Projektmanagement mit ExcelPlanen: Projektstrukturplan erarbeiten und anpassen
Projektstrukturplan erarbeiten und pflegen
Durch die Vorbereitung und Initiierung des Projekts ist klar, worum es gehen soll. In einigen Fällen sind im Lasten- oder Pflichtenheft die inhaltlichen Anforderungen an die Projektergebnisse mehr oder weniger genau beschrieben. Die Anforderungen werden nun in dieser Phase des Projektmanagements mit der Projektplanung in Arbeitspakete und Aufgaben übertragen. Sie werden im Projektstrukturplan beschrieben und zeitlich geplant.
Inhalte des Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan enthält:
- Projektphasen
- Arbeitspakete oder Liefergegenstände
- Teilarbeitspakete
- Aufgaben
- Termine
- Meilensteine
- Kapazitäten
- Ressourcen
- Kosten
Weitere Planungen für das Projekt
Mit den einzelnen Arbeitspaketen und Meilensteinen wird im Projektstrukturplan erläutert, welche Ergebnisse damit jeweils erzielt oder erreicht werden sollen. Außerdem werden geplant:
- Beschaffungen (von externen Lieferanten oder Dienstleistern)
- Verträge
- Reportings und Berichte
- Kommunikationswege im Projektteam und mit anderen Interessierten
Schließlich werden im Rahmen der Projektplanung denkbare Risiken für das Projekt identifiziert und eingeschätzt. Falls die Projektziele nicht wie geplant erreicht werden können oder schwerwiegende Probleme auftauchen, braucht es einen Eskalationsplan. Auch diese Aspekte sind im Projektstrukturplan dargestellt.
Wichtig ist, dass der ursprüngliche Projektstrukturplan, die Projektplanung, während der Projektlaufzeit immer wieder aktualisiert und angepasst wird.
Aufgaben, Termine und Meilensteine planen
Im Rahmen der Terminplanung werden die einzelnen Projektaufgaben und Arbeitspakete mit einem Start- und Endzeitpunkt (Dauer) versehen. Der Startzeitpunkt gibt an, wann die Aufgabe begonnen werden kann; der Endzeitpunkt gibt an, wann sie spätestens beendet sein muss. Dabei müssen die Aufgaben und Arbeitspakte inhaltlich aufeinander abgestimmt werden, insbesondere dann, wenn ein Arbeitspaket erst beginnen kann, wenn das Ergebnis eines anderen Arbeitspakets vorliegt.
Um zu prüfen, ob das Ergebnis vorliegt, werden Meilensteine definiert. Die Darstellung der Meilensteine auf einer Zeitachse bietet einen guten Überblick über den Gesamtverlauf des Projekts. Diese Übersicht hilft dann auch beim Steuern des Projektablaufs.
Ein Mitglied des Projektteams ist dafür verantwortlich, dass ein Arbeitspaket bearbeitet und zum geplanten Endzeitpunkt oder zum Meilensteintermin abgeschlossen ist. Dann muss das Ergebnis vorliegen. Daran wird der Projektfortschritt sichtbar.
Meilenstein
Der Meilenstein ist ein Arbeitspaket, ein Ergebnis oder ein Liefergegenstand in einem Projekt, der eine besondere Bedeutung hat. Der Meilenstein kann für den Auftraggeber, die Projektleitung und das Projektteam wichtig sein, um zu erkennen, ob die Projektziele erreicht werden. Er zeigt den Zwischenstand des Projekts. Er kann ein wichtiges Arbeitsergebnis sein, auf das die weiteren Arbeiten im Projekt angewiesen sind.
Meilensteine sind verständlich, kontrollierbar, in angemessenen Zeitabständen und spezifiziert durch
- Inhalt: das muss erledigt oder verfügbar sein
- Termin: an diesem Tag wird das Ergebnis präsentiert und überprüft bezüglich Qualität, Zeitplan und Kosten
Kapazitäten und Ressourcen verteilen
Welcher Mitarbeiter muss wie viele Stunden oder Tage seiner Arbeitszeit im Projekt mitarbeiten? Das ist eine zentrale Frage der Projektplanung, welche die Projektleitung beantworten muss, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets zu planen.
Wenn im Unternehmen viele Projekte gleichzeitig durchgeführt und Mitarbeitende in mehreren Projekten eingebunden sind und wenn sie gleichzeitig ihre eigentlichen Fachaufgaben bewältigen müssen, dann kann es zu Überlastungen kommen. Sie führen dazu, dass Aufgaben nicht mehr zum geplanten Termin beendet werden. Oder die Qualität der Ergebnisse entspricht nicht den Erwartungen.
Die Projektleitung muss frühzeitig erkennen, wie stark die Organisation und die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Projekte belastet sind. Sie vergleicht die geplanten Aufgaben und die dafür notwendige Zeit mit den verfügbaren Kapazitäten. Sie muss außerdem berücksichtigen, dass sich Kapazitäten und die Verfügbarkeit von Personen im Zeitverlauf ändern können – zum Beispiel in der Urlaubszeit oder bei Krankheit.
Projektrisiken einschätzen
Jedes Projekt birgt Risiken. Es kann im Projektverlauf Ereignisse geben, die dazu führen, dass das Projekt nicht wie geplant verläuft. Manche Ereignisse lassen sich im Vorfeld absehen und einschätzen, andere kommen überraschend. Deshalb ist es wichtig, eine Übersicht über potenzielle Ereignisse und die damit verbundenen Risiken für das Projekt zu haben. Denn diese Risiken haben immer eine Auswirkung auf die
- Termine: Meilensteine und Projekt verzögern sich
- Kosten: Arbeitspakete brauchen mehr Zeit und werden teurer als geplant
- Qualität: Qualitätsanforderungen und Ergebnisse sind nicht zu erfüllen
- Liefergegenstände werden nicht in der geplanten Form oder Umfang abgegeben
Die Risiken sollten so früh wie möglich erkannt werden. Dann kann beurteilt werden, wie gravierend die damit verbundenen Auswirkungen sind und mit welcher Priorität sie behandelt werden sollten. Außerdem kann die Eintrittswahrscheinlichkeit abgeschätzt und Gegenmaßnahmen können vorbereitet werden.
Eskalation: Was passiert wenn …
Im Rahmen der Risikoplanung sollten auch bereits einzelne Eskalationsstufen geplant werden. Der Eskalationsplan hält fest, was passiert, wenn
- Termine nicht eingehalten werden,
- Kosten überschritten werden,
- Anforderungen nicht erfüllt werden,
- Projektmitarbeiter ihre Aufgaben nicht bewältigen,
- Lieferanten nicht liefern oder im Verzug sind,
- Verträge nicht eingehalten werden,
- Ziele und Anforderungen des Auftraggebers sich immer wieder verändern oder
- Stakeholder oder andere sich in das Projekt einmischen.
Um diesen Risiken entgegenzuwirken, können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, die im Projektstrukturplan aufgeführt sind.
Die folgenden Excel-Vorlagen unterstützen Sie als Projektleiterin oder Projektleiter bei der Entwicklung Ihres Projektstrukturplans sowie bei der regelmäßigen Aktualisierung.
Projektstrukturplan erstellen
In der folgenden Übersicht für einen Projektstrukturplan können Sie Ihre Projektphasen beschreiben. Sie erläutern für jede Phase die einzelnen Arbeitspakete mit den Liefergegenständen, Teilarbeitspaketen und den Aufgaben. Sie legen außerdem fest, bei welchen Arbeitspaketen der Projektfortschritt überprüft werden muss. Das sind die Meilensteine im Projekt.
Planung der Meilensteine
Mit dem Projektstrukturplan sollten Sie die Meilensteine Ihres Projekts definieren und festlegen. Das sind besondere Zeitpunkte, zu denen wichtige Projektergebnisse vorliegen müssen. Dazu legen Sie fest:
- Ergebnis oder Produkt, das zum Meilenstein fertig sein soll, sowie
- Termin (Tag), wann der Meilenstein geplant ist.
Oft findet zu diesem Termin des Meilensteins ein Projekt-Meeting statt, bei dem die Ergebnisse präsentiert und der Verlauf besprochen werden. Zudem können der Lenkungskreis und der Auftraggeber teilnehmen.
Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlagen, um die Meilensteine für Ihr Projekt in einer anschaulichen Übersicht darzustellen. Sie verorten dazu die Meilensteine auf einer Zeitachse. Je nach Position und Abstand des Meilensteins von der Zeitachse können Sie die Bedeutung oder ein Merkmal zum jeweiligen Meilenstein abbilden. So behalten Sie einen guten Überblick über den Projektverlauf.
Terminplanung (Gantt-Diagramm)
Die Projektleitung muss besonders darauf achten, dass alle Termine und Meilensteine eingehalten werden. Deshalb brauchen Sie immer einen Überblick, welche Aufgaben und Arbeitspakete für welchen Zeitraum eingeplant sind. Und Sie müssen wissen, ob diese Planung so auch umgesetzt wird.
Gantt-Diagramm oder Balkenplan sind dafür besonders gute Werkzeuge. Mit der folgenden Planungsvorlage können Sie einen entsprechenden Terminplan erstellen. Sie haben immer den Überblick über den geplanten zeitlichen Ablauf des Projekts und Sie können Ihre Plantermine (Soll) mit den tatsächlichen Terminen (Ist) vergleichen. So erkennen Sie schnell kritische Termine und noch nicht erledigte Aufgaben.
Mit der folgenden Variante eines Projekt-Terminplaners in Form eines Gantt-Diagramms können Sie die einzelnen Arbeitspakete, Arbeitsschritte oder Aufgaben farblich unterschiedlich abbilden. Damit zeigen Sie beispielsweise, welche Person mit einer Aufgabe betraut ist oder von welcher Art eine Aufgabe ist. So gewinnen Sie schnell einen Überblick darüber, was wann geplant ist. Zudem können Sie den Arbeitsfortschritt (Status) und Meilensteine im Balkenplan sichtbar machen.
Termine mit dem Gantt-Chart Schritt für Schritt planen
Auf Miro finden Sie eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung für diese Excel-Vorlage. Sie erfahren, welche Einstellungen zum Zeitplan Sie vornehmen und wie Sie Arbeitspakete und Aufgaben als Balkenplan mit Beginn- und Ende-Termin sowie mit einer Farbauszeichnung visualisieren.
Hier geht es zum Miro-Board: Projekt-Terminplan mit Gantt-Chart erstellen
Der genaue Zeitplan für ein Projekt wird mithilfe der Netzplantechnik ermittelt. Dabei wird die technische und organisatorische Abhängigkeit der einzelnen Arbeitspakete oder Projektschritte voneinander berücksichtigt. Durch Vorwärts- und Rückwärtsterminierung können Sie früheste und späteste Beginn- und Endtermine sowie Zeitpuffer berechnen.
Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie den Projekt-Netzplan darstellen und den Zeitplan als Gantt-Diagramm visualisieren.
Sie können Projektaufgaben auch in einem Jahreskalender einplanen und eintragen. Sie legen fest, welche Aufgaben an welchen Tagen durchgeführt werden und wie viel Zeit dies in Anspruch nimmt. Durch die Darstellung im Jahreskalender erscheinen die Projektaufgaben wie bei einer Plantafel und bei einem Gantt-Diagramm ebenfalls als Balken. Abbildung 2 zeigt dies an einem Ausschnitt.
Rollenzuweisung und Aufgabenverteilung Projektakteure: RACI-Matrix
Alle Projektakteure, insbesondere der Auftraggeber, die Projektleitung und die Projektmitarbeitenden, haben unterschiedliche Rollen und Aufgaben. Für einige tragen sie die Verantwortung, für andere sind sie rechenschaftspflichtig (weil sie eine Aufgabe dazu haben, die sie erledigen müssen). Für wieder andere werden sie zurate gezogen oder einfach nur informiert. Um hier die Übersicht zu behalten, ist die sogenannte RACI-Matrix hilfreich. Die Bezeichnung leitet sich ab von
- responsible – verantwortlich
- accountable – rechenschaftspflichtig
- consulted – konsultiert
- informed – zu informieren
Kapazitätsplanung
Mit der folgenden Vorlage haben Sie eine Übersicht über alle Arbeitspakete und alle Projektmitarbeitenden sowie die Zeit, die ein Teammitglied im jeweiligen Arbeitspaket mitarbeiten soll. Tragen Sie in der Tabelle die entsprechenden Stunden ein, die der Projektmitarbeiter für ein bestimmtes Arbeitspaket aufwenden darf. Das ist die Kapazitätsplanung.
Sie erkennen, welche Mitarbeitenden noch freie Kapazitäten haben. Über einen Soll-Ist-Vergleich stellen Sie fest, ob ein Arbeitspaket in der vorgesehenen Zeit bearbeitet wird und ob der dafür verantwortliche Mitarbeiter sein Zeitbudget einhält.
Mit dem folgenden Ressourcenplan können Sie eine detaillierte Kapazitätsplanung durchführen. Sie legen fest, welche Kapazitäten ein Projektmitarbeiter hat und verplanen diese auf die einzelnen Arbeitspakete oder Aufgaben. Dann erkennen Sie, welche Kapazitäten bei jedem Teammitglied noch frei sind. Diese stehen für weitere Aufgaben zur Verfügung. Zudem erkennen Sie, wenn ein Arbeitspaket noch nicht vollständig mit Mitarbeiterkapazitäten ausgestattet ist.
Die Kapazitäts- oder Ressourcenplanung kann auch auf die Zeit bezogen sein. Mit der folgenden Excel-Vorlage planen Sie, in welchem Monat Sie wie viel Zeit für Ihre jeweiligen Projekte oder Arbeitspakete investieren wollen (Plan-Stunden). In einer zweiten Tabelle können Sie den tatsächlich verbrauchten Zeitaufwand (Ist-Stunden) eintragen und damit überprüfen, ob Sie das Zeitbudget einhalten oder in welchen Projekten beziehungsweise Monaten Sie dieses unterschreiten oder überschreiten.
Welches Projekt oder Arbeitspaket von welchem Mitarbeiter bearbeitet wird, können Sie mit dem folgenden Gantt-Chart (Balken- oder Zeitplan) übersichtlich darstellen. Sie definieren das Projekt und die Arbeitspakete und legen im Kalender tagesgenau fest, wer es bearbeiten soll. In einem zweiten Gantt-Chart erkennen die Mitarbeitenden, an welchem Tag sie für welches Projekt eingeplant sind.
Engpässe erkennen: Belastungsdiagramm
Die folgende Vorlage mit einem automatisch erstellten Belastungsdiagramm macht bereits während der Projektplanung sichtbar, wo Engpässe auftreten können. Als Projektleiterin oder Projektleiter können Sie damit frühzeitig umplanen oder im Projektablauf gegensteuern, wenn einzelne Mitarbeitende überlastet sind.
Beschaffungsplanung
Einige Ressourcen müssen gesondert für das Projekt beschafft werden. Dabei kann es sich um Produkte, externe Dienstleistungen oder um eine besondere Form der Unterstützung für das Projekt aus dem eigenen Unternehmen handeln. Dafür muss geklärt werden:
- Was wird benötigt?
- Wie sind die Anforderungen?
- Wer kann das liefern oder leisten?
- Kann in der erforderlichen Zeit, Menge und zum budgetierten Preis geliefert werden?
- Wer wird als Lieferant ausgewählt?
Diese Aspekte planen Sie mit der folgenden Vorlage.
Mit der folgenden Vorlage überwachen Sie die Beschaffungsvorgänge.
Vertragsplanung
Bei Beschaffungen oder im Projektverlauf müssen spezielle Verträge abgeschlossen werden. Sie beschreiben die Rechte und Pflichten der jeweiligen Vertragspartner wie Lieferanten, Berater oder Kunden. In der Projektleitung können Sie mit der folgenden Excel-Vorlage festhalten und dokumentieren, welche Verträge geschlossen werden müssen oder bereits abgeschlossen sind. Hier wird festgehalten:
- worum es bei dem Vertrag geht
- warum der Vertrag wichtig ist
- was die wichtigen Regelungen und Inhalte im Vertrag sind
- wer dafür verantwortlich ist
- welche Priorität der Vertrag hat
- wie der Status der Verhandlungen ist
-
wann und in welcher Form der Vertrag aufgelöst werden muss
Diese Übersicht ist auch wichtig, damit am Ende des Projekts alle Verträge rechtzeitig wieder aufgelöst oder beendet werden – oder bei Zeitverzug im Projekt rechtzeitig verlängert werden.
Kostenplanung
Im Rahmen der Kostenplanung ermittelt die Projektleitung, welche Kosten für das Projekt insgesamt und für die Arbeitspakete im Einzelnen anfallen. Diese Kosten können Sie als Plankosten in der folgenden Vorlage zusammenstellen. Dabei können Sie die Kosten nach Kostenarten unterscheiden:
- Materialaufwand
- Personalaufwand
- Abschreibungen
- Zinsaufwand
- sonstige Aufwendungen
Im nächsten Schritt müssen Sie die geplanten Kosten mit den laufenden (tatsächlichen) Kosten Ihres Projekts vergleichen und Abweichungen erkennen. Am einfachsten ist eine Gegenüberstellung der geplanten Kosten (Plan) und der tatsächlich angefallenen Kosten (Ist). Dabei werden in der folgenden Vorlage unterschiedliche Kostenarten berücksichtigt:
- Personalkosten, die sich aus dem Zeitaufwand der für das Projekt arbeitenden Mitarbeiter (Zeitaufschreibung) und deren individuellem Stundensatz ergeben.
- Sachkosten für Geräte, Maschinen, Anlagen, Betriebsmittel, Produkte oder Dienstleistungen, die für das Projekt notwendig sind.
- Gemeinkosten, sofern diese nicht im Stundensatz des Personals oder in den Sachkosten bereits enthalten sind.
Falls es im Projekt auch Erlöse gibt, können Sie diese ebenfalls überwachen (Plan-Ist-Vergleich). Mit einem Wasserfalldiagramm werden für einen Planungszeitraum (zum Beispiel Monat) die gesamten Kosten und Erlöse zusammengefasst und kumuliert. So können Sie in der Projektleitung immer leicht erkennen, ob die tatsächlichen Kosten in der Summe noch im Budgetrahmen liegen oder ob das Budget überschritten wird.
Risikomanagement im Projekt
Als Projektleiterin oder Projektleiter müssen Sie Risiken für Ihr Projekt so früh wie möglich erkennen. Denn es besteht immer die Gefahr, dass Sie mit dem Projekt in Verzug geraten, Ergebnisse nicht geliefert werden oder die Qualität nicht den Anforderungen entspricht.
Mit einer Risikoanalyse beurteilen Sie, wie gravierend die damit verbundenen Auswirkungen (der Schaden) sind; ob Sie mehr Ressourcen brauchen, ob das Budget überschritten wird oder ob Sie eine Strafe bezahlen müssen, wenn ein Kundenprojekt betroffen ist. Sie schätzen neben der Schadenshöhe auch die Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens ein.
Dann wissen Sie, mit welcher Priorität sie das Risiko beachten und im Projektverlauf berücksichtigen sollten. Außerdem können so Gegenmaßnahmen vorbereitet werden. Alle diese Informationen stellen Sie in der folgenden Vorlage übersichtlich dar.
Wenn Sie die Risiken genauer überprüfen wollen, können Sie einen Vergleich anstellen. Mit der folgenden Vorlage können Sie ein Risikoportfolio entwickeln. Es zeigt alle Risiken im Überblick in Bezug auf Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenshöhe und Umfang. Damit können Sie erkennen, worauf Sie besonderes Augenmerk legen müssen.
In einzelnen Arbeitspaketen oder Aufgaben des Projekts können Risiken stecken, die für den Projekterfolg besonders kritisch sind. Diese Arbeitspakete und Aufgaben sollten im Vorfeld genau bezüglich der möglichen Risiken analysiert werden, damit sie im Projektverlauf besondere Aufmerksamkeit erfahren. Für sie können Schutzmaßnahmen geplant werden.
Halten Sie diese kritischen Arbeitspakete und Aufgaben in einem Maßnahmenportfolio fest und beurteilen Sie diese bezüglich ihrer Bedeutung (für die Zielerreichung, für den Budgetverbrauch) und ihres Risikos.
Aufgaben verteilen: Arbeitspaketauftrag
Schließlich verteilen Sie als Projektleiterin oder Projektleiter die einzelnen Projektaufgaben auf Ihre Mitarbeitenden im Projektteam. Sie müssen jede Teilaufgabe delegieren und dabei klar mitteilen,
- was gemacht werden soll
- in welchem Zeitraum die Aufgabe erfüllt werden soll
- welche Teilaufgaben dies umfasst (und welche nicht)
- welche Ergebnisse erwartet werden
- was die Vorgaben und Rahmenbedingungen sind
- welche Ziele relevant sind und wie diese überprüft werden
- wie sich die Aufgabe in das gesamte Projekt einordnen lässt
- was die Vorgängeraufgaben und was die Nachfolgeaufgaben sind (damit die Verantwortlichen für die Aufgabe erkennen, welche Bedeutung ihre Aufgabe und vor allem die Termineinhaltung hat)
- welche Kosten dafür anfallen dürfen
Diese Informationen werden in der folgenden Vorlage zusammengestellt. Die Tabelle ist hilfreich, wenn Sie die einzelnen Aufgaben an den entsprechenden Mitarbeiter delegieren. Zudem behalten Sie dabei selbst den Überblick, welche Aufgaben in Bearbeitung sind und wer dafür jeweils der Ansprechpartner ist.
