MitarbeiterbindungPersonalaustritt optimieren mittels Offboarding-Prozess

Was ist Offboarding?

Offboarding ist der Prozess, der stattfindet, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Es umfasst alle Schritte, die unternommen werden, um das Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Dazu gehören insbesondere:

• die Rückgabe von Arbeitsgeräten wie Laptops und Zugangskarten
• die Rückgabe des Dienstfahrzeugs oder Geschäftsautos
• die Übergabe von Aufgaben
• der Wechsel von besonderen Funktionen im Unternehmen oder von der Teilnahme in Gremien (zum Beispiel als Sicherheitsbeauftragter oder Mitglied des Betriebsrats)
• die Übertragung von Wissen an Kolleginnen und Kollegen
• das Erledigen aller administrativen Angelegenheiten zum Ausscheiden

Offboarding ist notwendig, um den Abschiedsprozess professionell zu gestalten und sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte ordnungsgemäß abgeschlossen werden.

Warum Offboarding?

Während Onboarding (Integration neuer Mitarbeitender) in den meisten Unternehmen nach einem ausgeklügelten Prozess abläuft, wird der Onboarding-Prozess häufig vernachlässigt.

Offboarding ist allerdings genauso wichtig wie Onboarding, weil Fragen wie die folgenden vollständig und auf standardisierte Weise geklärt werden sollten:

• Wie und wann informieren wir Kolleginnen und Kollegen über das Ausscheiden des Mitarbeiters?
• Wer übernimmt die Tätigkeiten nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters – kurzfristig und langfristig?
• Wie gehe ich mit geringeren Kapazitäten aufgrund des Ausscheidens um und wie kommuniziere ich diesen Umstand an Kunden oder Geschäftspartner?
• Was muss beim Austrittsprozess auf persönlicher Ebene beachtet werden, damit unser Unternehmen in guter Erinnerung bleibt?
• Wie muss der Austrittsprozess gestaltet sein, damit er zu unserer Corporate Identity und unserer Firmenkultur passt?

Hierbei handelt es sich nur um eine Auswahl an möglichen Fragen und Problemen, die unbeantwortet bleiben, wenn es keinen guten Offboarding-Prozess im Unternehmen gibt.

Vorteile von Offboarding

Vorteile des Offboardings sind:

• Die Arbeitsmoral des Personals steigt, wenn alle sehen: Auch mit ausscheidenden Mitarbeitenden geht mein Arbeitgeber angemessen um.
• Die Mitarbeiterbindung wird gestärkt; die Chance auf ein Rehiring (Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeitender) werden verbessert.
• Ihr Arbeitgeberimage wird gestärkt. Es spricht sich schnell herum, ob Unternehmen fair oder unfair mit Beschäftigten umgehen. Gerade ehemalige Mitarbeitende tragen einen Teil zur Mund-zu-Mund-Propaganda bei und können Ihnen so indirekt Bewerberinnen und Bewerber bescheren – oder eben nicht.
• Sie erhalten wahrscheinlicher ehrliches Feedback im Zuge des Austrittsgesprächs, wenn der Offboarding-Prozess transparent und fair gestaltet wird.
• Fühlen sich Mitarbeitende aufgrund eines angemessenen Offboarding-Prozesses wertgeschätzt, sind sie eher bereit, ihr wertvolles Wissen zu teilen. Das erleichtert den Wissenstransfer der Ausscheidenden.

Der Offboarding-Prozess

1. Ankündigung des Ausscheidens

Sobald ein Mitarbeiter seinen Entschluss zum Ausscheiden aus dem Unternehmen mitgeteilt hat, sollte der Offboarding-Prozess in Gang gesetzt werden. Dies kann durch ein persönliches Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten oder der Personalabteilung erfolgen. Das Ziel: Gründe für den Austritt verstehen und mögliche Anliegen besprechen.

2. Informationsaustausch

Die Personalabteilung sollte alle notwendigen Informationen über die bevorstehende Kündigung sammeln, einschließlich:

• des genauen Austrittsdatums,
• der Gründe für den Weggang und
• des Rückgabedatums von Unternehmenseigentum wie Laptops, Schlüsselkarten usw.

3. Übertragung von Verantwortlichkeiten

Es ist wichtig, den Wissenstransfer sicherzustellen, indem der ausscheidende Mitarbeiter seine aktuellen Projekte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Kollegen oder Nachfolger übergibt. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang und minimiert mögliche Geschäftsauswirkungen.

Wenn der ausscheidende Mitarbeiter besondere Aufgaben, Funktionen oder Rollen im Unternehmen eingenommen hat, muss dafür ein Nachfolger oder eine Nachfolgerin gefunden werden. Zum Beispiel für: Meldestelle für Whistleblower, Inklusionsbeauftragter, Sicherheitsfachkraft für Arbeitsschutz, Mitglied im Betriebsrat oder Personalrat oder Mitarbeit in Gremien und Ausschüssen.

4. Feedback-Erfassung

Um wertvolle Erkenntnisse über die Mitarbeitererfahrung zu gewinnen, sollte ein Feedback-Gespräch stattfinden. Dabei haben Mitarbeitende die Möglichkeit, ihre Ansichten über ihre Zeit im Unternehmen zu teilen – einschließlich positiver Aspekte und Bereiche, die Verbesserungen benötigen.

5. Kommunikation an das Team

Das Team, in dem der Mitarbeiter tätig war, sollte über den bevorstehenden Austritt informiert werden. Dies kann durch eine interne Ankündigung erfolgen, die den Mitarbeiter für seine Beiträge würdigt und den Übergangsplan erläutert.

6. Ausrüstungsrückgabe und Datenzugriff

Der Mitarbeiter sollte Anweisungen erhalten, wie er Unternehmenseigentum wie Laptops, Mobiltelefone und andere Ressourcen zurückgeben kann. Gleichzeitig sollten Zugriffsrechte auf sensible Informationen oder Systeme entsprechend angepasst oder widerrufen werden.

Falls der Mitarbeiter einen Dienstwagen oder ein Geschäftsauto nutzt, klären Sie, wann und wie das Fahrzeug zurückgegeben wird. Falls es Mängel gibt, werden diese dokumentiert.

7. Abwicklung administrativer Aufgaben

Die Personalabteilung sollte den Mitarbeiter bei administrativen Aufgaben wie der Übertragung von Versicherungsverträgen, Meldungen bei der Sozialversicherung oder bei der Arbeitsagentur und bei finanziellen und steuerlichen Angelegenheiten unterstützen.

Es bietet sich an, eine Checkliste zur Verfügung zu stellen, indem für alle Mitarbeitenden aufgelistet wird, welche administrativen Aufgaben anfallen und wer jeweils der interne Ansprechpartner ist.

8. Abschiedsveranstaltung

Um die Anerkennung für die Arbeit des Mitarbeiters zu zeigen, wird eine Abschiedsveranstaltung organisiert. Dies kann von einem informellen Teamtreffen hin zu einer förmlichen Abschiedsfeier mit der Geschäftsleitung (zum Beispiel beim Ausscheiden langjähriger Führungskräfte oder beim Renteneintritt) reichen.

9. Beziehungspflege

Das Ende des Arbeitsverhältnisses bedeutet nicht unbedingt das Ende der Beziehung. Das Unternehmen sollte in Kontakt bleiben, um ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Entwicklungen und Möglichkeiten zu informieren, die sich in der Zukunft ergeben könnten. Sorgen Sie deshalb dafür, die Kontaktdaten zu ehemaligen Mitarbeitenden aktuell zu halten.

10. Feedback geben und Arbeitszeugnis aushändigen

Mitarbeitende haben spätestens beim Ausscheiden aus dem Unternehmen das Recht auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dieses sollte aussagekräftig, ehrlich und möglichst wohlwollend formuliert sein.

11. Geschäftskontakte informieren

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und zuvor regelmäßig mit Kunden oder Geschäftspartnern in Kontakt stand oder für deren Betreuung verantwortlich war, sollte eine Mitteilung erfolgen, bevor das Arbeitsverhältnis endet.

In einer Kundeninformation wird darauf hingewiesen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Es wird um Verständnis für mögliche Unannehmlichkeiten gebeten, die sich daraus ergeben könnten. Wichtig: Teilen Sie mit, wer den Kunden zukünftig betreut und wie diese Person erreicht werden kann.

12. Verbesserungsanalyse

Nachdem der Offboarding-Prozess abgeschlossen ist, sollte das Unternehmen eine retrospektive Analyse durchführen. Hierbei werden Rückmeldungen, Abläufe und Ergebnisse überprüft, um den Prozess kontinuierlich zu optimieren und das zukünftige Offboarding zu verbessern.

Sonderfälle beim Offboarding

Um effektives Offboarding zu betreiben, sollten Sie zwei grundlegend verschiedene Szenarien unterscheiden:

1. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter kündigt.
2. Das Unternehmen kündigt.

Wenn Mitarbeitende selbst kündigen: Hat der Mitarbeiter erläutert, warum er kündigt? Bei einer ordentlichen Kündigung müssen die Beschäftigten keine Kündigungsgründe angeben. Man kann sie aber freundlich darum bitten. Häufige Gründe, die beim Mitarbeiter liegen, sind:

• monetäre Gründe
• Wechsel in ein anderes Berufsfeld
• familiäre Gründe
• gesundheitliche Gründe
• Umzug

Manchmal führen interne Umstände zu schlechter Stimmung. Hier liegen die Kündigungsgründe beim Unternehmen. Mitarbeitende fühlen sich zum Beispiel ungerecht behandelt; möglicherweise „stimmt die Chemie nicht“ zwischen dem betreffenden Mitarbeiter und den Kollegen oder der Führungskraft.

Da die Kündigungsgründe dann beim Unternehmen liegen, müssen sie beim Offboarding-Prozess anders vorgehen. Das Unternehmen sollte dann prüfen, ob und wie es diese Kündigungsgründe vermeiden und die Ursachen beseitigen kann. Ansonsten drohen weitere Kündigungen durch Betroffene.

Was Sie beim Offboarding je nach Trennungsgrund beachten

Ihr Mitarbeiter kündigt.
Wenn sich Mitarbeitende aus persönlichen Gründen von Ihrem Unternehmen trennen, durchläuft Ihr Unternehmen den üblichen Offboarding-Prozess. Sie sorgen dafür, dass das Ausscheiden und die Übergabe reibungslos vermeiden.

Wenn Mitarbeitende aus unternehmensbedingten Gründen kündigen, suchen Sie nach den Ursachen. Klären Sie, inwiefern Sie diese Ursachen kurz- oder langfristig beseitigen müssen, um weitere Kündigungen zu verhindern. Planen Sie entsprechende Veränderungen oder Personalentwicklungsmaßnahmen.

Ihr Unternehmen kündigt.
Trennen Sie sich von Mitarbeitenden, wird ein Schritt im Offboarding-Prozess ergänzt: Helfen Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter dabei, eine neue Stelle zu finden. Damit zeigen Sie Wertschätzung, Respekt und Verantwortungsgefühl gegenüber Menschen, die (vielleicht jahrelang) Teil Ihres Unternehmens waren.

Große Unternehmen nutzen Outplacement (auch: Newplacement). Hierbei handelt es sich um eine Dienstleistung, die vom Arbeitgeber bezahlt wird und Beschäftigten dabei hilft, eine neue Stelle in einem anderen Unternehmen zu finden.

Kleine Unternehmen können eigene Kontakte nutzen, um innerhalb ihres Netzwerks den Kontakt zwischen ausscheidendem Mitarbeiter und potenziell neuen Arbeitgebern herzustellen.

Mitarbeiter scheidet wegen eines Konflikts aus.
Scheidet ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aufgrund von internen Konflikten aus und verhält sich im Offboarding-Prozess oder während der Mitarbeit innerhalb der Kündigungsfrist unkooperativ oder unfair, bleiben Unternehmen trotzdem stets professionell, indem der Offboarding-Prozess Schritt für Schritt durchlaufen wird.

Was Sie beachten sollten:

• Sprechen Sie gegenüber anderer Mitarbeitenden nicht negativ über den Betroffenen.
• Geben Sie keine Details über persönliche Gespräche, Gründe für die Kündigung oder den weiteren Werdegang des Beschäftigten preis. Persönliche Daten sind zu schützen.
• Formulieren Sie das Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß und tendenziell wohlwollend.
• Halten Sie sich an alle gesetzlichen Fristen und Regelungen zum Kündigungsschutz – unabhängig davon, ob die Mitarbeit entsprechend Ihrer Vorstellungen bis zum Ablauf der Kündigungsfrist funktioniert oder nicht.

Mitarbeiter scheidet wegen Renteneintritts aus.
Durchlaufen Sie auch in diesem Fall den üblichen Offboarding-Prozess und bereiten Sie zusätzlich eine Abschiedsrede vor. Besorgen Sie ein Abschiedsgeschenk oder einen Blumenstrauß.

Beziehen Sie die Kolleginnen und Kollegen mit ein. Vielleicht möchten diese zum Beispiel einige persönliche Sätze zum Abschied vortragen oder Ideen für ein Abschiedsgeschenk einbringen.