Personalplanung mit ExcelPersonalbestand erfassen und analysieren

Welches Personal wird eingesetzt?

Ausgangspunkt der Personalplanung ist die Ist-Situation im Unternehmen. Sie lässt sich mithilfe unterschiedliche Merkmale beschreiben. Die folgenden Fragen zeigen, welche Merkmale wichtig sind:

• Wie viele Beschäftigte sind im Unternehmen insgesamt tätig?
• Wie viele Beschäftigte haben einzelne Geschäfts- und Funktionsbereiche oder Niederlassungen?
• Welche Arbeitszeitmodelle (Teilzeitarbeit) gibt es im Unternehmen und wie viele Personen arbeiten entsprechend?
• Welche Vertragsformen (unbefristeter Vertrag, Zeitvertrag, Leiharbeit) gibt es im Unternehmen?
• Wie hoch ist demnach die tatsächliche Personalkapazität pro Jahr, pro Monat, pro Woche – in Vollzeitäquivalenten oder in Arbeitsstunden?
• Wie ist die Altersverteilung der Beschäftigten?
• Wie verteilen sich die Beschäftigten auf die unterschiedlichen Lohn- und Gehaltsgruppen?
• Welche Qualifikationen und Kompetenzen haben die Beschäftigten?

Um diese Fragen zu beantworten und damit ein Bild von der aktuellen Belegschaft zu zeichnen, müssen Personalstammdaten – anonym – ausgewertet werden. Die Daten müssen Auskunft geben über:

• Alter oder Geburtsdatum
• Qualifikation durch Ausbildung, Weiterbildung, Zertifikate
• wöchentliche Arbeitszeit
• Zuordnung zu einer Gehaltsgruppe

Wie verändert sich der Personalbestand?

Aufgrund zahlreicher Einflüsse verändern sich der tatsächliche Personalbestand und die Personalkapazität (fast) jeden Tag. Diese Dynamik und die Einflussfaktoren müssen ebenfalls erfasst und quantitativ berechnet oder zumindest geschätzt werden.

Was beeinflusst den Personalbestand kurzfristig?

Wie viele Personen jeden Tag im Unternehmen anwesend und einsatzbereit sind, unterliegt zahlreichen Einflüssen. Zum Beispiel:

• krank gemeldete Beschäftigte
• Mitarbeiter in Weiterbildung
• Mitarbeiter im Urlaub
• aus sonstigen Gründen abwesende Mitarbeiter

Was beeinflusst den Personalbestand langfristig?

Auf längere Sicht sind die wesentlichen Einflussfaktoren:

• Beschäftigte in Mutterschutz und Elternzeit
• Mitarbeiter, die Pflegezeit in Anspruch nehmen
• Mitarbeiter im Sabbatical
• Mitarbeiter, die in (vorzeitig) Ruhestand (Rente, Pension) gehen
• Mitarbeiter, die von Vollzeit in Teilzeit wechseln und umgekehrt
• Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen
• Mitarbeiter, denen gekündigt wird oder die nach der Probezeit nicht übernommen werden
• Auszubildende, die ihre Ausbildung abbrechen

Auch zu diesen Aspekten müssen Daten im Unternehmen ausgewertet werden. Das setzt voraus, dass diese zuvor regelmäßig und vollständig erfasst werden.

Da viele dieser Einflussfaktoren im Voraus nicht bekannt oder planbar sind, müssen sie geschätzt werden – meist auf Basis von Daten aus der Vergangenheit oder von anderen, vergleichbaren Unternehmen.