Meetings moderierenWie Sie Meetings moderieren und zu Ergebnissen führen
Zweck von Meetings und Besprechungen
In einem Meeting oder einer Besprechung sitzt eine Gruppe von Menschen zusammen, um ein Thema zu besprechen und Informationen auszutauschen. Besprechungen werden auch Sitzung, Konferenz oder Workshop genannt.
Arten von Meetings
Meetings können nach ihrem Ziel und Zweck unterschieden werden:
- Informationen weitergeben und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen; die Teilnehmenden haben in Besprechungen die Möglichkeit, direkte Rückfragen zu stellen;
- Probleme besprechen und dabei das Wissen, die Erfahrungen und auch das kreative Potenzial der Teilnehmenden einer Besprechung nutzen, um Ursachen zu identifizieren und Lösungen für knifflige Probleme zu finden;
- Entscheidungen vorbereiten und dafür Informationen zusammentragen, Meinungen diskutieren, Wirkungen abschätzen, sodass am Ende von der Gruppe oder einer einzelnen Person eine Entscheidung getroffen werden kann.
Nebenbei trägt das persönliche Gespräch in den Besprechungen dazu bei, dass die Mitarbeitenden sich mit der Gruppe und letztlich dem Unternehmen identifizieren und dass sie ihren Teil dazu beitragen, dass alles funktioniert. Meetings haben immer eine Integrationsfunktion.
Ein wichtiger Effekt professionell moderierter Meetings ist außerdem, dass diese Form der Kommunikation dazu beiträgt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich einbezogen fühlen. Sie werden bei Entscheidungen beteiligt und tragen dazu bei, dass Entscheidungen umgesetzt werden und Wirkung entfalten.
Die Arbeitsabläufe werden koordiniert und das Arbeitsklima verbessert sich. Das Gefühl der Zugehörigkeit steigt und das Team arbeitet erfolgreich zusammen. Das alles funktioniert aber nur, wenn das Meeting gut moderiert und geleitet wird.
Was bedeutet Moderation?
Moderation meint die Leitung einer Veranstaltung wie beispielsweise ein Meeting, eine Besprechung, ein Workshop oder eine Konferenz. Wer die „Moderation hat“, führt durch das Programm der Veranstaltung; daher auch die Begriffe „Radiomoderator“ und „Fernsehmoderator“. Außerdem bedeutet Moderation „Mäßigung“ und „Maß halten“. Das heißt: Die Teilnehmenden sollen sich an festgelegte Regeln halten.
Dafür gibt es Moderationstechniken. Das sind Methoden, Vorgehensweisen und Hilfsmittel zur Planung, Kommunikation, Diskussion, Konfliktbewältigung, Visualisierung und zur Nachbereitung der moderierten Veranstaltung. Die Moderation bringt sich fachlich nicht ein, sorgt aber dafür, dass die Gruppe ihre Ziele erreicht.
Warum ist die Moderation im Meeting wichtig?
Entscheidend ist, dass jede Besprechung ein Ergebnis hat oder dass die Teilnehmenden mit einem verbesserten Informationsstand oder einer neuen Erkenntnis die Besprechung verlassen. Oft wird das nicht beachtet! Besprechungen sind nur Pflichtveranstaltungen, die schlecht vorbereitet sind, kein Ziel und damit auch keine Ergebnisse haben.
Meetings ohne Ziele und Ergebnisse sehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Teilnehmende als nutzlos an. Alle Beteiligten sind lustlos und frustriert. Es entsteht eine „Besprechungs-un-kultur”. Sie zeigt sich so:
- Teilnehmende verspäten sich, der Beginn verzögert sich und viele sitzen da und warten.
- Die Technik (Beamer, Stifte) im Besprechungsraum funktioniert nicht, alle müssen warten.
- Teilnehmende weichen vom Thema ab, halten Monologe oder sagen gar nichts, weil kein Ziel festgelegt wurde.
- Was besprochen wird, wird nicht visualisiert und nicht protokolliert, sodass Ergebnisse verloren gehen und das Thema im Sande verläuft.
Die Folge: Zeit und Geld werden verschwendet.
Wenn ein Moderator nur eine Stunde in die Vorbereitung eines Meetings investiert und Moderationstechniken nutzt, sorgt er dafür, dass viele Stunden nutzloser Besprechungszeit und Arbeitszeit der Teilnehmenden eingespart werden. Meistens sind die Ergebnisse der Besprechung mit Moderation besser.
Was leistet die Moderation von Besprechungen?
Die Ziele eines Meetings werden nur erreicht, wenn alle Beteiligten Regeln einhalten. Beispiel: Nicht alle sprechen gleichzeitig. Eine Person leitet und moderiert die Besprechung, indem sie auf die Einhaltung der vereinbarten Regeln achtet. Diese Person ist die Moderatorin oder der Moderator.
Sie sorgt dafür, dass die Besprechung auf das Ziel ausgerichtet wird – und nicht alle vom Thema abschweifen. Dazu stellt der Moderator Fragen, schreibt Wortbeiträge für alle sichtbar auf oder fasst Gesagtes zusammen. Warum das sichtbare Mitschreiben und die Visualisierung wichtig sind, hat der Organisationsexperte Karl E. Weick treffend so formuliert:
„Leute wissen, was sie denken, wenn sie sehen, was sie sagen.“
Dafür setzt die Moderation spezielle Methoden und Werkzeuge ein. Sie helfen, Besprechungen so vorzubereiten und durchzuführen, dass die Ziele erreicht, Ergebnisse und Lösungen entwickelt werden und die Zeit genutzt wird. Diese Regeln, Methoden und Werkzeuge werden mit dem Begriff Besprechungsmoderation oder Moderationstechnik zusammengefasst.
Aufgaben der Moderatoren in Meetings
Um das zu erreichen, kommt es auf die gründliche Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Besprechung an. Das sind die Aufgaben der Besprechungsmoderation und der Gesprächsleitung. Die einzelnen Schritte zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings sind:
- Notwendigkeit des Meetings klären
- Inhalte festlegen
- Teilnehmende bestimmen
- Ablauf planen
- technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen
- Meeting und durch die Tagesordnung leiten
- Gespräche und Diskussion moderieren
- Ergebnisse festhalten, visualisieren, aufbereiten und dokumentieren
- Ergebnisse den Teilnehmenden und gegebenenfalls weiteren Personen zur Verfügung stellen
Dafür muss für jede Besprechung ein Moderator oder eine Moderatorin bestimmt werden. Oft ist der Einladende der Moderator, der mit der Besprechung ein Ziel verfolgt. Er kann aber auch eine andere Person als Moderatorin einsetzen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn die einladende Person fachlich mitdiskutieren will.
Die Methoden und Werkzeuge der Besprechungstechnik unterstützen die Besprechungsleitung. Aber auch als Teilnehmerin oder Teilnehmer einer Besprechung können Sie davon profitieren, indem Sie darauf achten, dass Ihre Besprechungen im Unternehmen professionell durchgeführt werden und Sie Ihren Beitrag dazu leisten.
Online-Meetings moderieren
Bei einer „klassischen Besprechung“ kommen die Teilnehmenden in einem Raum zusammen und sprechen von Angesicht zu Angesicht (Face-to-Face-Kommunikation). Wenn das nicht möglich ist, nutzen immer mehr Unternehmen einen virtuellen Besprechungsraum.
Das können Videokonferenzen oder andere technisch vermittelte Kommunikationsformen sein. Auch für diese Form der Besprechung gelten die meisten der hier angesprochenen Methoden, Werkzeuge und Regeln. Darüber hinaus müssen folgende Besonderheiten beachtet werden:
- Funktioniert die Technik? Sind mit dem eingesetzten Online-Besprechungs-Tool die Funktionen verfügbar, die Sie für Ihre Ziele, Inhalte und Methoden benötigen?
- Haben alle Teilnehmenden Zugang zur virtuellen Kommunikationsplattform und zur benötigten Technik?
- Sind die Verbindungen stabil?
- Haben alle die benötigten Zugriffsrechte?
- Sind die Teilnehmenden mit dieser Form der virtuellen Besprechung und mit der notwendigen Technik vertraut?
- Reicht diese Form der Kommunikation für das Besprechungsthema aus?
- Lassen sich die Informationen im virtuellen Meeting angemessen austauschen?
- Trägt diese Form der Kommunikation zur Integration im Team und zur Teamkultur bei? Oder schadet sie zumindest nicht?
Nur wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten können, sind virtuelle Besprechungen eine Variante der Gesprächsführung und der Abstimmung in einem Team.
6 Regeln für die Moderation von Meetings
Bedenken Sie, dass kein Meeting und keine Besprechung exakt so verlaufen wird, wie Sie es geplant haben. Bedenken Sie dazu die folgenden Regeln (frei nach Karl E. Weick):
1. Die Moderation behält immer die Ruhe
Es ist besser Unordnung zuzulassen und die Information zwischen den Teilnehmenden auszutauschen und aufzunehmen anstatt sie herauszufiltern und dann Wichtiges zu übersehen.
2. Nichts kann vollständig überblickt werden
Alles, was Sie tun, hat Wirkungen, die nicht beabsichtigt sind. Solche Wirkungen können manchmal indirekt sein oder erst sehr viel später sichtbar werden. In Meetings tauchen wichtige Aspekte plötzlich auf. Andere sind komplexer als gedacht. Es wird am Ende immer offene Punkte oder Dinge geben, die zu klären sind.
3. Chaotische Aktivität ist besser als ordentliche Inaktivität
Ergebnisse entstehen aus Aktivität. Keine Aktivität erzeugen kein Ergebnis. Dann macht die Besprechung auch nicht viel Sinn. Wenn im Meeting keiner etwas sagt oder alle nur einem zuhören, können Sie sich die Besprechung sparen.
4. Keine Entscheidung ist unwichtig
Entscheidungen darüber, was erhaltenswert ist und in Ordnern, Dateien oder sonst wo vorgehalten wird, sind die Grundlage für zukünftige Aktivitäten.
Solche Entscheidungen erscheinen unwichtig, aber sie erhalten eine Vergangenheit, aus der die Mitarbeitenden im Unternehmen die Gegenwart und die Zukunft konstruieren. Gerade in Meetings kommt es zu vielen, auch kleinen und unscheinbaren Entscheidungen, die sich im Nachhinein als wesentlich für das Team herausstellen.
5. Es gibt keine eindeutige Lösung
Es gibt keine einfachen Antworten, kaum etwas ist eindeutig richtig oder falsch. Lernen Sie zu improvisieren und erhalten Sie ein tolerables Niveau an Vernunft. Oft sind die Lösungen in Besprechungen Kompromisse. Manchmal lassen sich Meinungsverschiedenheiten nicht auflösen. Am Ende des Meetings sollte stehen, dass alle damit „leben können“.
6. Aus Erfahrungen lernen
Wenn Sie mit den Teilnehmenden des Meetings die Vergangenheit analysieren, erzeugen sie eine Erfahrungslandkarte. Projiziert man diese Landkarte auf die Zukunft, egal, wie sehr die Landkarte die Wahrheit vereinfacht, dann ist sie eine Richtschnur, die mehrfach durchdacht wurde.
Sie ist damit der beste verfügbare Wegweiser. So sollten Sie Ihren Regieplan und das Drehbuch für jede Besprechung begreifen: Sie geben einen groben Rahmen und etwas Orientierung, aber das Meeting wird vermutlich anders ablaufen. Doch etwas Besseres als Ihren Regieplan haben Sie nicht.
Überlegen Sie zu den letzten Besprechungen, an denen Sie teilgenommen haben:
- Was war gut?
- Was war schlecht?
- Was waren die Gründe dafür?
- Worauf sollte aus Ihrer Sicht bei Meetings besonders viel Wert gelegt werden?
- Wie wollen Sie dies erreichen?
