Meetings moderierenMeeting nachbereiten: Protokoll schreiben und Ergebnisse dokumentieren
Ergebnisse des Meetings schriftlich dokumentieren
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um Ergebnisse aus dem Meeting zu dokumentieren:
Maßnahmenplan
Erstellen Sie den Maßnahmenplan (To-do-Liste oder Pendenzenliste) so, wie es gemeinsam während der Besprechung diskutiert und dann festgehalten oder entschieden wurde. Versenden Sie den Maßnahmenplan an alle Teilnehmenden und an die Personen, die Sie von der Besprechung und den Ergebnissen informieren müssen.
Im Maßnahmenplan stehen die vereinbarten Maßnahmen oder Aufgaben, die sich im Laufe der Besprechung ergeben haben, sowie die Verantwortlichen für die jeweilige Maßnahme. Außerdem sollte ein Termin benannt sein, bis zu dem sie erledigt sein soll. Der Vollzug kann bei einem späteren Meeting besprochen werden.
Meeting-Protokoll
Grundsätzlich sollten jede Besprechung und ihre Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Mit einem Protokoll sorgen Sie dafür, dass Ihnen im Nachhinein Ärger erspart bleibt. Denn damit informieren Sie alle Teilnehmenden und Interessierte über die Ergebnisse und Beschlüsse. Das Protokoll dient als:
- Gedächtnisstütze
- Informationsgrundlage
- Arbeitsunterlage für die Umsetzung der Maßnahmen
- Kontrollinstrument
Sie prüfen damit: Handeln alle so, wie es bei der Besprechung vereinbart wurde? Insbesondere dann, wenn es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt, kann das Protokoll zur Aufklärung beitragen.
Wenn Sie ein Protokoll erstellen, halten Sie es so kurz wie möglich. Aber vergessen Sie keine wichtigen Punkte. Im Protokoll sollten nur die zentralen Ergebnisse der Besprechung, zur Zielsetzung und zu den einzelnen Tagesordnungspunkten aufgeführt sein. Sie können den Maßnahmenplan anhängen. Präsentationen und Handouts können ebenfalls angehängt werden.
Die Einladung sollte ebenfalls im Anhang Teil des Protokolls sein. Überlegen Sie, wem Sie das Protokoll zusenden müssen.
Ergebnisliste
Hilfreich bei regelmäßigen Besprechungen ist es, eine Ergebnisliste zu führen. Hier werden alle wichtigen Ergebnisse, Maßnahmen und Aufgaben festgehalten und über alle Besprechungen fortlaufend durchnummeriert. So haben Sie eine Übersicht über die Ergebnisse der Besprechung und alle erledigten und offenen Maßnahmen.
Bei weiteren und folgenden Besprechungen kann anhand der Ergebnisliste geprüft werden, ob alle Beschlüsse umgesetzt und eingehalten werden.
Meeting-Protokoll genehmigen lassen
In bestimmten Fällen müssen alle Teilnehmenden bestätigen, dass sie mit dem Protokoll, dem Maßnahmenplan oder der Ergebnisliste einverstanden sind. Erst dann sind diese verbindlich. Diese Zustimmung müssen Sie bei Bedarf einholen.
Dazu versenden Sie diese Dokumente an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Besprechung und bitten um Rückmeldung bis zum [Sie nennen ein konkretes Datum]. Gehen solche Rückmeldungen nicht ein, gilt die Dokumentation der Besprechung als „genehmigt“.
Alternative: Sie formulieren die Punkte für das Protokoll, den Maßnahmenplan oder die Ergebnisliste bereits während der Besprechung (am Ende eines Tagesordnungspunkts) und holen sich für die exakte Formulierung gleich die Zustimmung der Teilnehmenden ein – oder berücksichtigen Änderungswünsche.
Offene Fragen nach dem Meeting dokumentieren
Machen Sie sich persönlich eine Liste über Ihre „Hausaufgaben“, wie sie sich aus der Besprechung ergeben haben. Überlegen Sie, welche nächsten Schritte notwendig sind:
- Mit wem müssen Sie nun sprechen?
- Welche Informationen müssen Sie einholen?
- Welche Unterlagen müssen Sie erstellen?
- Ist eine nächste Besprechung notwendig?
- Zu welchem Thema?
Achten Sie darauf, dass Sie den Meeting-Raum so verlassen, wie Sie ihn vorgefunden haben. Prüfen Sie:
- Ist der Raum in Ordnung gebracht worden?
- Haben Sie alle geliehenen Materialien wieder zurückgegeben?
- Müssen Sie Schlüssel abgeben oder Buchungen bestätigen?
Schließlich sollten Sie nach jeder Besprechung für sich klären, ob alles so verlaufen ist, wie Sie es im Vorfeld geplant und gedacht haben. Falls die Besprechung ganz anders verlief als geplant, reflektieren Sie, woran das lag. Was können Sie beim nächsten Mal besser machen?
Reflexion und Feedback zum Meeting
Klären Sie mit sich selbst, wie Sie mit den Ergebnissen, dem Verlauf und der Stimmung in der Besprechung zufrieden sind:
- Sind die Ziele erreicht?
- Sind Sie und die Teilnehmenden mit dem Ergebnis zufrieden?
- Sind Sie und die anderen mit dem Verlauf der Besprechung zufrieden?
- Wie war die Stimmung?
- Gab es Konflikte oder Angriffe?
- War Ihre Vorbereitung gut genug?
- Worauf müssen Sie beim nächsten Mal achten?
Oft lohnt sich eine kritische Selbstreflexion. Lassen Sie die Besprechung noch einmal Revue passieren. Holen Sie, wenn möglich, Feedback von anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ein.
Halten Sie Ihre Erkenntnisse und Eindrücke in Ihrem Ablaufplan (für das nächste Meeting) fest.
Sie können am Ende der Besprechung die Teilnehmenden reihum bitten, eine Rückmeldung zu geben. Wie zufrieden sind die Teilnehmenden mit den Ergebnissen? Mit dem Verlauf? Mit der Stimmung?
Aber Vorsicht! Manche nutzen diese Gelegenheit, um am Ende einen Beschluss, ein Ergebnis oder ein Thema noch einmal aufzugreifen und infrage zu stellen. Das sollten Sie vermeiden und um eine kurze Rückmeldung bitten. Oder Sie sprechen die Anwesenden im Nachgang persönlich und unter vier Augen an.
Protokoll erstellen
Erstellen Sie ein Protokoll. Nutzen Sie die in Ihrem Unternehmen übliche Vorlage oder passen Sie die folgenden beiden Varianten an Ihre Bedürfnisse an.
Ergänzen Sie das Protokoll gegebenenfalls um einen Maßnahmenplan (Pendenzenliste) mit den vereinbarten Aufgaben und To-dos für die Teilnehmenden. Hängen Sie den Maßnahmenplan ans Protokoll.
Ergebnisliste für Besprechungen führen
Fassen Sie wichtige Beschlüsse und Ergebnisse der Besprechung in einer gesonderten Ergebnisliste zusammen. Diese kann bei späteren Besprechungen – wie der Maßnahmenplan – immer wieder genutzt und überprüft werden. Sie prüfen:
- Werden alle Maßnahmen umgesetzt?
- Werden die Entscheidungen umgesetzt?
- Werden die Entscheidungen beachtet?
- Halten sich alle an die Beschlüsse?
Nutzen Sie dafür die folgenden beiden Vorlagen. Die Excel-Vorlage können Sie als fortlaufende Ergebnis- oder Maßnahmenliste für alle weiteren Besprechungen nutzen. Mit der Excel-Filterfunktion verschaffen Sie sich immer einen Überblick.
