Personalplanung mit ExcelWie Sie den Personalbedarf ermitteln und berechnen

Was versteht man unter Personalbedarf?

Als Personalbedarf bezeichnet man die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ein Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele benötigt. Mithilfe der Personalbedarfsplanung soll gewährleistet werden, dass jederzeit die benötigte Mitarbeiteranzahl mit den passenden Qualifikationen verfügbar ist.

Warum berechnet man den Personalbedarf?

Berechnen Unternehmen den Personalbedarf exakt und regelmäßig, profitieren sie von folgenden Vorteilen:

• hohe Effizienz: Maschinen werden ausgelastet, Arbeitsgeräte genutzt, Prozesse optimal aufeinander abgestimmt
• hohe Mitarbeiterzufriedenheit: keine Mehrarbeit wegen Personalmangels und daraus folgendem Stress
• Bedarf für Fortbildungen wird frühzeitig erkannt
• optimierte Personalkosten und daraus folgend höhere Gewinne

Verschiedene Arten des Personalbedarfs

Bei der Personalplanung sind sowohl der qualitative als auch der quantitative Personalbedarf wichtig. Was versteht man jeweils darunter?

Was ist der qualitative Personalbedarf?

Beim qualitativen Personalbedarf stellen Sie sich die Frage: Verfügen meine Mitarbeitenden über die richtigen Qualifikationen, um ihre (aktuellen und zukünftigen) Aufgaben zu erfüllen? Um das zu beantworten, legen Sie fest:

• Welche Ergebnisse müssen erreicht werden?
• Welche Leistungen sind gefordert?
• Welche Anforderungen müssen dazu erfüllt sein?

Daraus ergibt sich, welche Qualifikationen einzelner Personen und ganzer Teams für die Zielerreichung gefordert sind. Erkennen Sie Kompetenzlücken, können Sie diese durch interne Entwicklungsmaßnahmen oder Neueinstellungen schließen. Manchmal stellt sich heraus, dass die eine oder andere Qualifikation perspektivisch nicht mehr gebraucht wird.

Was ist der quantitative Personalbedarf?

Bei der Berechnung des quantitativen Personalbedarfs dreht sich alles um die Frage: Wie viele Arbeitskräfte benötigt das Unternehmen, um die Ziele zu erreichen? Unterschieden wird zwischen den verschiedenen Bedarfskategorien:

• Einsatzbedarf: ständig verfügbare Mitarbeitende
• Reservebedarf: Mitarbeitende, die Ausfälle ausgleichen
• Zusatzbedarf: Mitarbeitende, die akuten personellen Mehrbedarf ausgleichen (zum Beispiel in der Hochsaison oder bei Großaufträgen)
• Neubedarf: neue Wirkungsbereiche oder Projekte kommen hinzu oder die Liefer-, Leistungs-, Auftrags- oder Produktionskapazität wird erhöht
• Ersatzbedarf: Mitarbeitende, die freie Stellen vorübergehend besetzen

Wann wird der Personalbedarf berechnet?

Generell sollten Sie als Unternehmer stets wissen, wie hoch der Personalbedarf aktuell ist und ob er gedeckt, untererfüllt oder übererfüllt wird. Doch es gibt Situationen, in denen Sie den Bedarf an Personal noch genauer betrachten sollten:

Veränderte Unternehmensstrategie

Wenn neue Produkte eingeführt werden, ergeben sich häufig zusätzliche oder neue und unbekannte Aufgaben für Beschäftigte. Dann sollte analysiert werden, ob das vorhandene Personal mit seiner Erfahrung, seinen Qualifikationen und den zeitlichen Kapazitäten die neuen Anforderungen erfüllt oder zusätzliches Personal benötigt wird. Entfallen bestimmte Services, weil es Produkte nicht mehr gibt, müssen eventuell Mitarbeitende freigesetzt werden.

Veränderte wirtschaftliche Situation

Fallen plötzlich Aufträge aus und die Nachfrage geht mittel- oder langfristig zurück, verändert sich auch der Personalbedarf. Entweder müssen Mitarbeitende entlassen oder lediglich offene sowie ausgeschriebene Stellen gestrichen werden.

Veränderte politische Situation

Viele politische Entscheidungen beeinflussen Unternehmen, weil sich beispielsweise die Produktionskosten ändern. Daraus ergibt sich auch ein veränderter Personalbedarf.

Saisonale Effekte

Je nach Branche und Unternehmen hängt die Auftragslage und der Arbeitsaufwand stark von der Saison ab. Der Personalbedarf sinkt und steigt in Intervallen. Neben der exakten Kalkulation des Personalbedarfs muss die Frage geklärt werden: Woher kommen die Saisonkräfte und wie lange bleiben sie?

Wie berechnet man den Personalbedarf?

Sie berechnen zuerst den Bruttopersonalbedarf und danach den Nettopersonalbedarf.

Bruttopersonalbedarf berechnen

In diesem Schritt berechnen Sie, wie viel Personal Sie insgesamt zur Zielerreichung benötigen. Das Ziel kann etwa die Bearbeitung einer bestimmten Anzahl an Aufträgen oder die Herstellung einer bestimmten Produktmenge sein.

Für die Berechnung des Bruttopersonalbedarfs spielt es keine Rolle, welche personellen Zugänge oder Abgänge Ihr Unternehmen erwartet. Es handelt sich um einen Sollwert, auch Planwert genannt.

Es gibt zwei Varianten zur Berechnung des Bruttopersonalbedarfs:

Einsatzbedarf = Arbeitsaufwand / Arbeitsstunden pro Mitarbeiter

Der Arbeitsaufwand entspricht der benötigten Personalkapazität aufgrund von Arbeitsanfall, Aufträgen oder geplanten Produktionsmengen.

Beispiel zur Berechnung des Einsatzbedarfs (in einem Monat):

2.400 Stunden / 150 Stunden pro Mitarbeiter = 16 Mitarbeitende

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor

Beispiel zur Berechnung des Reservebedarfs:

16 x 24,06 % = 16 x 0,24 = 3,84

Der Reservebedarf beträgt (gerundet) 4.

Der Personalbedarf beträgt im Beispiel 20, weil:

16 (Einsatzbedarf) + 4 (Reservebedarf)

Beispiel: Bruttopersonalbedarf = 10 Stellen + 2 benötigte Stellen – 1 nicht mehr benötigte Stelle = 11 Stellen

Sie sehen: Bei dieser Variante werden auch Stellen berücksichtigt, die zukünftig benötigt oder abgebaut werden.

Personalbestand berechnen

Der Personalbestand ist die Anzahl der Mitarbeitenden, die zu dem Zeitpunkt im Unternehmen arbeiten werden, für den Sie Ihren Bruttopersonalbedarf berechnet haben.

Wenn etwa die Personalplanung für die nächsten 12 Monate festgelegt werden soll, müssen Sie wissen: Wie viele Angestellte werden voraussichtlich laufenden Jahr im Unternehmen gebraucht?

Beispiel: Personalbestand = 12 aktuelle Mitarbeitende + 1 Zugang – 2 Abgänge = 11 Mitarbeitende

Nettopersonalbedarf berechnen

Beispiel: Ihre Berechnung zum Personalbedarf hat ergeben, dass Sie 20 Mitarbeitende benötigen. Der für dieses Jahr berechnete Personalbestand sind 11 Mitarbeitende.

Der Nettopersonalbedarf beträgt: 20 Mitarbeitende – 11 Mitarbeitende = 9 Mitarbeitende

Der Nettopersonalbedarf kann positiv oder negativ ausfallen:

• Nettopersonalbedarf < 0: Personalüberdeckung
• Nettopersonalbedarf > 0: Personalunterdeckung

Im Beispiel ist das Ergebnis gleich 9; Sie müssen also weitere Mitarbeitenden einstellen.

Mögliche Maßnahmen bei Personalüberdeckung und Personalunterdeckung

Fall 1: Auf Personalüberdeckung folgt Personalfreisetzung

Kommt bei der Berechnung des Personalbedarfs heraus, dass es zu viel Personal gibt, muss entweder die Anzahl der Mitarbeitenden oder die Zahl der insgesamt gearbeiteten Stunden reduziert werden. Ihre Optionen:

• kein Ausgleich der voraussichtlichen Abgänge durch Fluktuation oder Pensionierung
• Mitarbeiterentlassung
• Versetzung innerhalb des Unternehmens
• neue Aufgabenverteilung zwischen Teams oder Abteilungen (überlastete Teams übertragen einen Teil ihrer Aufgaben auf nicht ausgelastete Mitarbeitende aus anderen Teams)
• Sabbaticals, frühzeitige Pensionierung oder Teilzeitarbeit anbieten

Fall 2: Auf Personalunterdeckung folgen Neueinstellungen

Ergibt sich aus der Berechnung des Personalbedarfs, dass Sie über zu wenig Personal verfügen, sollten zeitnah Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt werde. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das häufig nicht auf Anhieb möglich. Findet sich kein passendes Personal, ergreifen Sie folgende Maßnahmen:

• Priorisierung: Sind Projekte in personeller Hinsicht sehr ambitioniert, müssen sie pausiert oder nach hinten verschoben werden. Im Fokus stehen erst einmal Aufgaben, welche den Betrieb erhalten.
• Aushilfskräfte rekrutieren: Für einfachere Aufgaben kommen Werkstudierende, Minijobber und Praktikantinnen sowie Praktikanten infrage, die nur vorübergehend eingesetzt werden. Eventuell ergibt sich aus dieser personellen Notlösung später sogar eine vollwertige Neueinstellung.
• Zeitarbeit (Leiharbeit) nutzen: Sie wenden sich an eine Zeitarbeitsfirma und bitten um (zeitlich befristete) Unterstützung durch Personal
• Prozessoptimierung oder Automatisierung: Sparen Sie personelle Ressourcen, indem Prozesse überprüft und unnötige Arbeiten vermieden werden. Oder Arbeitsschritte werden automatisiert, sodass der Personalbedarf geringer wird. Das kostet Geld, gleicht den Personalmangel jedoch zeitweise aus oder löst das Problem sogar.