Präsentationsfolien erstellen und gestaltenPräsentation auf unterschiedliche Zuhörertypen abstimmen

Emotionen und Motive prägen die Erwartungen im Publikum

Wenn Sie einen Vortrag vorbereiten und dafür Präsentationsfolien erstellen, müssen Sie beachten, dass die Menschen in Ihrem Publikum unterschiedliche Erwartungen haben, was den Inhalt und die Art der Aufbereitung angehen. Der Grund dafür ist, dass jeder Mensch eine andere Persönlichkeit und andere Vorlieben hat.

Aus der Gehirnforschung und der Psychologie ist bekannt, dass diese Vorlieben vom limbischen System, einem Teil des menschlichen Gehirns, geprägt sind. Im limbischen System sind Emotionen, Motive und Beweggründe des Menschen verankert.

Die Emotionen sind entscheidend, wenn es darum geht, was eine Person bei einem Vortrag hören will und wie sie die Inhalte aufbereitet haben möchte.

Welche Emotionen und Motive sind bei Präsentationen zu beachten?

Wenn Sie mit Ihrem Vortrag nicht die jeweils prägenden Emotionen und Motive einer Zuhörerin und eines Zuschauers im Publikum treffen, dann ist diese Person uninteressiert, gelangweilt oder sogar ablehnend.

Deshalb ist es wichtig, die möglichen Emotionen und Motive im Publikum zu kennen. Die Gehirnforschung sagt, dass folgende drei Motiv- und Emotionssysteme wichtig sind, wenn es um Vorlieben des Menschen geht:

• Dominanz mit den Zielen Selbstdurchsetzung, Konkurrenzverdrängung, Status, Macht, Autonomie
• Balance mit den Zielen Sicherheit, Risikovermeidung und Stabilität
• Stimulanz mit den Zielen Entdeckung von Neuem, Lernen von neuen Fähigkeiten

Wie Sie Inhalte und Präsentationsfolien auf Emotionen und Motive im Publikum ausrichten

Mit den Erkenntnissen von Gehirnforschung und Psychologie können Sie die Inhalte und Folien für Ihren Vortrag und Ihre Präsentation so gestalten, dass Sie die Menschen damit bewegen, überzeugen und begeistern. Sie müssen dazu die jeweiligen Emotionen und Motive treffen.

Die Kommunikationsexpertin Anita Hermann-Ruess hat dafür ein Modell entwickelt und beschrieben. Sie unterscheidet in ihrem Modell für Präsentationen folgende vier Zuhörer-, Zuschauer- und Präsentationstypen oder Kommunikationsstile:

Logischer Typ

Für den logischen Typ ist das Motiv der Dominanz entscheidend. Er oder sie will Inhalte und Präsentationsfolien kurz, knapp, präzise, faktenorientiert, analytisch, technisch, kritisch, nutzenorientiert.

Hilfreich sind für den logischen Typ Fachinformationen und Zahlen oder Diagramme. Er will Vorteile erkennen und die Wirtschaftlichkeit berechnet haben.

Strukturierter Typ

Für den strukturierten Typ ist das Motiv der Sicherheit (Balance) besonders wichtig. Deshalb schaut er oder sie in einer Präsentation darauf: Ist es umsetzungsorientiert, sorgfältig, detailliert, formal korrekt, vorsichtig, reflektiert, bewährt.

Der strukturierte Typ erwartet Inhalte zum Ablauf, zu Ressourcen und Methoden und er will von Erfahrungen hören.

Gefühlvoller Typ

Auch der gefühlvolle Typ wird vor allem vom Motiv der Balance geprägt; allerdings stärker in der Ausprägung der Bindung zu anderen Menschen, der Harmonie in der Gruppe. Deshalb erwartet er oder sie von einer Präsentation vor allem Elemente, die einfühlsam, verständnisvoll, menschlich, warm, persönlich sind.

Die Inhalte sollen zeigen, dass Meinungen ausgetauscht, verschieden Positionen abgestimmt wurden und alle Betroffenen einbezogen oder viele der gleichen Ansicht sind.

Experimenteller Typ

Für den experimentellen Typ ist das Motiv der Stimulanz besonders wichtig. Er oder sie erwartet Inhalte, die kreativ, originell, überraschend oder fantasievoll, frei, spielerisch, humorvoll sind.

In der Präsentation sollen deshalb neue Ideen, Visionen, Innovationen, Vorreiter und Chancen für die Zukunft vermittelt werden.

Fallen und Probleme bei der Auswahl von Inhalten und Präsentationsfolien

Im idealen Fall wissen Sie, welche dieser vier Präsentations- und Zuhörertypen in Ihrem Publikum sitzen – und bedienen ihn und sie dann genau mit den passenden Inhalten, die Sie entsprechend gestaltet haben. Doch in der Praxis kommt es dabei zu Problemen.

Die eigenen Vorlieben für Präsentationen beachten

Oft ist man von seinem eigenen bevorzugten Präsentationsstil geprägt und setzt diesen in den Folien entsprechend um – meist unbewusst. Denn auch Sie als Vortragender gehören zu einem der vier genannten Zuhörertypen und bedienen Ihre Gleichgesinnten bevorzugt auf diese Art. Damit verfehlen Sie aber die Emotionen und Motive der anderen drei Typen, die vielleicht ebenfalls im Publikum sitzen.

Ein gemischtes Publikum beachten

Wenn mehrere Menschen im Publikum sitzen, werden nicht alle die gleichen Motivstrukturen haben und dementsprechend werden nicht alle der gleiche Präsentationstyp sein. Das Publikum ist gemischt. Für Sie ist es dann schwierig, alle Typen gleichzeitig zufriedenzustellen.

Die Vorlieben der Entscheider kennen

Manchmal kommt es bei Präsentation auf bestimmte Personen an. Sie müssen überzeugt, umgestimmt oder gewonnen werden. Deren Meinung ist wichtig. Oft sind das die Entscheider im Publikum; zum Beispiel die Geschäftsleitung, Führungskräfte oder Vertreter des Betriebsrats.

Das Problem: Sie wissen nicht, welcher Präsentationstyp diese Menschen sind. Wenn Sie diese Personen schon länger kennen und Erfahrungen zu deren Vorlieben gesammelt haben, dann können Sie diese entsprechend beachten und gezielt mit Ihrer Präsentation erreichen.

Achten Sie beispielsweise darauf, welche Art von Folien diese Personen besonders anspricht, bei welchen Inhalten sie aufmerksam zuhören, wo sie einhaken oder kritische Fragen stellen, welche Präsentationen von anderen sie loben oder kritisieren.

Wenn Sie wenig über Ihr Publikum und deren Vorlieben und Motivstrukturen wissen, sollten Sie in Ihrer Präsentation Elemente vorsehen, die alle vier Zuhörer- und Präsentationstypen zufriedenstellen – vor allem dann, wenn Sie vermuten, dass das Publikum gemischt ist.

Meistens picken sich die Zuschauerinnen und Zuschauer dann die Folien heraus, die sie am besten ansprechen, weil sie zu ihrem Typ passen. Wichtig ist, dass Sie für jede und jeden etwas dabeihaben.

Beispiele für Inhalte und Präsentationsfolien für die vier Zuhörertypen

Eine Präsentation hat drei Phasen:

1. Kontakt herstellen
2. Inhalte vorstellen
3. Aktion auslösen

Dementsprechend sind für diese drei Phasen und für die vier Zuhörertypen und Präsentationsstile im Folgenden Beispiele genannt. Sie sollen zeigen, wie Sie die Vorlieben und Motive der einzelnen Zuhörertypen erfüllen, bedienen und ansprechen.

Hintergrund für die folgenden Beispiele ist eine Präsentation, in der Sie eine Projektidee vorstellen und mit der Sie die Freigabe des Projekts erreichen wollen (Ihr Präsentationsziel). Im Publikum sitzen unterschiedliche Menschen, die alle in ihrer Funktion und Rolle wichtig sind, damit das Projekt freigegeben wird.

1. Einstieg in die Präsentation

logisch: Die Kosten im Bereich X sind um über 50 Prozent gestiegen. Wir brauchen Einsparungen. Dann sind wir Vorreiter im Wettbewerb.

strukturiert: Im Bereich X kommt es immer wieder zu Problemen. Wenn wir den Prozess klar strukturieren, können wir verlässliche Produkte liefern.

gefühlvoll: Die Mitarbeiter im Bereich X sind unzufrieden. Sie tragen die Verantwortung und erwarten hilfreiche Lösungen.

experimentell: Mit einem neuen Prozess im Bereich X ergeben sich viele Chancen. Wir können neue Kunden gewinnen und sind Trendsetter im Markt.

2. Schwerpunkte beim Inhalt der Präsentation

logisch: Zahlen, Daten, Fakten, Ergebnisse

strukturiert: Lösungen, Methoden, Vorgehensweisen, Erfahrungen, Beispiele

gefühlvoll: Menschen, Teams, Meinungen, Erwartungen, Kommunikation, Abstimmung

experimentell: Visionen, Varianten, Alternativen, Technologie, Zukunft, Chancen

3. Abschluss und Aktivierung des Publikums

logisch: Die Fakten sprechen für sich. Die Zahlen belegen die Wirtschaftlichkeit des Projekts. Jetzt kommt es auf Sie an. Entscheiden Sie sich für das Projekt.

strukturiert: Die Ressourcen stehen bereit. Mit dem Ablaufplan sind wir auf der sicheren Seite. Mit Ihren Erfahrungen und Ihrem Ja zum Projekt können wir den ersten Schritt gehen.

gefühlvoll: Die Kolleginnen und Kollegen sind alle eingebunden. Das Projektteam steht bereit und ist motiviert. Sie können helfen mit Ihrem Ja zum Projekt.

experimentell: Lassen Sie uns diese Chancen nutzen. Mit dem Projekt gehen wir neue Wege. Sie machen die Visionen wahr, wenn Sie das Vorhaben unterstützen. Sagen Sie Ja.