Working Capital ManagementMaßnahmen und Aktionen für das Working Capital Management

Maßnahmen an den Zielen ausrichten

Um das Working Capital Management zu optimieren, können Sie an vielen Stellen ansetzen. Denn oft geht es um Änderungen am Detail. Wichtig ist, dass die Veränderungen bei Aufgaben und Prozessen dazu beitragen, die Kapitalbindung zu verringern. Das zeigt sich, wenn die Kennzahlen wie Days Payables Outstanding, Days Inventory Held oder Days Sales Outstanding sich verbessern.

Der Fokus der Maßnahmen liegt dabei meistens darauf, Zeit zu sparen. Dazu zählen beim Working Capital Management vor allem:

• Anlieferung und Lieferantenrechnung möglichst gut auf den tatsächlichen Bedarf der Materialien und Teile im Produktionsprozess anpassen; so spät wie möglich.
• Bei Zahlungen von Lieferantenrechnungen Zahlungsziele und Fristen ausnutzen.
• Durchlaufzeiten in der Produktion reduzieren und Produkte möglichst schnell nach Fertigstellung an Kunden ausliefern.
• Abnahme der Produkte durch den Kunden beschleunigen.
• Rechnung an Kunden sofort nach Abnahme stellen.
• Schnelle Zahlung durch den Kunden anregen und bei Zahlungsverzug sofort mahnen.

Die Umsetzung solcher Maßnahmen und die Verbesserung der damit verbundenen Kennzahlen muss aber auch im Zusammenhang mit anderen unternehmerischen Zielen wie Lieferantenpartnerschaft und Kundenorientierung gesehen werden. Außerdem spielen die jeweiligen Kapitalkosten eine Rolle; in Zeiten von Null-Zins-Politik und Negativzinsen oder Verwahrentgelt der Banken für Bankguthaben, sind die Kapitalkosten besonders niedrig, sodass Maßnahmen zum Working Capital Management selektiv umgesetzt werden sollten.

Grundsätzliche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung

Wenn Sie die Prozesse und Tätigkeiten identifiziert haben, die Sie verbessern wollen, dann sind folgende grundsätzlichen Handlungsweisen möglich:

• Eliminieren: Beseitigen, was nicht notwendig ist, um Lagerbestände oder Durchlaufzeiten zu reduzieren.
• Standardisieren: Materialien, Teile, Produkte und Prozesse so weit es geht standardisieren, also die Vielfalt reduzieren.
• Differenzieren: Nicht alle Produkte, Kunden oder Lieferanten über einen Kamm scheren, sondern unterschiedlich und angemessen behandeln und Schwerpunkte setzten.
• Integrieren: Die Grundgedanken des Working Capital Managements in wichtige Prozesse verankern. Beispiele: regelmäßig Zahlungsbedingungen aushandeln, (hohe) Lagerbestände prüfen und Gründe für die Art der Lagerhaltung angeben; die Kundenbonität überprüfen.
• Stabilisieren: Schwachstellen erkennen, Engpässe beseitigen, Prozesse und Kennzahlen regelmäßig überprüfen, Anpassungen vornehmen, die kontinuierliche Verbesserung vorantreiben.
• Qualifizieren: Kennzahlen regelmäßig auswerten, Schwachstellen mit allen Mitarbeitenden besprechen, Mitarbeitende trainieren und Rückmeldung über das Verhalten geben.

Damit haben Sie die Stellhebel, mit denen Sie das Working Capital Management in Ihrem Unternehmen verbessern, Kosten senken und die Kapitalbindung verringern. Im Einzelnen können Sie an den folgenden Stellen ansetzen.

Wertschöpfungskette, Materialbedarfsplanung und Lagerhaltung

Hier geht es darum, Lagerbestände und Durchlaufzeiten zu reduzieren, um die Kennzahl Days Inventory Held zu optimieren. Typische Schwachstellen im Bereich der Materialbedarfsplanung und Lagerhaltung sind:

• Produkte sind sehr komplex, die Teilevielfalt enorm, es wird kaum standardisiert.
• Die Vorausschau über Kundenbestellungen und über den Absatz von Produkten ist schlecht.
• Es gibt häufige Änderungen im Produktionsplan, Abläufe werden oft verändert.
• Teile oder Baugruppen bleiben in der Produktion liegen, weil etwas fehlt.
• Zwischen den einzelnen Produktionsschritten gibt es viele Lagerstufen; der Produktionsfluss und die Kapazitäten sind nicht aufeinander abgestimmt.

Schon bei der Produktgestaltung und Produktentwicklung beginnt die Optimierung des Working Capital. Oft leiden Unternehmen unter einer großen Teile- und Variantenvielfalt – denn jedes Teil muss bestellt, geprüft, gelagert und geplant werden. Deshalb sollte schon mit der Produktentwicklung darauf geachtet werden, Standardisierungen voranzutreiben, die Teilevielfalt zu verringern oder Plattform-Strategien zu verfolgen. Ziel sollte sein, aus einer möglichst geringen Zahl an Teilen und Baugruppen die Produktvielfalt zu generieren, die Kunden wollen – und nicht mehr.

Logistik mit Lieferanten abstimmen

Die Zusammenarbeit mit den Lieferanten muss ständig überprüft und verbessert werden. Der Lieferant sollte schnell liefern können und sich in ein Liefersystem nach der Just-in-Time- oder Kanban-Methode einbinden lassen. Er muss zuverlässig sein, sodass geringere Sicherheitsbestände in der Lagerhaltung notwendig sind. Wenn möglich kann der Lieferant eigene Konsignationslager oder andere Lager im Kunden-Unternehmen betreiben. Damit bleiben die Materialien und Teile möglichst lang im Eigentum des Lieferanten. Die Zeit zwischen Bestellung und Lieferung kann minimiert werden.

Je enger die Zusammenarbeit, desto besser können Lieferströme und dann auch Zahlungsströme so ausgerichtet werden, dass die Kapitalbindung minimal wird. Dazu sollten wichtige Lieferanten frühzeitig in die Produkt- und Produktionsplanung eingebunden werden.

Innerbetriebliche Logistik und Transport verbessern

Die Prozesse im Unternehmen selbst müssen ständig überprüft werden. Viele Lagerstandorte, hohe Lagerbestände, lange Durchlaufzeiten, lange Wartezeiten, Verzögerungen bei der Auslieferung – all das sind Zeichen dafür, dass Kapital unnötig lange gebunden ist, weil die Prozesse nicht optimiert sind. Dazu müssen die Produktionsplanung, der Materialfluss und die Kapazitätsplanung verbessert werden.

Produktionsplanung und Steuerung verbessern

Die Produktionsplanung basiert meistens auf den Planungen zum Absatz und den Vorgaben des Vertriebs (sogenannter Forecast). Hier werden oft unrealistische oder ungeprüfte Planzahlen zusammengestellt. Was Kunden tatsächlich bestellen, lässt sich nicht exakt voraussehen. Umso flexibler muss die Planung sein. Sie muss immer wieder auf den Prüfstand. Wenn Produkt und Produktion es zulassen, ist eine Produktion auf Abruf oder nach Kundenbestellung ideal.

Rechnungen von Lieferanten bezahlen

Je später der Lieferant seine Rechnung sendet und je später sie bezahlt wird, desto besser ist dies im Sinne des Working Capital Managements. Aber auch hier sind unterschiedliche Ziele abzuwägen wie beispielsweise späte Bezahlung der Rechnung gegenüber der Nutzung von Skonti. Wenn der Lieferant sein eigenes Working Capital Management verbessern will, gibt es an dieser Stelle einen direkten Widerspruch, denn er strebt eine frühe Bezahlung an. Das muss im Sinne einer guten und langfristigen Beziehung gelöst werden. Schwachstellen, die sich bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten häufig zeigen, sind:

• Die Anzahl der unterschiedlichen Lieferanten ist zu hoch.
• Sammelrechnungen und Verhandlungen über Zahlungsziele sind schwierig.
• Die vereinbarten Zahlungsziele sind zu kurz.
• Es gibt keine spezifischen Bestellkonzepte für unterschiedliche Bedarfe (ABC-Teile).

Zahlungsziele müssen wie Produkteigenschaften oder Lieferprozesse als ein Teil der Lieferantenleistungen gesehen werden. All dies muss mit dem Lieferanten als ein Paket verhandelt werden. Inhalte dieses Pakets sollten sein: Produktqualität, Lieferbedingungen, Produktabnahme, Logistikleistungen des Lieferanten und eben Häufigkeit der Rechnungsstellung und Zahlungsziele.

Wenn der Lieferant auf seinen kurzen Zahlungszielen beharrt, sollte geprüft werden, ob dafür andere Leistungen verstärkt in Anspruch genommen werden können. Beispiele dafür sind: Sammelrechnungen oder kurzfristige Lieferungen und Flexibilität bei der Anlieferung.

Manche Lieferanten bieten attraktive Skonti an. Diese müssen mit den Einsparmöglichkeiten durch längere Zahlungsziele verglichen werden. Wenn möglich sollten keine Vorauszahlungen geleistet werden – oder diese sollten mit anderen Leistungen des Pakets gemeinsam betrachtet und entsprechend ausgehandelt werden.

Forderungsmanagement gegenüber Kunden verbessern

Es ist immer ärgerlich, wenn man seinem Geld beim Kunden hinterherlaufen muss. Der Ärger kann reduziert werden, wenn bereits im Vorfeld die Prozesse der Kundenprüfung, der Vertragsverhandlung, der Lieferung, der Rechnungsstellung und des Mahnwesens richtig funktionieren. Doch gerade beim Forderungsmanagement haben viele Unternehmen Schwachstellen. Diese liegen insbesondere bei:

• Bonitätsprüfung des Kunden
• Einhaltung der Liefertermine gegenüber dem Kunden
• vertragliche Fixierung von Zahlungsauslösungen wie zum Beispiel Abnahmen
• schnelle Behandlung von Reklamationen des Kunden, um Zahlungsverzug zu vermeiden
• Defizite bei der Rechnungsstellung und beim Mahnwesen

Deshalb sollten Sie immer die Kundenbonität prüfen oder einschätzen und die Kunden entsprechend kategorisieren. Im Zweifelsfall können Sie Vorauskasse, Teilzahlungen oder Anzahlungen vereinbaren und vertraglich festhalten.

Produktabnahme beschleunigen

Ein großer Streitpunkt ist: Wann erfolgen die Abnahme des Produkts und damit die Akzeptanz der Rechnung? In den Lieferverträgen sollten diese Aspekte ausführlich und exakt geregelt werden. Manchmal bieten sich Teillieferungen, Teilabnahmen und dann Teilrechnungen an. So können kritische Teile eines Auftrags ausgelagert und gesondert behandelt werden.

Sollte es nach der Auslieferung des Produkts zu Kundenreklamationen kommen, müssen diese schnell bearbeitet und behoben werden. Auch an dieser Stelle müssen die Ursachen, die dazu führen, dass der Kunde die Rechnung nicht bezahlt, so schnell wie möglich beseitigt werden.

Zahlungsziele und Mahnung

Viele Unternehmen haben grundsätzlich zu attraktive Zahlungsziele. Überprüfen Sie dies für Ihr Unternehmen. Was ist branchenüblich? Was bietet der Wettbewerb? Auch hier gilt wie bei Lieferanten: Zahlungsziele und Zahlungsbedingungen sind Teil des Leistungspakets und müssen als solche verhandelt oder taktisch richtig eingesetzt werden. Sie können beim Verkaufsabschluss helfen, wenn dem Kunden attraktive Zahlungsbedingungen angeboten werden und dieser sich dafür schnell entscheidet.

Dies sollte aber nur bei wichtigen und guten Kunden genutzt werden. Das bedeutet: Kunden sollten immer nach ihrer Bedeutung kategorisiert werden. Entsprechend sollten ihnen dann differenzierte Zahlungsziele angeboten werden. Wenn das Zahlungsziel schon nicht reduziert werden kann, dann sollte es als besondere Leistung an den Kunden verkauft werden.

Besonders kritisch wird es, wenn der Prozess der Rechnungsstellung nicht rund läuft. Manche Unternehmen senden Rechnungen erst lang nach Auslieferung der Produkte. Die Schritte Lieferung, Abnahme, Meldung an die Rechnungsstellung, Rechnungsversand, Nachfassen, Zahlungserinnerung und Mahnung müssen perfekt ineinandergreifen.

Ein weiteres Werkzeug zur Verbesserung der Liquidität ist das Factoring. Dabei werden Forderungen an Kunden an ein fremdes Unternehmen verkauft, das sich dann selbst um das Einbringen dieser Forderung kümmert. Das verschafft dem Unternehmen schnelle Liquidität, kostet allerdings eine Factoring-Gebühr.