MahnwesenMahnwesen und Debitorenmanagement im Unternehmen
Wofür braucht es ein Mahnwesen?
Damit Ihr Unternehmen rechtzeitig erkennt, wenn Kunden im Zahlungsverzug sind, müssen Sie ein Mahnwesen organisieren. Das Mahnwesen ist Teil des Debitorenmanagements und kann an unterschiedlichen Stellen ansetzen.
Wenn die Rechnung versendet wurde und der Kunde die Zahlungsfrist hat verstreichen lassen, dann ist es oft schon zu spät. Mahnwesen und Debitorenmanagement sind immer auch vorbeugend. Folgende Phasen für Maßnahmen lassen sich unterscheiden:
- vorbeugende Maßnahmen
- Maßnahmen während der Auftragsbearbeitung
- Mahnwesen mit Rechnungsstellung
Debitorenmanagement
Das Debitorenmanagement umfasst alle Aufgaben und Tätigkeiten, die mit Forderungen (offene Rechnungen) gegenüber Debitoren oder Schuldnern (Kunden) verbunden sind. Ziel ist, den Bestand an Forderungen und das Risiko des Forderungsausfalls zu minimieren.
Deshalb werden im Rahmen des Debitorenmanagements die Zahlungsfähigkeit der Kunden geprüft, Zahlungsziele festgelegt, Zahlungseingänge beschleunigt, das Mahnwesen organisiert und Zahlungen buchhalterisch verarbeitet.
Mahnwesen ist gesetzlich geregelt
Damit die Liquidität und die Zahlungsfähigkeit gesichert sind, sollte jedes Unternehmen sein Mahnwesen angemessen organisieren und ein systematisches Debitorenmanagement betreiben. Dazu gehören insbesondere Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Was dabei zu beachten ist, ergibt sich in Deutschland aus den rechtlichen Grundlagen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). In der Schweiz sind das Obligationenrecht (OR) und in Österreich das Allgemeine Bürgerliche Gesetzbuch (ABGB) und das Unternehmensgesetzbuch (UGB) maßgeblich.
In Deutschland finden Sie die einzelnen Regelungen in den BGB-Bestimmungen zum:
Mahnung
Die Mahnung ist eine schriftliche Aufforderung eines Unternehmens (Gläubiger) an einen Kunden (Schuldner), die geschuldete Leistung zu erbringen, in diesem Fall die Ware oder Dienstleistung zu bezahlen. Im Allgemeinen wird eine Mahnung oder Zahlungserinnerung versendet, wenn der Kunde in Schuldnerverzug oder Zahlungsverzug ist. Das ist dann der Fall, wenn er die Rechnung bis zu einem vereinbarten oder vorgegebenen Termin nicht bezahlt hat.
Zahlungseingang und Kundenzufriedenheit als Ziel
Ziel sollte immer sein, die Ihrem Unternehmen zustehenden Zahlungen rechtzeitig zu erhalten, sodass Sie Ihre Liquidität angemessen planen können. Gleichzeitig muss beachtet werden, welche Beziehung Sie zu Ihren Kunden haben und wie Sie mit Ihren Kunden grundsätzlich umgehen wollen – im Sinne der Kundenzufriedenheit und der Kundenbindung.
Grundsätzlich sollte immer gelten, dass der Kunde für Ihre Leistung auch angemessen und zum vereinbarten Zeitpunkt bezahlt.
Bestandsaufnahme Mahnwesen durchführen
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme und klären Sie, wo es Defizite in Ihrem Mahnwesen und Debitorenmanagement gibt und wo Sie handeln müssen, damit alle Ihre Rechnungen bezahlt werden. Dabei helfen folgende Fragen:
- Wie funktionieren Mahnwesen und Debitorenmanagement in Ihrem Unternehmen?
- Erkennen Sie einfach und zuverlässig, wenn ein Kunde die Rechnungen (noch) nicht bezahlt hat?
- Wie gehen Sie bislang vor, wenn das Zahlungsziel oder der Fälligkeitstermin der Rechnung erreicht ist?
- Was funktioniert bei der Rechnungsstellung, Zahlungserinnerung, Mahnung und Zahlung durch die Kunden gut?
- Was funktioniert nicht gut?
