MitarbeiterbefragungWas Sie bei der Planung einer Mitarbeiterbefragung beachten

Ziele und Zweck einer Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument der Personalpolitik oder des Personalmanagements. Damit wollen das Unternehmen und seine Führungskräfte Feedback von und zur Belegschaft erhalten.

Über eine Mitarbeiterbefragung bekommen Sie Informationen zu Merkmalen, Befindlichkeiten, Meinungen, Einstellungen oder Stimmungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Die Informationen helfen, Sachverhalte (besser) zu verstehen.

Aus den Ergebnissen und Erkenntnissen leiten Sie Maßnahmen zur Mitarbeiterführung, Organisation, Motivation und für strategische Entscheidungen im Unternehmen ab.

Anlässe zur Planung einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist für viele Ziele und Einsatzzwecke geeignet. Beispiele sind:

• Bestandsaufnahme zur Kompetenz, Qualifikation, demografische Merkmale der Belegschaft (soweit sie nicht bereits in den Personaldaten dokumentiert sind)
• Beschwerden, Probleme, Konflikte im Team
• Meinungen, Interessen, Erwartungen, Ziele von den Beschäftigten erfahren, wenn es um Veränderungsprojekte (Change-Management) geht
• Zufriedenheit oder Unzufriedenheit von Mitarbeitenden mit bestimmten Situationen
• Feedback von Mitarbeitenden, die aus dem Unternehmen ausscheiden
• Baustein oder Voraussetzung für einige Managementsysteme und Zertifizierungen (zum Beispiel für das Qualitätsmanagement)
• Unternehmensvisionen, Corporate Identity oder Purpose (Sinn und Zweck eines Unternehmens) kooperativ mit den Mitarbeitenden entwickeln

Entsprechend können Mitarbeiterbefragungen umfassend sein und sich an alle Beschäftigten eines Unternehmens richten. Sie können aber auch für spezielle Ziele, Themen und Fragestellungen durchgeführt werden und sich dann nur an eine ausgewählte Teilgruppe der Beschäftigten richten; zum Beispiel an die Mitarbeitenden, die kündigen, um Gründe für das Verlassen des Unternehmens zu erfahren.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für Mitarbeiterbefragungen

Eine Mitarbeiterbefragung hat nur wenige Voraussetzungen. Entscheidend ist vor allem die Bereitschaft zur Teilnahme der Personen, über die man etwas erfahren will.

Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereit sind, Fragen zu beantworten, kommt es unter anderem darauf an, die richtige Form und den passenden Zeitpunkt einer Mitarbeiterbefragung zu finden. Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen wollen, müssen Sie auf folgende Aspekte achten:

• Es muss klar sein, warum die Befragung durchgeführt wird; die Fragenden kennen die Ziele der Befragung, die Befragten wissen um die Bedeutung und die Hintergründe.
• Es werden alle oder eine zufällig ausgewählte Stichprobe von Mitarbeitenden befragt; die Zahl der befragten und der antwortenden Personen sollte ausreichend groß sein, um den Sachverhalt in der Zielgruppe angemessen abzubilden (Repräsentativität).
• Die Befragung ist freiwillig.
• Die Auswertung erfolgt anonym.
• Die Betroffenen erfahren die Ergebnisse.
• Aus den Ergebnissen lassen sich Handlungsmöglichkeiten und Maßnahmen ableiten.
• Die Maßnahmen dienen der Verbesserung eines Zustands im Unternehmen – im Sinne der zu Beginn festgelegten Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung.

Meist müssen Sie für die Teilnahme an der Befragung werben. Sie müssen den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern transparent erläutern, warum es wichtig ist, dass alle mitmachen und was sie selbst davon haben.

Risiken bei einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann sinnvoll, wenn die Ergebnisse möglichst gut das abbilden, was in der Realität der Fall ist. Das ist bei einer Mitarbeiterbefragung aber keinesfalls gewährleistet. Vielmehr gibt es eine Reihe von Risiken, die dazu führen können, dass die Ergebnisse unbrauchbar sind.

Zum Beispiel erkennen die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht den Sinn und Zweck der Befragung. Oder sie sind von früheren Befragungen frustriert. Das resultiert oft daraus, dass nach einer Befragung keine Maßnahmen abgeleitet wurden und sich letztlich nichts geändert hat.

Die Folge kann sein, dass die Befragten strategisch antworten; also nicht sagen, was sie wirklich meinen, sondern was ihren Zielen und Interessen dient oder was sozial erwünscht ist. Oder die Befragten nutzen die Befragung, um den Führungskräften „mal die Meinung zu sagen“ und den Frust abzulassen.

Weitere Risiken sind: Die Mitarbeitenden verstehen die Analyseergebnisse nicht. Diese sind zu abstrakt oder zu allgemein. Sie erkennen daraus keine persönlichen Probleme oder Ursachen für ihre Probleme.

Möglich ist auch, dass der Zeitpunkt für die Befragung falsch gewählt ist; alle haben gerade sehr viel zu tun und keine Zeit, um umfangreiche Fragebögen auszufüllen.

Oder das Unternehmen steckt in einer wirtschaftlich schwierigen Situation, sodass die Befragten wenig Zeit und Verständnis für eine Befragung haben, die sich nicht mit der aktuellen Situation befasst und nach Lösungen sucht.

Methodische Probleme bei einer Mitarbeiterbefragung

Zudem gibt es methodische Probleme bei der Durchführung von Befragungen:

• Stichprobe ist nicht zufällig
• hohe Ausfallrate, geringer Rücklauf, die Zahl der antwortenden Mitarbeitenden ist zu klein
• Fragen sind unverständlich oder falsch formuliert
• die Antwortskalen passen nicht zur Frage
• Fragebogen ist zu umfangreich, zu viele Fragen führen zur Überlastung der Befragten
• Fragesteller sind nicht objektiv, sondern beeinflussen die befragte Person bewusst oder unbewusst

Bedenken Sie diese Punkte bei der Planung Ihrer Mitarbeiterbefragung.