Fachkompetenz im Unternehmen entwickeln, einsetzen, bindenErfolgreich Stellen besetzen
Personalmarketing betreiben
Um externe Personen zu bewegen, sich um eine offene Stelle zu bewerben, ist Personalmarketing der erste Schritt. Für Personalmarketing haben die sozialen Medien und das Internet die Welt für das Personalwesen intensiv verändert.
Mittlerweile laufen Stellenausschreibungen und Teile von Bewerbungsprozessen online ab. Eine Website mit einem Karriereportal informiert über die Unternehmenskultur, offene Stellen und notwendige Bewerbungsunterlagen. Dafür bieten spezialisierte Anbieter ausgezeichnete Unterstützung.
Deshalb soll das Thema Personalmarketing hier nicht vertieft werden. Vertieft werden sollen die wesentlichen Elemente, die zu einer erfolgreichen Stellenbesetzung führen.
Stellenbesetzungsprozess
Jede Stellenbesetzung bietet die Chance, Veränderungen zu realisieren. Erfahrungen zeigen aber, dass bei Stellenneubesetzung meistens der bisherige Stelleninhaber eins zu eins ersetzt wird.
Die (alte) Stellenbeschreibung des bisherigen Stelleninhabers wird genutzt, um ein Anforderungsprofil abzuleiten. So wird eine wirklich gute Chance vertan, grundlegende Veränderungen umzusetzen.
Dabei können folgende Veränderungen realisiert werden:
- Die Aufgabenverteilung zwischen Stellen kann verändert werden. Das kann zu effizienteren Prozessen führen, oder es können Personalkapazitäten und Fachkompetenzen besser auf den Arbeitsumfang von Aufgaben angepasst werden. Wenn alle Stellen besetzt sind, ist das wesentlich schwieriger zu realisieren.
- Durch Digitalisierung verändern sich Arbeitsmethoden und Aufgabeninhalte. Das wirkt sich aus beim Kapazitätsbedarf und die Arbeit muss neu organisiert werden. Vielleicht ist eine Stellenneubesetzung nicht nötig.
- Wird eine höherwertige, also besser bezahlte Stelle frei, kann ein anderer Mitarbeitende die Stelle übernehmen, Entwicklungswünsche realisieren und sich auch gehaltlich verbessern. Dann muss ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin mit einem anderen, vermutlich einfacheren Anforderungsprofil gesucht werden. Auch das macht sich bei den Kosten bemerkbar.
In den Prozess der Stellenneubesetzung sollte das Personalwesen einbezogen werden. Gerade wenn es sich um eine höherwertige Stelle handelt, sollte zuerst überprüft werden, ob es interne Kandidaten für diese Stelle gibt, um so Entwicklungsperspektiven zu realisieren. Das ist ein wesentliches Ziel für Personalentwicklung.
Je höherwertiger eine Stelle ist, desto genauer muss bei Stellenneubesetzungen darauf geachtet werden, eine passende Person zu finden. Die Stärken und Entwicklungsfelder von Personen, die sich schon im Unternehmen befinden, sind besser einzuschätzen als von externen Bewerbern. Die Kosten einer Fehlbesetzung solcher Stellen sind hoch.
Hierfür schafft eine Jobmatrix die Entscheidungsgrundlagen. Damit können Alternativen durchgespielt und die beste kann ausgewählt werden.
Damit überprüft wird, ob die Stelle mit einem internen Mitarbeiter besetzt werden kann, muss das Personalwesen einbezogen werden. Bedenken Sie: Wenn Mitarbeitende für sich Entwicklungsperspektiven erkennen und das nicht berücksichtigt wird, steigt die Gefahr, dass diese Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen.
Antrag zur Stellenbesetzung als Handlungshilfe
Um bei Stellenneubesetzungen diese Handlungsmöglichkeiten zu berücksichtigen, sollten die genannten Aspekte gründlich bedacht werden. Grundlage dafür ist ein Antrag zur Stellenbesetzung, in dem diese Überlegungen zusammengefasst sind (siehe folgende Abbildung).
Ob ein solcher Antrag zur formalisierten Pflicht wird oder ob er inhaltlich verändert werden sollte, muss im Unternehmen entschieden werden. Die Unterlage kann aber jede Führungskraft dabei unterstützen, Alternativen für Stellenneubesetzungen zu entwickeln.
Die folgende Vorlage ist ein Muster, das Sie für Ihre Zwecke nutzen können.
Das Personalwesen kann beim Antrag zur Stellenbesetzung unterstützen. Der Antrag strukturiert dann die Gesprächsinhalte. Dabei werden wieder die Vorteile des „Mehr-Augen-Prinzips“ genutzt. Natürlich ist hierfür Zeit notwendig. Die Zeit, die hier investiert wird, steht aber in keinem Verhältnis zum Aufwand, der nötig ist, wenn Fehlentscheidungen getroffen werden.
Anforderungsprofil entwickeln
Der nächste Schritt besteht darin, ein Anforderungsprofil zu erstellen. Das Anforderungsprofil ist die Voraussetzung zur Stellenausschreibung. Für Ihr Anforderungsprofil können Sie folgende Vorlage nutzen.
Für Stellenbesetzungen insbesondere mit Mitarbeitenden, die von außen neu ins Unternehmen kommen, sollte immer ein Projektplan zur Stellenbesetzung erstellt werden. Nutzen Sie dazu diese Vorlage:
Dieser Projektplan, der unternehmensspezifisch verändert und angepasst werden sollte, stellt sicher, dass keine wesentliche Aktivität vergessen wird.
Bewerbungsgespräch führen
Der persönliche Eindruck von Bewerberinnen und Bewerbern ist wesentliche Entscheidungsgrundlage. Ein Bewerbungsgespräch ist aber auch für Bewerbende wichtig. Hier lernen sie zukünftige Führungskräfte und Kollegen kennen und bekommen einen direkten Einblick in das Unternehmen.
Anforderungen der Bewerbenden erfüllen
Ein erfahrener und gut ausgebildeter Bewerber wird aus dem Bewerbungsgespräch Eindrücke mitnehmen wollen; zum Beispiel Antworten auf Fragen wie:
- Wie gut ist das Gespräch vorbereitet, also wie wichtig bin ich für das Unternehmen?
- Wie kompetent sind die Gesprächspartner?
- Wie ist das Gesprächsklima?
- Wie fair werde ich behandelt?
- Wie viel Zeit nimmt man sich?
- Was spricht dafür, das Risiko einzugehen und mit dem Unternehmen zu koalieren?
Gerade Fachkräfte koalieren heute mit Unternehmen. Sie haben vermutlich die Auswahl unter mehreren Stellenangeboten, insbesondere wenn sie zu gesuchten Berufsgruppen gehören. Für diese Zielgruppe ist nicht nur der Internetauftritt des Unternehmens ein Beurteilungskriterium, um in das Unternehmen einzutreten. Gerade das Bewerbungsgespräch liefert Entscheidungsgrundlagen.
Bewerbungsgespräch vorbereiten
Mit den folgenden Vorlagen können Bewerbungsgespräche kurzfristig verbessert werden:
In dieser Vorlage finden Sie eine Checkliste, in der wesentliche, zu beachtende oder anzuwendende Tipps zum Prozess-Aspekt, zum Beziehungs-Aspekt und zum Sach-Aspekt eines Bewerbungsgesprächs zusammengefasst sind.
Damit sollte man sich kurz vor dem Gespräch befassen. Es ist ein Remember-Sheet, das praxisrelevante Tipps aus Seminaren zur Bewerberauswahl zusammenfasst.
Hier finden Sie ein Blatt zur Steuerung des Gesprächs. Es ist wie ein Mindmap aufgebaut und hat mehrere Funktionen:
- Zuerst zeigt es im Mittelpunkt die Hauptaufgaben oder die Ziele der Stelle, die es zu besetzen gilt. Dazu reichen Schlagworte aus.
- Aus diesen Hauptaufgaben oder Zielen sind im Anforderungsprofil die Anforderungen abgeleitet, die der zukünftige Mitarbeiter erfüllen sollte, um erfolgreich zu werden. Sie können mit Schlagworten an den einzelnen „Ästen“ des Mindmaps aufgeschrieben werden.
Bewerbungsgespräch führen
Diese Darstellungsform ist übersichtlich und hat gegenüber einem Fragenkatalog als Tabelle einen wesentlichen Vorteil: Sehr oft ergeben sich im Gespräch über ein Anforderungskriterium Anschlussfragen, die zu einem anderen Kriterium gehören.
Die Chance zur einfachen Überleitung sollte genutzt werden. Dadurch wird das Gespräch lebendiger und man verliert nicht den Überblick.
Einschätzungen oder Bemerkungen können mit einfachen Zeichen auf dem Blatt festgehalten werden. Hier können auch wichtige Informationen oder Fragen festgehalten werden, die sich aus den Bewerbungsunterlagen ergeben haben, damit sie nicht vergessen werden.
Außerdem befinden sich dort Hinweise und Tipps auf eine bewährte Gesprächstechnik, die in der folgenden Vorlage erklärt wird.
Mit dem Verhaltensdreieck (ach STAR-Methodik) kann der Wahrheitsgehalt von Aussagen über vergangene Erfahrungen des Bewerbers gut hinterfragt werden. Erfahrungen mit dieser Gesprächstechnik haben aber gezeigt, dass das Gesprächsklima ziemlich abkühlt, wenn diese Fragetechnik mehrmals hintereinander angewendet wird.
