermittlung der Gesamtbewertung

Die Summe der gewichteten Einzelpunkte ergibt die Gesamtbewertung des jeweiligen Lieferanten. Der Lieferant mit der höchsten Gesamtbewertung sollte bevorzugt werden.

Beteiligt man mehrere Personen an der Entscheidungsfindung, werden die Bewertungen meistens verlässlicher und zutreffender – auch wenn sie immer subjektiv bleiben. Möglich ist, kompetentes Fachpersonal aus den Fachabteilungen an der Bewertung teilhaben zu lassen, um einseitige Bewertungen aus Sicht des Einkaufs zu vermeiden.

Bewertungsmatrix zur Lieferantenbewertung

Mithilfe der Bewertungsmatrix werden Lieferanten ebenfalls anhand bestimmter Kriterien mit Punkten bewertet. Die Punkte für einzelne Aspekte werden addiert, daraus ergibt sich eine Summe für die verschiedenen Themenbereiche, wie etwa für Qualität, Termintreue und Logistik. Aspekte können unterschiedlich gewichtet werden – je nachdem, wie wichtig sie jeweils sind.

In der Bewertungsmatrix lassen sich die Lieferanten bezüglich ihrer einzelnen Leistungsmerkmale direkt miteinander vergleichen. Der Gesamtpunktestand eines Lieferanten (Spaltensumme in der Matrix) zeigt die Gesamtleistung des Lieferanten. Auch mit dieser Gesamtbewertung lassen sich Lieferanten miteinander vergleichen.

Im Praxisteil am Ende dieser Seite finden Sie zwei Excel-Vorlagen, mit denen Sie eine entsprechende Bewertung durchführen und die Ergebnisse als Bewertungsmatrix darstellen können. Darauf basiert auch die folgende Abbildung.

Profilanalyse zur Lieferantenbewertung

Bei einer Profilanalyse werden die einzelnen Bewertungskriterien nicht gewichtet und auch nicht zu einem einzigen Leistungswert zusammengefasst. Hier werden Leistungsprofile von mehreren Lieferanten nebeneinandergelegt, um ihre jeweiligen Stärken und Schwächen sichtbar zu machen.

Die Profilanalyse zeigt, welche minimalen Anforderungen das Unternehmen bezüglich der einzelnen Bewertungskriterien an den Lieferanten stellt oder was es üblicherweise erwartet; der Referenzwert ist „0“. Die Profilanalyse macht dann sichtbar, welcher Lieferant diesen Anforderungen am besten entspricht.

Bei der Profilanalyse gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Bewertungskriterien festlegen

Erstellen Sie eine Tabelle und bestimmen Sie die wichtigsten Bewertungskriterien, die für Sie bei der Wahl eines Lieferanten von Bedeutung sind. Sie beziehen sich dabei auf gleiche oder ähnliche Kriterien wie beim Punkt-Bewertungsverfahren.

Diese Bewertungskriterien werden in sieben Bewertungsstufen von „-3“ bis „+3“ unterteilt. Dabei entspricht die Stufe „0“ den erwarteten Anforderungen, die das Unternehmen an den Lieferanten stellt. Es kann auch einen Minimal- oder Mindestwert oder ein K.-o.-Kriterium bezeichnen.

Für jedes Bewertungskriterium und jede Bewertungsstufe formulieren Sie die Leistung in Worten (qualitativ) oder als Kennzahl (quantitativ) in der Form, wie es zum jeweiligen Bewertungspunkt (von -3 bis +3) passt.

• Die Bewertungsstufe „-3“ kann zum Beispiel bedeuten, dass das Kriterium gar nicht erfüllt wird; Sie erläutern, woran Sie das im Einzelfall festmachen.
• Die Bewertungsstufe „0“ kann bedeuten, dass das Kriterium durchschnittlich gut oder so erfüllt wird, wie Sie es mindestens erwarten.
• Die Bewertungsstufe „+3“ kann bedeuten, dass der Lieferant dieses Kriterium besonders gut erfüllt oder perfekte Leistungen erbringt; auch hier können Sie erläutern, durch welche Kennzahl oder Merkmale dies sichtbar wird.

Schritt 2: Bewertung durchführen

Nun prüfen Sie für jeden der infrage kommenden Lieferanten, welche Bewertung dieser bei jedem einzelnen Bewertungskriterium erhält, das heißt, welche Bewertungsstufe (von -3 bis +3) Sie ihm zuweisen.

Die Bewertung sollte durch Informationen oder Leistungskennzahlen belegbar und nachvollziehbar sein. Die Bewertungsstufe, die Ihrer Bewertung oder Einschätzung entsprechen, markieren Sie mit einem Punkt.

Schritt 3: Leistungsprofil erstellen

Zuletzt verbinden Sie die einzelnen Punkte der Reihe nach von oben nach unten und erhalten zu jedem Lieferanten einen individuellen Linienverlauf. Das ist sein Leistungsprofil.

Wenn Sie mehrere Lieferanten in einem Profilbild darstellen, sollten Sie mit Farben arbeiten, um die Übersicht zu behalten. Die folgende Abbildung zeigt die Profile für zwei mögliche Lieferanten. So werden die Ergebnisse einer Profilanalyse visualisiert.

Schritt 4: Auswertung der Profile und Auswahl des Lieferanten

Liegt die Profillinie eines Lieferanten (ähnlich wie in der vorigen Abbildung) rechts neben allen anderen Profillinien, heißt das, dass ein Lieferant bei allen Bewertungskriterien besser ist als seine Konkurrenten. Die Folge: Dieser Lieferant ist die beste Alternative und sollte bevorzugt werden.

Wenn sich die Profillinien der Lieferanten an verschiedenen Punkten überschneiden und keine eindeutige Entscheidung möglich ist, dann muss eine übergeordnete Entscheidung aufgrund des „Eindrucks“ aus den Profillinien gefällt werden.

Oder es wird ein Punkt-Bewertungsverfahren angeschlossen, bei dem die Punktwerte mit den sieben Kategorien übereinstimmen (die Skala der Bewertung reicht von -3 über 0 bis +3). Ermitteln Sie so, welcher Lieferant der bessere ist. Im Beispiel der vorigen Abbildung summieren sich die Profilpunkte für Lieferant A zu -1 Punkte und für Lieferant B zu +2 Punkte.

Es ist nicht immer möglich, den optimalen Lieferanten zu finden, denn jeder hat spezielle Stärken und Schwächen. Außerdem spielen subjektive Faktoren beim Entscheider eine große Rolle; die Gewichtung der Bewertungskriterien, die Notenvergabe und die Zuordnung von Punkt-Werten ist oft nur eine Einschätzung.

Ob der optimale Lieferant gewählt wurde, wird sich erst in der tatsächlichen Lieferantenbeziehung zeigen. Gerade deshalb ist es wichtig, im Vorfeld, vor der eigentlichen Auswahl des Lieferanten, alle Informationen zusammenzutragen, die für diese Bewertungen notwendig sind.

Preisstrukturanalyse zur Lieferantenbewertung

Der Preis ist für alle Abnehmer ein wichtiges Kriterium bei der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl. Oft sind die angebotenen Preise aber nicht direkt vergleichbar. Eine Methode, um den vom Lieferanten angebotenen Preis besser zu verstehen und mehrere Preisangebote unterschiedlicher Lieferanten besser vergleichen zu können, ist die Preisstrukturanalyse.

Dabei werden Preise von Angeboten in Kosten- und Gewinnbestandteile des Lieferanten zerlegt und weitere Preiselemente betrachtet. Liegen die unterschiedlichen Kostenbestandteile vor, lassen sich diese auf Angemessenheit der Höhe der Kosten, auf die Qualität der Prozesse und Produkte des Lieferanten und auf die Güte des jeweiligen Angebots hin überprüfen.

Elemente der Preisanalyse können sein:

• Materialkosten
• Stundensätze
• Logistikkosten
• Betriebskosten
• Rabatte
• Skonto
• Bezugskosten (Verpackung, Transport, Versicherung, Fracht, Zoll, Entladung, Sondersteuern)
• Vertreterprovisionen

Ebenso können Teilleistungen (einzelne Angebotspositionen), Stundensätze, Materialeinsatz oder Gewinnmargen der Lieferanten miteinander verglichen werden. Dabei werden die Angebotspreise der Lieferanten so analysiert, dass ihre Kalkulation so weit wie möglich nachvollziehbar wird.

Dafür werden einzelne Kostenarten und ihre Höhe ermittelt und dann die gesamten Herstellkosten oder Selbstkosten des Lieferanten nachgerechnet.

Der Vorteil ist, dass der Abnehmer eine bessere Grundlage für Preisverhandlungen mit den möglichen Lieferanten hat. Außerdem kann er Preis und Leistung der einzelnen Lieferanten besser miteinander vergleichen.

Das Problem bei der Preisstrukturanalyse ist, dass dafür sehr umfassende Informationen zur Kalkulation des Lieferanten vorliegen müssen. Solche Informationen wird ein Lieferant nicht einfach zur Verfügung stellen. Dazu müssen Lieferant und Abnehmer erst ein Vertrauensverhältnis aufbauen. Grundlage dafür ist das sogenannte Open Book Accounting.

Schließlich ermitteln Sie mit der Preisstrukturanalyse den Lieferanten mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Zudem erkennen Sie, wodurch die Unterschiede zwischen den Lieferantenangeboten im Einzelnen begründet sind.