Problemlösung – Vorgehen und MethodenProblemlösungsmethoden – Anwendung und Praxistipps
Lösungsideen finden, bewerten und ausarbeiten
In dieser Phase kommt es darauf an, eine oder mehrere gute Lösungen für die gestellte Aufgabe und die Probleme zu finden und zu beschreiben. Dafür braucht es gute Ideen und Einfälle oder Beispiele und bereits vorhandene Lösungen, die übertragen werden können. Sie sind also einerseits kreativ und denken nach und andererseits recherchieren Sie Informationen, die zu guten Lösungen führen könnten.
Daraus entstehen erste Lösungsideen oder Lösungsskizzen. Diese werden geprüft, bewertet, überarbeitet, ergänzt, verworfen, neu strukturiert, verbessert oder angepasst. Das ist ein iterativer Prozess, den Sie so lange durchlaufen, bis sich eine oder mehrere gute Lösungen abzeichnen.
Die drei Phasen der Lösungsfindung
Der iterative Prozess zur Lösungsfindung besteht aus den drei Phasen, die immer wieder durchlaufen werden; die Reihenfolge ergibt sich aus dem Bearbeitungsprozess:
Kreativphase
Hier entwickeln Sie Ideen und Einfälle. Es geht um Lösungsmöglichkeiten, Funktionsprinzipien, Abläufe und Zusammenhänge. Dies basiert auf Kreativität und Intuition. Erfahrungen und erfolgreiche Beispiele können hilfreich sein, können aber auch Denkblockaden sein, die zu schnell (zu) einfache Lösungen nahelegen.
Recherchephase
In dieser Phase suchen Sie nach vorhandenen (Teil-) Lösungen, die Ihnen helfen könnten. Sie schauen: Wie machen das andere? Sie werten Daten aus, um eine mögliche Lösung zu verbessern. Sie sprechen mit anderen Personen, die sich in einem wichtigen Themenbereich gut auskennen oder befragen Anwender Ihrer zukünftigen Lösung.
Strukturierungsphase
Hier werden die einzelnen Lösungselemente in einen Zusammenhang gebracht. Sie prüfen, was zusammenpasst, ob die Lösung funktionsfähig ist. Sie analysieren, ob das gewünschte Ergebnis erzielt wird, die Lösung technisch machbar ist.
Sie erkennen so, was noch fehlt, wo Sie Details klären oder ausarbeiten müssen und was offene Punkte sind.
Methoden für die Problemlösung
Für diese Phasen der Lösungsentwicklung gibt es eine Fülle von Methoden und Werkzeugen, die dabei zum Einsatz kommen und die helfen, gute Lösungen auszudenken, zu finden und auszuarbeiten.
Diese sind an unterschiedlichen Stellen hier im Management-Handbuch ausführlich erläutert. Hilfreich sind insbesondere die folgenden Beiträge:
Strukturiertes Arbeiten: Hier finden Sie Methoden und Werkzeuge für die Zielfindung, Fragetechniken, Mindmapping und für die Lösungsentwicklung, ohne in Denkfallen zu tappen.
Kreativitätstechniken anwenden: Brainstorming und Brainwriting sind nur zwei der vielen Kreativitätstechniken, die in diesem Handbuch-Kapitel erläutert werden. Weitere Kreativitätstechniken basieren auf Assoziationen, Systemtechniken, Widerspruchsmethoden und Probiertechniken.
Produktplanung: Checklisten und Vorlagen für die systematische Produktplanung finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel. Dabei wird aufgezeigt, wie neue Produkte und Lösungen in die Strategie eines Unternehmens eingebunden werden, wie der „strategische Fit“ hergestellt wird. Viele der vorgestellten Methoden und Werkzeuge zur Produktplanung lassen sich auch auf allgemeine Probleme und Aufgaben übertragen.
Quality Function Deployment (QFD): Dies ist eine Methode, um Kundenwünsche und Kundenanforderungen in Produkte und Leistungen eines Unternehmens oder in einzelne Funktionen eines Produkts zu übersetzen. Ausgangspunkt sind die Vorstellungen des Kunden, was ihm wertvoll und wichtig erscheint. Daraus werden konkrete Produktlösungen abgeleitet.
Wertanalyse: Der Prozess der Wertanalyse hilft, Produkte zu entwickeln und zu verbessern. Genauso lassen sich dabei Abläufe im Unternehmen kritisch unter die Lupe nehmen und optimieren. Wichtig ist: Systematisch vorgehen und gleichzeitig kreativ sein.
Kaizen: Die systematische und akribische Suche nach Verbesserungen ist der Kerngedanke der Kaizen-Philosophie. Demnach kann mit den richtigen Werkzeugen und Methoden alles immer wieder verbessert werden.
FMEA: Mit der Fehler-Möglichkeiten- und Fehler-Einfluss-Analyse gehen Sie systematisch den möglichen Ursachen eines Fehlers oder eines Problems nach und versuchen Zusammenhänge und Folgen zu ergründen. Sie entwickeln dazu zum Beispiel Fehlerbäume und Funktionen-Diagramme.
Prozessmanagement: Oft bestehen Problemlösungen aus Tätigkeiten und Abläufen. Diese sollen dann ein bestimmtes Ergebnis oder einen Output hervorbringen. Wie diese Tätigkeiten und Abläufe festgelegt und zusammengefügt werden, wird im Rahmen des Prozessmanagements zunächst analysiert und dann gestaltet.
Deshalb werden beim Prozessmanagements viele Werkzeuge für die Ablaufanalyse und Ablaufplanung eingesetzt, die auch für die Lösungsentwicklung hilfreich sind. Spezielle Varianten der Prozessanalyse und Prozessgestaltung sind das SIPOC-Modell und die Wertstromanalyse.
Design Thinking: Das Design Thinking beschreibt einen Prozess der kreativen und experimentellen Lösungsfindung für komplexe Probleme. Es wird oft in der Produktentwicklung eingesetzt. Kernelemente des Design Thinking sind: Arbeiten mit Prototypen und Tests bei Anwendern.
Seminar Konzeptentwicklung
Die Vorgehensweise zur Lösungs- und Konzeptentwicklung lernen Sie Schritt für Schritt im Seminar zur Konzeptentwicklung. Dort werden viele der Methoden und Werkzeuge vorgestellt und ausprobiert.
Den richtigen Lösungsweg finden
Für die Lösungsentwicklung lassen sich zwei Wege unterscheiden: vom Groben zum Detail oder umgekehrt, vom Detail zur gesamten Lösung. Der zweite Weg wird dann eingeschlagen, wenn Routineprobleme oder einfache technische Probleme mithilfe bekannter Bausteine gelöst werden sollen.
Wenn neue Lösungen entwickelt werden sollen, empfiehlt sich die Vorgehensweise: vom Groben zum Detail. Ausgehend von einem Gesamtsystem werden die einzelnen Elemente nach und nach entwickelt und spezifiziert. Wer Lösungen entwickelt, geht hierarchisch vor, wie es Abbildung 3 darstellt.
Zunächst wird das Gesamtsystem beschrieben. Beispielsweise: Was soll es leisten? Was ist seine Umwelt? Was sind allgemeine Merkmale?
Dann werden die einzelnen Teilsysteme beschrieben, aus denen sich das Gesamtsystem zusammensetzt. Hier muss sichtbar werden, wie die einzelnen Teilsysteme zusammenwirken.
Auf einer weiteren Ebene können die einzelnen Elemente und Funktionen der Teilsysteme erläutert werden. Auch hier kommt es darauf an, das Zusammenspiel sichtbar zu machen. Je nach Komplexität der Lösung können weitere Systemebenen definiert und beschrieben werden.
Lösungen iterativ erarbeiten
Entwickeln Sie Lösungsideen für Ihre Aufgaben und Probleme und arbeiten Sie diese Schritt für Schritt zu fertigen Lösungen aus. Gehen Sie dazu
- kreativ vor, indem Sie möglichst viele Ideen und Einfälle haben und dabei Kreativitätsmethoden nutzen;
- systematisch vor, indem Sie komplexe Aufgabenstellungen in Einzelteile zerlegen und dann Teil für Teil lösen.
Beide Herangehensweisen sollten Sie kombinieren. Für die kreative und für die systematische Phase gibt es unzählige Methoden und Werkzeuge. Finden Sie heraus, welche für Ihre Aufgaben und Probleme hilfreich sein könnten.
Grundlage ist ein hierarchisches Vorgehen, wie es in der folgenden Vorlage dargestellt ist. Zerlegen Sie die Gesamtaufgabe und das komplexe Problem in überschaubare und lösbare Einzelteile und lösen Sie diese. Fügen Sie dann diese Einzelteile wieder zu einer Gesamtlösung zusammen.
Wenn Sie auf diese Weise unterschiedliche Ideen, Lösungsentwürfe, Teillösungen etc. entwickeln, müssen Sie immer wieder entscheiden, was davon brauchbar ist und womit Sie weiterarbeiten können, um am Ende daraus einer „fertige Lösung“ zu entwickeln. Wie Sie bei der Bewertung und Auswahl vorgehen, lesen Sie im folgenden Abschnitt.
