PersonalbeschaffungPersonalauswahl als Prozess – Aufgaben und Erfolgsfaktoren

Warum professionelle Personalbeschaffung wichtig ist

Viele Unternehmen befinden sich im Wettstreit um Fachkräfte, Talente oder einfach um diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ideal zu ihrem Unternehmen und zu der Stelle passen, die neu besetzt werden soll.

Dabei ist es enorm wichtig, eine Stelle mit der richtigen Person zu besetzen. Wenn das nicht gelingt, ist der Frust bei Kolleginnen und Kollegen und bei den Vorgesetzten groß. Im schlimmsten Fall kann durch schlechte Leistungen oder eine „schwierige Persönlichkeit“ großer Ärger entstehen und Schaden für das Unternehmen und für das Betriebsklima drohen.

Zudem ist das Auswahlverfahren bei der Personalbeschaffung sehr zeitaufwendig und teuer. Denn wer es sich zu einfach macht, stellt nach kurzer Zeit fest, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter doch nicht so recht passt.

Dabei muss es nicht nur an deren Qualifikation oder der Persönlichkeit liegen. Oft haben die Unternehmen und das verantwortliche Personalmanagement es versäumt, das Profil der Stelle klar zu beschreiben. Dann wundert es nicht, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach kurzer Zeit wieder trennen.

Worum geht es bei der Personalbeschaffung?

Die Personalbeschaffung, Personalgewinnung oder Recruitment umfasst alle Aktivitäten eines Unternehmens, um den Personalbedarf in quantitativer, qualitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht zu decken. Ziel der Personalbeschaffung ist es, die passende Person für bestimmte Aufgaben oder für eine definierte Stelle im Unternehmen mit vertretbarem Aufwand zu finden.

Die Suche nach geeigneten Personen kann intern (im Unternehmen) oder extern (auf dem Arbeitsmarkt) erfolgen. Vor allem geht es darum, im Prozess der Personalbeschaffung die Eignung einer Person für eine Stelle zu prüfen und beiderseitige Interessen und Vorstellungen zu vergleichen und abzustimmen.

Wann brauchen Sie einen definierten Prozess zur Personalbeschaffung?

Die Gründe, warum Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen, können vielfältig sein. Wenn die Arbeitslast steigt, muss der Personalbestand aufgestockt werden. Oder eine Mitarbeiterin hat das Unternehmen verlassen und die Stelle muss wieder besetzt werden.

Größere Unternehmen schaffen sich einen Pool von Nachwuchskräften, die zunächst allgemein im Unternehmen eingesetzt werden und dann Führungs- oder spezielle Fachpositionen übernehmen sollen.

Unter Kostengesichtspunkten hinterfragen viele Unternehmen, ob eine Stelle überhaupt notwendig ist oder wieder besetzt werden soll. Um eine bestehende oder neu geschaffene Stelle optimal zu besetzen, sollte deshalb deutlich werden, welche Werte mit der Stelle und durch den Stelleninhaber für das Team, die Abteilung oder das Unternehmen geschaffen werden.

Um alle diese Aspekte professionell, gründlich und erfolgreich zu beleuchten und zu beantworten, braucht es einen definierten Prozess zur Personalbeschaffung. Vor allem dann, wenn Sie immer wieder Stellen schaffen oder neu besetzen, sollten Sie Ihre Vorgehensweise dazu festlegen. Denn dann:

• Verkürzen Sie die Zeit bis zur Stellenbesetzung.
• Reduzieren Sie die Gefahr, dass es zu einer Fehlbesetzung und damit zu einer schnellen Trennung kommt.
• Stellen Sie sicher, dass Sie freie Stellen mit fachlich bestens qualifizierten und menschlich passenden Personen besetzen.

Worauf Sie bei der Personalbeschaffung achten sollten

Interne oder externe Personalbeschaffung?

In jedem Fall lohnt es sich zu prüfen, ob eine Stelle wirklich außerhalb des Unternehmens ausgeschrieben werden soll. Manchmal finden sich geeignete Kandidatinnen und Kandidaten im eigenen Unternehmen, die eine neue Stelle gerne übernehmen oder deren alte Stelle wegrationalisiert wurde. Außerdem haben interne Kandidaten den Vorteil, dass sie sich mit dem Unternehmen, mit Abläufen und Gepflogenheiten bereits auskennen.

Eine externe Stellenbesetzung ist meist aufwendiger und riskanter; es ist offen, ob der Kandidat oder die Kandidatin zum Unternehmen und zur Stelle wirklich passt. Der Vorteil kann sein, dass mit einer externen Person neues Wissen, spezielle Fähigkeiten oder einfach nur frischer Wind ins Team und Unternehmen kommen.

Personalbeschaffung auf Veränderungsziele ausrichten

In der Neubesetzung oder Einrichtung einer Stelle steckt erhebliches Veränderungspotenzial. Das wird von den Unternehmen meistens unterschätzt oder gar nicht beachtet. Sie verpassen die Chance, Abläufe zu verbessern oder die Leistungen eines Arbeitsbereichs deutlich zu verbessern, indem die Personalbeschaffung explizit auf die Veränderungsziele ausgerichtet wird.

Bedeutung einer Stelle prüfen

Welche Bedeutung eine Stelle im Unternehmen hat, lässt sich in ihrer „strategischen Relevanz“ zusammenfassen. Die strategische Relevanz soll in einem Indikator sichtbar machen, wie sich eine „gute“ oder „schlechte“ Besetzung dieser Stelle für den Erfolg eines Unternehmens auswirken kann.

Wenn zudem deutlich wird, dass gerade für eine strategisch wichtige Stelle kaum oder keine geeigneten Kandidaten am Arbeitsmarkt verfügbar sind, dann muss das Unternehmen gegebenenfalls spezielle Maßnahmen zur Besetzung der Stelle ergreifen; zum Beispiel die Einschaltung einer Personalberatung oder eines Headhunters.

Personalbeschaffung als Prozess

Gerade weil die Besetzung einer Stelle mit der richtigen Person für ein Team und für das Unternehmen so wichtig ist, sollte die Personalbeschaffung gründlich und strukturiert durchgeführt werden. Das bedeutet, es müssen mehrere Aufgaben in einem Prozess durchgeführt werden.

Der Prozess der Personalbeschaffung setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:

1. Anforderungsprofil klären und festlegen
2. Stellenausschreibung formulieren
3. Stellenausschreibung bekannt machen
4. Bewerbungen sichten und beurteilen
5. Bewerbungsgespräche führen und Auswahlinstrumente einsetzen
6. Entscheidung treffen
7. neue Mitarbeiterin oder neuen Mitarbeiter einarbeiten, Probezeit nutzen

Die wichtigste und zugleich oft schwierigste Aufgabe der Personalbeschaffung stellt sich gleich zu Beginn des Personalbeschaffungsprozesses: Was soll die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen tun? Und was muss die Person dafür mitbringen?

Nur wer ein klares Anforderungsprofil hat, kann die passende Person finden. Alle weiteren Schritte im Prozess der Personalbeschaffung leiten sich daraus ab.

Wenn Sie Personalbeschaffung nebenbei betreiben, Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen und wichtige Erfolgsfaktoren nicht beachten, benötigen Sie mehr Zeit bei der Personalsuche. Viel Lehrgeld zahlen Sie, wenn Sie erst nach der Probezeit feststellen, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter nicht die richtige Besetzung ist.

Wer ist am Personalbeschaffungsprozess beteiligt?

Im Prozess der Personalbeschaffung sollten mehrere Personen aus Ihrem Unternehmen mitwirken. Das können sein:

• die oder der Vorgesetzte der künftigen Mitarbeiterin oder des künftigen Mitarbeiters
• die Kolleginnen und Kollegen
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Personalabteilung
• Betriebsrat
• Geschäftsführung (bei wichtigen, strategischen Stellen)

Gerade weil viele Personen aus Ihrem Unternehmen in den Prozess der Personalbeschaffung eingebunden sein können, braucht es von vornherein einen klaren Zeitplan. Damit alle wissen, wann sie Zeit mitbringen müssen – zum Beispiel für die Prüfung der Bewerbungsunterlagen oder für Bewerbungsgespräche. Zudem braucht es Zeit für die interne Abstimmung dazu, wer welche Bewerbung favorisiert und warum.

Häufiger Fehler bei der Personalbeschaffung: Bewerber lange warten lassen

Da gute Bewerberinnen und Bewerber in speziellen Bereichen wie Pflegeberufe, Handwerk oder Softwareentwicklung inzwischen knapp sind, können sie sich ihre nächste Arbeitsstelle aussuchen. Umso wichtiger ist es, dass sich das Unternehmen gegenüber den Bewerbern als attraktiv und professionell präsentiert.

Dem steht entgegen, dass der Prozess der Stellenbesetzung oft sehr lange dauert. Einzelne Prozessschritte werden zum falschen Zeitpunkt angegangen oder Entscheidungen werden zu lange hinausgezögert.

Bewerberinnen und Bewerber sehen die lange Dauer bis zur Auswahlentscheidung als kritisch an. Wenn sie bei einem anderen Unternehmen schneller eine Zusage erhalten, scheiden sie für Ihr Unternehmen aus.

Mögliche Gründe für die lange Auswahldauer sind:

• Wichtige Mitarbeiter aus anderen Bereichen werden zu spät einbezogen.
• Stellenanzeigen werden zum falschen Zeitpunkt geschaltet (bevor der zukünftige Vorgesetzte drei Wochen im Urlaub ist).
• Das Anforderungsprofil ist unklar.
• Erst später stellt sich heraus, dass man doch jemanden ganz anderes sucht.

Um solche aufwendigen und ärgerlichen Fehler zu vermeiden, ist eine gute Planung der Personalbeschaffung entscheidend. Hilfreich ist es, einen Prozessverantwortlichen zu bestimmen. Die verantwortliche Person legt klar fest, wer welche Zuarbeit leisten muss und treibt den Personalbeschaffungsprozess zielstrebig voran.