Lieferantenbewertung und LieferantenauswahlLieferantenselbstauskunft erstellen und für die Lieferantenauswahl nutzen

Was ist eine Lieferantenselbstauskunft?

Die Lieferantenselbstauskunft ist ein mehrseitiger Fragebogen. Mit ihm sollen systematisch Informationen über und von Lieferanten gewonnen werden.

Das Dokument wird von Ihnen erstellt, den Lieferanten zur Verfügung gestellt und ausgewertet. Die Lieferanten beantworten Ihre Fragen schriftlich und reichen das Dokument zur Selbstauskunft mitsamt wichtiger Anlagen in Ihrem Unternehmen ein.

In der Lieferantenselbstauskunft werden mindestens Informationen zu den folgenden Bereichen erfasst:

• Unternehmensdaten
• Unternehmenskennzahlen
• Produktpalette
• Maschinenpark
• Qualitätsmanagement
• Fertigung und Logistik
• Lieferkonditionen und Lieferfähigkeiten

Manche große Unternehmen stellen ein Online-Datenbanksystem zur Verfügung, in welchem sich potenzielle Lieferanten registrieren, um den Fragebogen auszufüllen. Kleine Unternehmen versenden die Selbstauskunft für Lieferanten per E-Mail oder stellen ein PDF als Download zur Verfügung.

Wozu nutzen Unternehmen die Lieferantenselbstauskunft?

Eine Lieferantenselbstauskunft dient der Vorauswahl neuer und der Bewertung vorhandener Lieferanten im Rahmen des Beschaffungswesens und des Einkaufs. Die Informationserfassung mittels Fragebogen ist Teil des Qualitätsmanagements. Sie ist Grundlage für die Bewertung der Eignung und Leistungen eines Lieferanten.

Mithilfe der Lieferantenselbstauskunft prüfen Sie:

• Besteht ein Risiko durch Liquiditäts- oder Ertragsschwäche des Lieferanten?
• Könnte es zu Versorgungsengpässen aufgrund zu geringer Kapazitäten beim Lieferanten kommen?
• Bestehen (potenziell) Schwächen in der Qualitätssicherung?
• Ist der Lieferant fähig, die erforderlichen Prozesse zur Qualitätssicherung einzuhalten?
• Passt der Lieferant im Hinblick auf Art, Qualität und Umgang mit der Ware zu uns?

Verwendet wird die Lieferantenselbstauskunft außerdem, damit Lieferanten sich initiativ um eine Zusammenarbeit bemühen können. So vermeiden Unternehmen, dass sie Zeit mit der ausführlichen Prüfung von Lieferanten verschwenden, die von vornherein aufgrund von unpassenden Rahmenbedingungen oder fehlender Qualitätsstandards ohnehin nicht infrage kommen.

Ursprünglich war die Selbstauskunft für Lieferanten dazu gedacht, ein gewisses Mindestmaß an Qualität seitens potenzieller Lieferanten zu gewährleisten. Heute ist sie in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Systems zur Lieferantenauswahl. Überzeugt der Lieferant durch seine Antworten in der Selbstauskunft nicht, kann zeitnah begründet abgesagt werden.

Inwiefern dient die Lieferantenselbstauskunft dem Qualitätsmanagement?

Manche Unternehmen sind verpflichtet, branchenspezifische Normen und Regelungen zu erfüllen. Dies betrifft auch die jeweilige Lieferkette des Unternehmens. Das bedeutet, das Unternehmen muss seine Lieferanten prüfen und dokumentieren, dass diese ihrerseits Normen und Regelungen einhalten. Deshalb ist der Aspekt „Qualitätsmanagement“ in der Selbstauskunft für Sie wichtig.

Liegt Ihr Schwerpunkt bei der Lieferantenauswahl auf der Qualitätssicherung, sind solche Fragen an den Lieferanten zu stellen:

• Ist ein QM-System vorhanden?
• Um welches System handelt es sich?
• Welche Normen zum Qualitätsmanagement werden vom Lieferanten eingehalten?
• Ist das QM-System des Lieferanten zertifiziert?

Sie erkennen anhand der Antworten auf diese Fragen sofort, ob das Qualitätsmanagement des Lieferanten Ihren Ansprüchen genügt und zeitgemäß ist.

Wie oft wird eine Lieferantenselbstauskunft durchgeführt?

Die ausgefüllte Lieferantenselbstauskunft wird vor der Auswahl neuer Lieferanten einmalig gesichtet und bewertet. Im Zuge des weiteren Lieferantenmanagements kann der Fragebogen für Lieferanten genutzt werden, um die Daten zu aktualisieren und die Aktualität der Angaben zu prüfen.

Etablieren Sie ein festes Intervall zur Aktualisierung der Daten. Einmal pro Jahr sollten alle Lieferanten aufgefordert werden, das Dokument auf Aktualität zu prüfen.

Ist eine Lieferantenselbstauskunft Pflicht?

Weder Unternehmen noch Lieferanten sind pauschal dazu verpflichtet, eine Lieferantenselbstauskunft zu nutzen. Trotzdem sollten Sie bei der Auswahl geeigneter Lieferanten darauf bestehen – so sparen Sie Zeit und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Bitten Sie Lieferanten darum, mit ihrer Unterschrift zu bestätigen, dass alle Angaben korrekt, aktuell und wahr sind.

Haben Lieferanten nichts zu verbergen, füllen Sie die Lieferantenselbstauskunft zeitnah aus. Die meisten Lieferanten werden das Prozedere kennen, denn der Fragebogen wird von vielen Unternehmen zur Vorauswahl genutzt.

Was sollten Sie hinsichtlich der DSGVO bei der Lieferantenselbstauskunft beachten?

Mit der Lieferantenselbstauskunft fragen Sie Daten ab, die von Ihrem Unternehmen gespeichert und verwertet werden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich an alle Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. Informieren Sie sich regelmäßig über Aktualisierungen, um die Daten Ihrer Lieferanten zu schützen und sich gegen eventuelle Klagen abzusichern.

Ganz am Anfang der Datenverarbeitung steht die Informationspflicht des Verantwortlichen gegenüber dem Betroffenen. Informieren Sie Ihre Lieferanten entsprechend der DSGVO schriftlich darüber, dass deren Daten erhoben, gespeichert und zweckgebunden verarbeitet werden.

Informieren Sie sich speziell über den Art. 13 DSGVO. Im Artikel geht es um die Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten durch die betroffene Person selbst erhoben werden. Dieser Fall liegt bei der Lieferantenselbstauskunft vor. Versichern Sie Ihren Lieferanten schriftlich, dass Ihr Unternehmen die Pflichten erfüllt, die sich aus Art. 13 DSGVO ergeben.

Aufbau und Inhalt einer Lieferantenselbstauskunft

Der Fragebogen für Lieferanten besteht meistens aus den folgenden Abschnitten:

• Erklärung zur Einwilligung der Datenspeicherung und Datenverarbeitung
• Erklärung über die Richtigkeit der Angaben
• kurze Erläuterung zum Vorgehen
• allgemeine Daten zum Unternehmen
• Daten aus der Bilanz des Lieferanten
• Informationen zu Produkten, Waren oder Dienstleistungen
• Abfrage zum Qualitätsmanagement des Lieferanten und seinen Zertifikaten
• Besonderheiten zum Bereich Fertigung und Logistik
• Aktivitäten zum Risikomanagement
• sonstige wichtige Aspekte wie Nachhaltigkeit, Arbeitsschutz, Umweltschutz etc.
• abschließender Abschnitt mit Unterschrift, Kommentaren und Liste der Anlagen
• Anlagen

Ob und welche zusätzlichen Informationen abgefragt werden, hängt von den Produkten oder Dienstleistungen (Warengruppen einer Branche) ab, die Ihr Unternehmen vom Lieferanten bezieht. In der Branche Maschinenbau werden etwa die verfügbaren Fertigungseinrichtungen abgefragt; bei Reinigungsleistungen sind die Maßnahmen zur Qualitätssicherung besonders wichtig.

Lieferantenselbstauskunft individuell anpassen und richtig verwenden

Beachten Sie die folgenden Tipps, um die Selbstauskunft für Ihre Lieferanten optimal auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen:

• Passen Sie den Lieferantenfragebogen an Ihr Corporate Design an. Integrieren Sie zum Beispiel das Firmenlogo und verwenden Sie Ihre Unternehmensfarben.
• Nennen Sie eine Abgabefrist. Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten von vornherein: Der Fragebogen muss innerhalb von x Tagen ausgefüllt und eingereicht werden, um berücksichtigt zu werden. Hier zeigt sich auch, wie zuverlässig Ihr potenzieller Geschäftspartner ist.
• Integrieren Sie dynamische Abfragen. Je nachdem, welche Antwortoption ausgewählt wurde, nimmt der weitere Fragebogen einen anderen Verlauf. Denn: Nicht alle Fragen treffen auf jeden Lieferanten gleichermaßen zu.
• Begrenzen Sie den Zugriff auf das Dokument. Sie fördern das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner, indem Sie für jede Lieferantenselbstauskunft ein automatisch generiertes Passwort vergeben. Durch diesen Schritt schützen Sie die Daten vor Fremdzugriffen.