Personalplanung mit ExcelPersonalaufwand, Prämien und Personalkosten berechnen
Bei der Personalplanung Kosten und Budget berücksichtigen
Bei der Personalplanung, Schaffung neuer Stellen, Stellenbesetzung, Aufgabenverteilung und bei allen Maßnahmen zur Personalentwicklung müssen Sie als verantwortliche Führungskraft die Kosten beachten und im Griff haben. Denn:
- Die Höhe der Personalkosten ist für Führungskräfte oft ein Leistungsindikator.
- Und oft sind die Personalkosten durch ein Budget gedeckelt.
Deshalb brauchen Sie im Rahmen Ihrer Führungs- und Planungsaufgaben eine Übersicht und Zusammenstellung der relevanten Personalkosten.
Was zählt zu den Personalkosten?
Es gibt keine verbindliche Definition oder Vorgabe, was Sie für Ihren Verantwortungsbereich bei den Personalkosten berücksichtigen müssen und was nicht. Einige personalbezogene Kosten werden auch vom Unternehmen insgesamt getragen – je nach Kostenart und Zurechnungsmöglichkeit.
Sie verhandeln und legen deshalb mit der Geschäftsleitung fest, was zu Ihrem Personalbudget gehört. Das können sein:
- Brutto-Löhne und Gehälter
- Sozialkosten, Beiträge des Arbeitgebers zu Löhnen und Gehältern
- Kosten für Qualifizierung und Weiterbildung (interne und externe Kosten)
- Prämien, Bonus für einzelne Mitarbeiter oder für das Team
- Kosten für Mitarbeiter-Rabatte oder andere Benefits (Fahrtkostenzuschüsse, Tankgutscheine, Geschenke)
- Reisekosten
Prämien berechnen nach dem Modell von Halsey oder von Rowan
Wie hoch die Prämien für Ihre Mitarbeitenden ausfallen, hängt von dem Modell ab, das Sie in Ihrem Bereich oder Ihrem Unternehmen zur Prämienberechnung nutzen. Sie können sich dabei an dem orientieren, was ein Mitarbeiter durch seine überdurchschnittliche Leistung für das Unternehmen einspart. Die Prämie ermitteln Sie dann nach dem Modell von Halsey oder dem Modell von Rowan.
Letztlich legen Sie als Führungskraft oder die Geschäftsleitung fest, unter welchen Voraussetzungen Sie und Ihr Unternehmen eine Gehaltsprämie bezahlen und wie hoch diese ausfällt. Dabei können Sie auch die Mitarbeitenden und deren Vertretung (Betriebsrat) einbeziehen. Eventuell ist in einem Tarifvertrag geregelt, dass Prämienzahlungen mitbestimmungspflichtig sind. Außerdem kann es Betriebsvereinbarungen dazu geben.
Personalkosten erfassen
In jedem Fall sollten Sie die Personalkosten in Ihrem Verantwortungsbereich erfassen. Die Daten und Informationen dazu erhalten Sie unter anderem von Ihrer Lohnbuchhaltung und der Personalverwaltung.
Wichtig ist, dass alle relevanten Personalkosten vollständig und über einen längeren Zeitraum erfasst werden. Dazu muss festgelegt sein, welche Kostenarten dazu zählen und welche nicht.
Mit den Personalkosten Stundensatz und Produktpreise berechnen
Die Personalkosten müssen Sie vor allem dann wissen, wenn Sie die Leistungen Ihres Verantwortungsbereichs anderen Bereichen oder Kunden in Rechnung stellen wollen. Dann wird aus den gesamten Personalkosten und weiteren Kostenarten ein Stundensatz berechnet.
Dazu dividieren Sie die Personalkosten durch die Anzahl der Leistungsstunden. Das sind die Stunden, in denen Sie eine Leistung für Ihre internen oder externen Kunden erbringen und die Sie in Rechnung stellen können. Die Leistungsstunden ergeben sich aus:
- Personalbestand und verfügbarer Personalkapazität (in Stunden)
- Ausfälle durch Krankheit, Urlaub, Weiterbildung, Störfälle etc.
- Auslastung durch Kundenaufträge oder Projekte
Diese Faktoren beziehen Sie in Ihre Personalplanung ebenfalls mit ein.
Personalaufwand nach Gehaltsklassen analysieren
Der entscheidende Faktor für die Personalkosten sind Löhne und Gehälter. Ermitteln Sie deshalb, wie hoch die Brutto-Löhne und Gehälter in Ihrem Fall sind.
Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie dazu mehrere Gehaltsklassen unterscheiden. Halten Sie fest, wie viele Beschäftigte in eine Gehaltsklasse fallen und wie hoch der entsprechende Personalaufwand ist.
In einem Diagramm erkennen Sie die Verteilung der Mitarbeitenden und der Personalkosten auf diese Gehaltsklassen.
Prämienlohn berechnen
Wenn die Leistungen der Mitarbeitenden besser sind, als im Durchschnitt von Ihnen geplant, können Sie Zeit für die Bearbeitung von Aufgaben einsparen und damit auch Kosten. Ein Teil dieser Einsparung kann an einzelne Mitarbeiter oder das Team als Prämie weitergereicht werden. Hierfür gibt es zwei etablierte Verfahren:
- Prämienlohn nach Halsey: Der Mitarbeiter erhält einen Teil des durch höhere Arbeitsleistung ersparten Lohnes als Prämie ausbezahlt. Die Prämie hängt von der absoluten Zeitersparnis ab.
- Prämienlohn nach Rowan: Der Arbeitnehmer erhält eine Prämie nach dem Prozentanteil, um den er die Vorgabezeit unterschritten hat.
Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie die entsprechenden Prämien berechnen.
Stundenverrechnungssatz aus Personalaufwand ermitteln
Für betriebswirtschaftliche Entscheidungen ist nicht nur der absolute Personalaufwand bedeutsam, sondern der relative Personalaufwand, der mit der erbrachten Leistung in Beziehung gebracht wird. Dazu berechnen Sie den Personalstundensatz.
Mit der folgenden Excel-Vorlage ermitteln Sie den Stundenverrechnungssatz für Ihre Mitarbeitenden – bezogen auf Einzelpersonen, Bereiche oder Abteilungen. Berücksichtigt werden:
- tatsächliche Arbeitszeit
- Personalaufwand und sonstige Kosten
- Risikozuschlag
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld berechnen
Als Arbeitgeber müssen Sie einen Zuschuss bezahlen, wenn eine Mitarbeiterin in Mutterschutz wechselt und ihr Nettogehalt durch das staatliche Mutterschaftsgeld nicht erreicht wird.
In der folgenden Excel-Vorlage finden Sie eine Beispielrechnung. Nutzen Sie diese Vorlage, um für Ihre (werdenden) Mütter den Zuschuss zu berechnen, den Sie mit der monatlichen Gehaltszahlung überweisen müssen.
