Lieferantenbewertung und LieferantenauswahlStrategie für das Lieferantenmanagement entwickeln und umsetzen

Strategische Bedeutung von Lieferanten erkennen

Lieferanten haben für Ihre Abnehmer und Kunden mal eine große, mal eine weniger große Bedeutung. Das hängt von den Produkten ab, die der Abnehmer von seinen Lieferanten bezieht. Manche Produkte sind speziell und können nur von einem einzigen Lieferanten geliefert werden. Andere sind standardisiert; der Abnehmer kann seine Lieferanten jederzeit austauschen.

Deshalb muss der Abnehmer klären, welche strategische Bedeutung die Produkte und Dienstleistungen haben, die von Lieferanten eingekauft werden. Dazu müssen diese Fragen beantwortet werden:

• Besitzt der Lieferant mit seinen Leistungen ein Schlüsselelement oder eine besondere Kompetenz, die für den Abnehmer in seinem Wettbewerb entscheidend sind?
• Ist das Produkt oder die Dienstleistung „knapp“, sodass beim Ausfall des Lieferanten ein großer Schaden für den Abnehmer entsteht?
• Besteht eine Abhängigkeit von einem Lieferanten, sodass der Abnehmer dessen Preise akzeptieren muss?

Einkaufsteile nach ABC- und XYZ-Klassen unterscheiden

Um die Bedeutung der Einkaufsteile (Rohstoffe, Teile, Produkte, Dienstleistungen), die Sie von Ihrem Lieferanten beziehen, zu ermitteln, können Sie die sogenannte ABC-/XYZ-Analyse nutzen. Dazu ordnen Sie alle Einkaufsteile in unterschiedliche Kategorien ein. Für jede Kategorie lässt sich dann bestimmen, welche Funktionen und Aufgaben der Lieferant übernimmt.

Die Einteilung der Rohstoffe, Teile oder Produkte in Klassen erfolgt mit der ABC-Analyse nach wertmäßigen Kriterien. Das sind:

• A: hoher wertmäßiger Anteil, meist geringer mengenmäßiger Anteil
• B: mittlerer wertmäßiger Anteil, mittlerer mengenmäßiger Anteil
• C: geringer wertmäßiger Anteil, hoher mengenmäßiger Anteil

Zum anderen werden die Rohstoffe, Teile oder Produkte nach der Vorhersagegenauigkeit und nach der Planbarkeit des Bedarfs mit der XYZ-Analyse beurteilt. Hier ergeben sich die folgenden Klassen:

• X: relativ gleichförmige, geringe Schwankungen beim Verbrauch, hohe Vorhersagegenauigkeit, planbar
• Y: unbeständig, fallender oder steigender Trend (Saisongeschäft), mittlere Vorhersagegenauigkeit, bedingt planbar
• Z: absolut unregelmäßig, niedrige Vorhersagegenauigkeit, schlecht planbar

Risiko der Zusammenarbeit mit Lieferanten ermitteln

Mit der Bedeutung der Einkaufsteile ist die strategische Bedeutung eines Lieferanten eng verknüpft. Je größer die strategische Bedeutung eines Lieferanten ist, desto größer ist das Risiko für den Abnehmer.

Zunächst sind die Lieferanten von ihren Abnehmern und Kunden abhängig, weil diese für Umsatz und Gewinn sorgen. Aber ein Kunde kann genauso abhängig sein von seinem Lieferanten. Vor allem dann, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:

• Es gibt für ein Produkt nur einen Lieferanten.
• Der Lieferant kann nicht mehr liefern (wegen Produktionsausfall, Insolvenz, Kapazitätsengpass, Rechtsstreit).
• Die Qualität der gelieferten Produkte ist nicht ausreichend.
• Der Lieferant erhöht die Preise.
• Der Lieferant liefert nicht schnell genug.
• Der Lieferant kann die benötigte Menge nicht liefern.
• Der Lieferant beliefert auch die Wettbewerber.

Mit allen diesen Fällen können für den Abnehmer besondere Risiken verbunden sein. Wenn sich der Abnehmer von einem einzigen Lieferanten abhängig macht oder wenn der Wechsel eines Lieferanten sehr zeit- und kostenaufwendig ist, dann sind diese Risiken besonders ausgeprägt.

Strategien der Lieferantenpolitik bestimmen

Aus der Art der Einkaufsteile, der strategischen Bedeutung eines Lieferanten und aus dem Risiko, das damit verbunden ist, leiten Sie die generelle Lieferantenpolitik und die jeweilige Lieferantenstrategie ab. Damit legen Sie fest, welche Rolle die Lieferanten insgesamt oder ein einzelner Lieferant im Speziellen für Ihr Unternehmen und die Zulieferkette spielen sollen.

Daraus ergeben sich wiederum die Funktionen und Aufgaben, die Sie an den Lieferanten übertragen und deren Erfüllung Sie von ihm erwarten. Wenn es um die Beschaffung von Bleistiften geht, sind die Erwartungen andere, als wenn Ihr Lieferant komplexe Baugruppen für Ihr Produkt liefern soll.

Strategie bei Standardprodukten

Im einen Fall handelt es sich um einen Lieferanten für einfache Produkte oder Standardprodukte und Betriebsstoffe. Im Vordergrund stehen die Qualität dieser Standardprodukte (zum Beispiel Bleistift) und ihr Preis. Auch die schnelle Lieferung und die unkomplizierte Abwicklung können eine Rolle spielen.

Strategie bei speziellen Produkten

Im anderen Fall kommen neben Qualität, Preis und Abwicklung weitere Faktoren hinzu: Soll der Lieferant nach Ihren Produktspezifikationen und Produktzeichnungen nur produzieren? Oder erwarten Sie eigene Entwicklungs- und Konstruktionsleistungen? Soll er nach dem Just-in-time-Prinzip liefern? Oder soll er ein Konsignationslager auf Ihrem Werksgelände betreiben?

Aus den Ergebnissen der ABC-/XYZ-Analyse und der Kategorisierung der Einkaufsteile lassen sich unterschiedliche Strategien für die Beschaffung und die Zusammenarbeit mit Lieferanten festlegen. Mögliche Beschaffungsstrategien und Formen der Zusammenarbeit mit Lieferanten dafür zeigt die folgende Abbildung.

Beispiele für unterschiedliche Beschaffungsstrategien und Formen der Zusammenarbeit mit Lieferanten sind:

Enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Lieferanten (Feld A-X)

Hier arbeiten Sie mit ein bis drei Lieferanten eng und langfristig zusammen. Dabei kommt es auf die genaue, logistische Abstimmung (zum Beispiel Just-in-time-, Just-in-sequence- oder produktionssynchrone Lieferung) an. Die Prozesse beim Lieferanten und bei Ihnen werden eng aufeinander abgestimmt. Die Produkte werden optimiert bezüglich Qualität und Preis.

Optimierung des Beschaffungsprozesses und der Logistik (Feld B-Z)

Hier brauchen Sie mehrere Lieferanten, die schnell und flexibel sind, wenn Sie Produkte bei ihnen bestellen. Sie bestellen die Einkaufteile nur bei Bedarf oder steuern die Bestellung nach Kanban-Prinzipien. Die Lieferanten sollten durch ihre Planungs- und Produktionsverfahren oder durch ihre Lagerpolitik in der Lage sein, Ihren Bedarf in kurzer Zeit zu decken.

Minimierung der Einkaufspreise und der Lagerkosten (Feld C-X)

Hier arbeiten Sie mit einem Lieferanten zusammen, bei dem Sie insbesondere auf Liefermengen und Preise achten. Bei Bedarf können Sie einen eigenen Lagerbestand führen, um Lieferengpässe zu vermeiden. Sie bestellen verbrauchsorientiert und füllen zu festgelegten Bestellpunkten Ihr Lager auf. Vordringlich ist hier, die Kosten für das gekaufte Produkt und für die Abwicklung zu minimieren.

Wenn Sie alle Produkte und Dienstleistungen, die Sie von Lieferanten einkaufen, den einzelnen Klassen zuordnen, können Sie die optimale Beschaffungsstrategie festlegen und das darauf abgestimmte Lieferantenmanagement betreiben.

Art der Zusammenarbeit mit Lieferanten festlegen

In der Zusammenarbeit mit Lieferanten sollten Sie für Ihr Unternehmen (als Abnehmer und Kunde) klären und planen, welche Rolle, Funktionen und Aufgaben Ihr jeweiliger Lieferant haben soll. Maßgeblich sind dabei:

• Strategie Ihres Unternehmens in Bezug auf Auslagerung von Aufgaben und Funktionen an Lieferanten (Eigenfertigung oder Fremdbezug)
• Art des Produkts oder der Dienstleistung, die Ihr Lieferant liefern soll: Geht es um einfache Hilfsmittel, Standardprodukte oder erfolgskritische Baugruppen, die speziell für Sie entwickelt wurden?
• Höhe des Bedarfs an zugelieferten Produkten oder externen Dienstleistungen (pro Jahr) in Bezug auf Menge und Wert
• Flexibilität bezüglich Liefermengen und Lieferzeiten, wenn der Bedarf nur bedingt vorhergesehen werden kann
• Dauer der Zusammenarbeit
• Abhängigkeiten in Bezug auf Technik, Kapazität, Termine, Qualität und Einkaufspreise
• Risiko eines Lieferantenausfalls und damit verbundener Schaden für Ihr Unternehmen

Je nachdem, wie Sie diese Aspekte gestalten und wie Sie die Risiken der Zusammenarbeit begrenzen wollen, legen Sie fest, ob Sie mit einem Lieferanten exklusiv zusammenarbeiten (Single Sourcing) oder mit zwei oder mehreren Lieferanten zusammenarbeiten (Dual oder Multiple Sourcing).

Darüber hinaus halten Sie im Detail fest, was der jeweilige Lieferant leisten soll. Das wird in Verträgen und Vereinbarungen (zum Beispiel Qualitätssicherungsvereinbarungen) dokumentiert.

In den Verträgen ist auch die Dauer der Zusammenarbeit beschrieben. Mit manchen Lieferanten haben Sie nur einmal zu tun oder nur dann, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Mit anderen arbeiten Sie fast täglich zusammen, weil sie regelmäßig Produkte von diesen Lieferanten beziehen. So können Sie planen, ob und wie „austauschbar“ ein Lieferant für Ihr Unternehmen ist.

Rollen, Funktionen und Aufgaben für Lieferanten planen

Wenn Sie Form der Zusammenarbeit mit Ihren jeweiligen Lieferanten festgelegt haben, leiten Sie daraus die einzelnen Rollen, Funktionen und Aufgaben ab, die diese ausfüllen und übernehmen sollen. Möglich sind:

• Entwicklungs- oder Technologiepartnerschaften: Mit dem Lieferanten werden innovative Produkte gemeinsam entwickelt; der Lieferant liefert die erfolgskritischen Komponenten für Ihre Produkte und Ihre Produktion.
• Logistik- und Produktionsverbund: Hochwertige Bauteile und Komponenten werden vom Lieferanten in einer überbetrieblichen Wertschöpfungskette (Supply Chain) genau nach Bedarf und Just-in-time geliefert. Logistik und Abwicklung sind optimiert, um Lager- und Handling-Kosten minimal zu halten.
• Kostenführerschaft: Standardisierte Rohstoffe, Teile und Produkte werden in der geforderten Qualität von dem Lieferanten beschafft, der das beste Preis-Leistungs-Verhältnis hat.
• Kompetenzpartnerschaft: Im Bereich der Dienstleistungen wird mit dem Lieferanten oder Dienstleister zusammengearbeitet, der für die spezielle Aufgabenstellung die nachgewiesen besten Kompetenzen mitbringt.

Anforderungen an die Lieferanten festlegen

Aus der Lieferantenstrategie und der Zuweisung von Rollen und Funktionen an die Lieferanten ergeben sich schließlich die Anforderungen, die Ihr Unternehmen an einen einzelnen Lieferanten stellt sowie die Aufgaben, die dieser damit übernehmen soll. Sie definieren Ihren Anforderungskatalog für den Lieferanten.

In diesem Anforderungskatalog steht, was ein Lieferant leisten muss, der das Produkt X liefert oder die Dienstleistung Y erbringt. Daraus ergeben sich die Kriterien für die Lieferantenbewertung, die Ihnen bei der Auswahl der geeigneten oder besten Lieferanten helfen.

Leistungsanforderungen und Bewertungskriterien lassen sich drei Bereichen zuordnen:

1. Produkte und Dienstleistungen

Hier beschreiben Sie, welche Merkmale die Produkte oder Dienstleistungen des Lieferanten haben müssen, die Sie bei ihm kaufen; beispielsweise in Bezug auf

• Bestandteile und Funktionen
• Abmessungen und Schnittstellen
• Haltbarkeit und Verschleiß
• Entsorgungsfähigkeit
• Erfüllung von Normen
• Anwendung von Methoden oder Verfahren bei der Erbringung von Dienstleistungen
• Kaufpreis und Kosten beim Einsatz in Ihrem Unternehmen (Total Cost of Ownership)

Welche Kriterien dabei im Einzelnen wichtig sind, entwickeln die jeweiligen Fachabteilungen in Ihrem Unternehmen gemeinsam mit dem Einkauf.

2. Prozesse der Zusammenarbeit

Hier beschreiben Sie, wie die Zusammenarbeit ablaufen soll. Das kann mehrere Teilprozesse betreffen, bei denen Sie mit dem Lieferanten interagieren. Beispiele sind hier:

• gemeinsame Entwicklung von Produkten
• Bestellabwicklung
• Transport und Anlieferung der Produkte
• Bevorratung oder Lagerhaltung des Lieferanten für Ihr Unternehmen
• begleitende Serviceleistungen wie Wartung, Instandsetzung oder Finanzierung
• Bestellabwicklung, Rechnungsstellung und Zahlungsmodalitäten

3. Leistungsvermögen des Lieferanten

Hier beschreiben Sie die Stärken und Schwächen des Lieferanten als Unternehmen. So erhalten Sie ein Bild, wie zuverlässig, kompetent, flexibel und sicher die Zusammenarbeit erfolgen kann. Beispiele für Kriterien sind:

• eingesetzte Methoden und Verfahren bei der Herstellung von Produkten (nachgewiesen durch Qualitätszertifikate oder Managementsysteme)
• Marktstellung des Lieferanten
• Einhaltung von Normen oder Compliance-Regeln, insbesondere im Bereich Menschenrechte, Umweltschutz und Betriebsführung
• Einhaltung Ihrer Werte, Leitlinien und Vorgaben
• Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder mit Wettbewerbern Ihres Unternehmens
• Referenzen