Mitarbeitergespräche führenWas ist bei Mitarbeitergesprächen zu beachten?

Mitarbeitergespräche führen – formell und informell?

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es nötig, dass Sie als Führungskraft mit Personalverantwortung mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über die Ziele, Inhalte und Formen Ihrer gemeinsamen Arbeit sprechen.

Dies geschieht tagtäglich im Rahmen vieler Arbeitsbesprechungen – mal formell, mal informell. Ferner ist es notwendig, dass Sie sich regelmäßig über Zielsetzungen, Aufgaben, Ergebnisse und Leistung, die Zusammenarbeit und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten der Beschäftigten verständigen. Damit machen Sie deutlich, was Sie erwarten und wie Sie die bisherige Arbeit bewerten.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Alle Gespräche, die Führungskräfte mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter führen, können als Mitarbeitergespräch bezeichnet werden. Sie können einen bestimmten Anlass haben, mit einem festgelegten Termin und formaler Einladung – oder zufällig im Pausenraum geführt werden.

In den Unternehmen werden als Mitarbeitergespräch meist solche Gespräche bezeichnet, die einen formellen Rahmen haben; Vorgesetzte legen dann für ein bilaterales Gespräch Ort, Zeit und Thema fest.

Mitarbeitergespräche zu Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen oder Personalentwicklung sind in manchen Unternehmen vorgeschrieben. Solche Gespräche werden auch als Personalgespräche bezeichnet.

Ziele eines Mitarbeitergesprächs

Ziel des Mitarbeitergesprächs ist, das Fähigkeits-, Leistungs- und Persönlichkeitspotenzial im Interesse der Beschäftigten und im Interesse des Unternehmens zur Geltung zu bringen.

Besonders relevant sind Gespräche, in denen Sie

• eine Aufgabe delegieren,
• sich wichtige Informationen Ihrer Mitarbeitenden einholen,
• eine wichtige Mitteilung machen,
• zwischen mehreren Mitarbeitern in einer Konfliktsituation schlichten müssen,
• mit Mitarbeiterin oder Mitarbeiter über ihre Leistungen sprechen,
• Ziele besprechen, vorgeben oder vereinbaren.

In allen diesen Gesprächen müssen Sie überzeugen! Das bedeutet, Sie wollen Menschen bewegen oder ändern in Bezug auf deren Einstellungen, Kenntnisse, Gefühle oder Handlungen.

Das wichtigste Prinzip für eine erfolgreiche Gesprächsführung ist deshalb, dass Sie sich in Ihren Gesprächspartner hinein versetzen. In der Fachsprache heißt dies: Alterozentriertheit.

Verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen im Überblick

Jede Gesprächssituation verlangt eine andere Art von Gespräch. Sie müssen sich im Vorfeld des Mitarbeitergesprächs überlegen, welcher Gesprächstyp der Situation angemessen ist. Dies hängt davon ab, um was es in dem Gespräch gehen soll.

Folgende Gesprächstypen werden unterschieden:

• Delegationsgespräch: Sie wollen eine Aufgabe an einen Mitarbeiter weitergeben. Sie müssen ihn dazu umfassend informieren.
• Kritikgespräch: Es gibt objektive Gründe dafür, dass Sie mit der Leistung einer Mitarbeiterin nicht zufrieden sind. Die Mitarbeiterin kannte die Erwartungen und war bereit, sie zu erfüllen.
• Mitteilungsgespräch: Sie haben eine Entscheidung getroffen, die Sie nun mitteilen. Die Entscheidung ist nicht zu ändern. Sie wollen die Entscheidung durchsetzen.
• Informations- oder Beratungsgespräch: Sie wollen von Ihrem Team möglichst viele und gute Informationen, um auf dieser Grundlage eine Entscheidung treffen zu können.
• Überzeugungsgespräch: Sie wollen andere von Ihrer Meinung überzeugen. Sie sind aber auch bereit, Ihre Meinung zu ändern.
• Zielvereinbarungsgespräch: Sie wollen mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter Ziele vereinbaren. Sie erläutern Ihre Erwartungen oder geben Ziele vor. Dann besprechen Sie, ob und wie diese Ziele erreicht werden können, und vereinbaren, was realistisch ist.
• Konfliktgespräch: Zwei oder mehr Parteien haben einen sachlich begründeten Konflikt. Sie sollen schlichten.
• Anerkennende Worte: Loben Sie, wenn es angebracht ist!

Beispiel: Gesprächsart auf Gesprächsinhalt abstimmen

Wenn Sie etwa Ihrer Mitarbeiterin mitteilen wollen, dass sie zwischen Weihnachten und Neujahr leider keinen Urlaub bekommen kann, sollten Sie nicht den Typ des Informationsgesprächs wählen. Sonst könnte die Mitarbeiterin Ihre Entscheidung leicht infrage stellen. Am Ende haben Sie nicht erreicht, was Sie wollen. Deshalb ist das Mitteilungsgespräch für diesen Fall die richtige Gesprächsart.

KISS-Prinzip im Mitarbeitergespräch anwenden

Wenn Sie zu Beginn und auch während des Mitarbeitergesprächs die Aspekte des KISS-Prinzips beachten, erleichtern Sie sich den Zugang zu Ihrem Gegenüber. Das KISS-Prinzip steht für:

K - Körper

Achten Sie auf Ihre Körpersignale. Wenden Sie sich mit dem Körper dem Gesprächspartner zu und signalisieren Sie damit Achtsamkeit und Offenheit. Mit dem Körper können Sie zeigen, ob Sie zustimmen, nachdenken, anderer Meinung oder verärgert sind.

I - Inhalt

Verdeutlichen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie seine Argumente verstehen und nachvollziehen können.

S - Stimme

Achten Sie auf eine angemessene Lautstärke und Sprechgeschwindigkeit sowie auf den angemessenen Einsatz von Pausen und Rhythmus. Bedenken Sie: „Der Ton macht die Musik.“

S - Sinneskanäle

Sprechen Sie alle Sinneskanäle Ihres Gesprächspartners an. Zeigen Sie, was Sie meinen. Sagen und benennen Sie Beispiele. Verwenden Sie anschauliche, bildliche Wörter aus dem Erfahrungsbereich des Gesprächspartners – und weniger abstrakte Begriffe.

Sie können auch Emotionen zeigen durch Äußerungen, wie:

„Das ist ja der Hammer.”

„Das ärgert mich.”

„Das stinkt zum Himmel.”

„Das Gefühl habe ich auch.”

Mitarbeitergespräch beenden

Manchmal fällt es schwer, ein Gespräch zielstrebig zu beenden. Doch wenn alles gesagt ist, gibt es keinen Grund, die Zeit weiter verstreichen zu lassen und das Gespräch unnötig in die Länge zu ziehen.

Mögliche Techniken, wie Sie ein Gespräch konstruktiv beenden, sind:

Zu Beginn Zeitrahmen vereinbaren und sich zum Schluss darauf beziehen:

„Wir hatten ja eine halbe Stunde Zeit für unser Gespräch eingeplant. Jetzt habe ich gleich den nächsten Termin.”

Zusammenfassen oder Resümee ziehen:

„Lassen Sie mich abschließend zusammenfassen: ...”

Vertagen des Themas:

„Wir sollten nochmals über das Thema/ die Lösung nachdenken.”

Weiteres Vorgehen festlegen (mit Termin!):

„Wie besprochen, können Sie nun loslegen mit ... Wir sehen uns dann am ... wieder und besprechen das Ergebnis.”

Verfahrensebene ansprechen:

„Ich hole Ihnen wie vereinbart die Unterlagen. Dann können Sie diese gleich im Anschluss in Ruhe durchgehen.”

Der Blick auf die Uhr mit Hinweis auf das (geplante) Ende:

„Aus meiner Sicht haben wir alles besprochen. Vielen Dank für das Gespräch.“

Unterlagen zuklappen als nonverbales Signal.