Projektmanagement mit ExcelPhasen des Projektmanagements im Überblick

Herausforderungen im Projektmanagement

Projektmanagement prägt den Alltag aller Unternehmen und vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Insofern gehören Projekte schon zur Routine. Gleichwohl bleiben viele Projekte stecken, versanden, bringen nicht die gewünschten Ergebnisse, kosten mehr als geplant und dauern länger als erwartet. Risiken und Unwägbarkeiten gehören beim Projektmanagement einfach dazu.

Wer häufig in Projekten mitarbeitet oder Projekte leitet und viele Erfahrungen mit Projektmanagement gesammelt hat, weiß, wie man mit den Herausforderungen und Unwägbarkeiten im Projekt umgeht. Sie kennen die wirklich wichtigen und kritischen Erfolgsfaktoren, erkennen Abweichungen und Probleme frühzeitig und können gegensteuern.

Eines ihrer Erfolgsrezepte ist: Sie haben sich im Laufe ihrer Projektarbeit eine Reihe von Werkzeugen erarbeitet und zurechtgelegt, von denen sie wissen: Damit bewältige ich jedes Projekt. Fast 100 solcher Werkzeuge – in Form von Excel-Vorlagen und Tools – finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel, sortiert nach den einzelnen Projektphasen.

Phasen des Projektmanagements

Zu den Phasen des Projektmanagements zählen:

1. Projekt vorbereiten

In dieser ersten Phase wird die Entscheidung für oder gegen ein Projekt vorbereitet. Es wird geprüft, worum es im Projekt gehen soll, warum es wichtig ist, welche Ziele verfolgt und welche Ergebnisse erreicht werden sollen. Der Projektantrag wird gestellt und zur Entscheidung vorgelegt.

2. Projekt initiieren

Die zweite Phase beginnt mit dem Projektauftrag. Hier werden die Grundlagen geschaffen und die Rahmenbedingungen für das Projekt geklärt. Die Projektziele, die Ergebnisse und Liefergegenstände werden bestimmt, die Erfolgsfaktoren und Risiken werden identifiziert, das Projektteam wird zusammengestellt und die Inhalte werden mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt. Gegebenenfalls werden die erforderlichen Gremien (zum Beispiel ein Lenkungskreis) eingerichtet.

3. Projekt planen

Die Projektplanung erfolgt während des gesamten Projekts. Zunächst werden Aufgaben, Termine, Kosten, Kapazitäten, Ergebnisse und Meilensteine geplant und im Projektstrukturplan festgehalten. Beschaffungen, Verträge, Reporting und Kommunikation werden geplant, und die Risiken für das Projekt werden abgeschätzt. Wichtig ist, dass der ursprüngliche Plan während der Projektlaufzeit immer wieder aktualisiert und angepasst wird.

4. Projektverlauf steuern

Die Aktivitäten zur Umsetzung der einzelnen Maßnahmen werden ständig aufeinander abgestimmt. Arbeitspakete werden freigegeben, die Umsetzung wird überwacht und die Ergebnisse (Qualität, Zeit, Kosten) werden laufend überprüft. Wichtig ist, dass der Informationsaustausch zwischen allen relevanten Beteiligten reibungslos funktioniert. Weicht die Umsetzung (Ist) vom Plan (Soll) ab, muss entsprechend gesteuert werden: Prioritäten verändern sich, der Plan wird angepasst oder Ressourcen werden neu verteilt. Die Stakeholder werden laufend informiert.

5. Projekt abschließen

Am Ende wird das Projekt vom Auftraggeber abgenommen, wenn die Ergebnisse und Liefergegenstände sowie deren Qualität den Erwartungen entsprechen. Die Projektleitung überprüft die Wirtschaftlichkeit, dokumentiert die Ergebnisse, beendet Verträge und sorgt dafür, dass Erfahrungen für zukünftige Projekte genutzt werden können. Das Projektteam wird aufgelöst.

Diese fünf Phasen des Projektmanagements sind in Abbildung 1 zusammengefasst.