Produkt-ControllingProduktaudit: Einstieg, Praxistipps und Vorlagen

Was wird bei einem Produktaudit auditiert?

Mit dem Produktaudit bewerten Sie die aktuelle Produktqualität. Sie prüfen, ob die Qualität der Produkte den Anforderungen von Kundinnen und Kunden, technischen Spezifikationen und gesetzlichen Regeln entspricht. Beurteilt werden außerdem:

• Wirksamkeit des Produkts
• Zweckmäßigkeit des Produkts
• technische Spezifikationen
• Funktionalität der Prüf- und Fertigungsunterlagen
• Konsistenz der Unterlagen zum Produkt

Das Produktaudit findet immer am Ende der Prozesskette oder Produktionskette statt. Mit der Auditierung prüft und dokumentiert man das Qualitätsniveau von Produkten, die entweder selbst oder extern gefertigt wurden. Das Produktaudit ersetzt nicht die regelmäßigen Kontrollen während des Herstellungs- oder Produktionsprozesses.

Probleme mit der Qualität und neue Qualitätstrends erkennen Sie schnell, wenn das Produktaudit regelmäßig durchgeführt wird. Eventuelle Schwachstellen im Prozesse oder Fehler im System entdecken Sie ebenfalls früh.

Produktaudits können angewendet werden auf:

• Ergebnisse während der Produktentwicklung
• Produktherstellung
• Vermarktung von Produkten

Was ist der Zweck des Produktaudits?

Mit einem Produktaudit werden unter anderem die folgenden Fragen beantwortet:

• Stimmt die Produktqualität mit den intern festgelegten Anforderungen überein?
• Entspricht die Qualität (noch) dem, was sich ein (kritischer) Kunde wünscht?
• Werden alle aktuellen technischen Regeln, Normen und Gesetze, die für das Produkt relevant sind, eingehalten?
• Sind durchgeführte Qualitätsprüfungen und Qualitätslenkungsmaßnahmen wirksam?
• Müssen Prozesse oder Produkte unmittelbar oder mittelfristig verbessert werden?

Wichtig ist insbesondere, dass die Konformität von Produkten hinsichtlich (neuer) gesetzlicher Vorgaben geprüft wird. Beispielsweise sind immer mehr Produkte von der EU-Ökodesign-Richtlinie betroffen; sie müssen zunehmend strengere Regeln einhalten, was ihren Energieverbrauch betrifft.

Mit einem Produktaudit schaffen Sie auch die Basis innerhalb Ihres Unternehmens im Hinblick auf die Produkthaftung. Sie prüfen und dokumentieren, ob Gefahren von Ihrem Produkt ausgehen oder beim Kunden Mängel und Fehlerquellen aufgetaucht sind.

Wie oft führt man ein Produktaudit durch?

Generell steht es Ihnen frei, wie oft Sie das Produktaudit durchführen oder durchführen lassen. Wenn ein Lieferant aufgrund einer Norm oder wegen eines Gesetzes das Produktaudit regelmäßig durchzuführen hat, gelten die in der Norm oder dem Gesetz festgelegten Fristen.

Ein Beispiel aus der Praxis dazu: VDA 6.5 (VDA = Verband der Automobilindustrie) ist ein Leitfaden für das Management von Programmen zum Produktaudit und richtet sich an Lieferanten aus der Automobilindustrie. In dieser Branche sind die Produktqualität und die Produktsicherheit besonders wichtig. Daher besteht laut VDA 6.5 die Verpflichtung, mindestens alle 12 Monate ein Produktaudit durchzuführen.

Sie legen für Ihr Unternehmen fest, wie häufig ein Produktaudit durchgeführt werden muss. Die Länge des Intervalls kann von Produkt zu Produkt variieren. Gibt es keine festen Vorgaben durch Normen oder Gesetze, werden Produkte mit den folgenden Merkmalen häufiger geprüft als andere:

• besonders wertvoll (Materialien, Komponenten oder Endprodukt)
• aufwendig herzustellen
• neu eingeführt
• sicherheitsrelevant

Bestimmen Sie, wann und wer auditiert. Die Ergebnisse werden schriftlich dokumentiert, damit sich auch im Nachhinein prüfen lässt, ob das Produktaudit lückenlos sowie korrekt und vollständig durchgeführt wurde.

Wann wird ein Produktaudit durchgeführt?

Der Prozess der Produktentstehung besteht aus mehreren Phasen – vom Design-Modell über Prototypen bis hin zum Serienprodukt. Während dieser Phasen werden unterschiedliche Instrumente zur Produktbeurteilung eingesetzt.

Dazu gehören unter anderem Produktbenchmarks, Design Reviews und Erstmusterprüfungen. Das Produktaudit findet in der Phase zwischen der Entwicklung eines Prototyps und der Serienproduktion statt. Teilweise parallel dazu werden am Ende des Produktentstehungsprozesses durchgeführt:

• Produktvalidierungen
• Erstmusterprüfungen
• Endprüfungen
• Konformitätstprüfungen

Die Instrumente zur Produktbeurteilung werden entweder in dieser Reihenfolge nacheinander oder ineinander übergreifend angewendet und unabhängig vom Produktaudit durchgeführt.

Während der Lebensdauer eines Produkts können dann in festen Zyklen (siehe oben) weitere Produktaudits stattfinden. Außerdem können sie bei einer Konstruktionsänderung, bei einem Relaunch oder bei einem Schadensfall durchgeführt werden.

Welche Phasen gemäß dem PDCA-Zyklus durchläuft das Produktaudit?

Der PDCA-Zyklus beschreibt den Regelkreis des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses in den vier Stufen Plan, Do, Check und Act. Grob lassen sich diese Stufen auch dem Vorgehen beim Produktaudit zuordnen:

• Planung mithilfe des Auditplans
• Durchführung entsprechend (externer und interner) Standards
• Bewertung gemäß (interner und externer) Anforderungen
• Dokumentation als Auditbericht
• Einleitung von Maßnahmen, sofern Risiken oder Abweichungen vorhanden
• Implementierung vorbeugender Qualitätsplanungsmethoden

Wie geht man beim Produktaudit vor?

Wie Sie beim Produktaudit vorgehen, legen Sie zuvor im Auditplan fest. Sie oder die externe Auditorin oder der Auditor orientieren sich bezüglich des Inhalts, des Ablaufs und der Teilnehmenden daran. Eine Vorlage für Ihren Auditplan finden Sie unten im Praxisteil.

Festgelegt wird zum Vorgehen beim Produktaudit unter anderem:

• Wo und wann wird das zu prüfende Teil entnommen? (Erst bei Versand oder direkt nach dem letzten Produktionsschritt?)
• Wie viele Teile werden geprüft?
• Wird die Verpackung geprüft?
• Wie und wann erfolgt die visuelle Begutachtung des Produkts?
• Gibt es Maßprüfungen?
• Gibt es eine Prüfung der Mess- und Testgeräte und wie läuft sie ab?
• Erfolgt ein Probeverbau? Wer nimmt diesen vor? Wer beaufsichtigt den Verbau?
• Auf welche Weise erfolgt die Prüfung auf erforderliche physikalische und chemische Eigenschaften?
• Wie läuft die Zuverlässigkeitsprüfung (Werkstoffprüfung) ab?
• Welche Schritte werden bei der Dokumentenprüfung durchlaufen? (Materialprüfungszeugnisse, Arbeitsanweisungen, Zeichnungen, FMEA-Dokumentation …)

Beispiel: Prüfen der Verpackung

Wenn mit dem Auditplan festgelegt ist, dass auch die Produktverpackung geprüft wird, dann erfolgt dies anhand unterschiedlicher Kriterien und Fragestellungen. Zum Beispiel:

• Entspricht die Verpackung den Kundenvorgaben?
• Wie leicht wird die Verpackung beschädigt?
• Ist der Schutz des Produkts durch die Verpackung ausreichend?
• Wurde die Verpackung korrekt und sichtbar gekennzeichnet?
• Sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen auf der Verpackung angebracht?

Entsprechende Fragen werden auch an alle anderen Komponenten und die Produkte selbst gestellt.

Welche Aufgaben hat der Produktauditor?

Der Produktauditor entnimmt das zu prüfende Produkt, Teile oder eine Charge nach dem Zufallsprinzip. Das entnommene Produkt muss die Prüfung unter Aufsicht des Auditors fehlerfrei durchlaufen. Das Produkt muss am Ende des Prozesses übergabefähig sein. Es befindet sich im auslieferbaren Zustand.

Die Bewertung der Ergebnisse des Produktaudits ist vom Einsatz des Produktes abhängig. Meist gilt: Je weniger sicherheitsrelevant ein Produkt ist, desto eher werden kleinere Abweichungen von den Vorgaben toleriert.

Die Ergebnisse eines Audits sind in einem Bericht zu dokumentieren. Wenn das Produkt von den Vorgaben abweicht, werden die Abweichungen beschrieben und nach Beanstandungsklassen gewichtet.

Die Auditorin oder der Auditor dokumentiert und archiviert die Ergebnisse des Produktaudits. Sie sind danach Bestandteil der Managementbewertung, die regelmäßig – meist jährlich – durchgeführt wird.

Welche Audits gibt es noch?

Was man allgemein unter einem Audit versteht, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Was ist ein Audit und worauf achten Sie beim Audit?

Außerdem kann das Produktaudit verknüpft werden mit:

• Prozessaudit
• Systemaudit
• Compliance-Audit

Mit jeder dieser Audits wird ein anderes Ziel verfolgt. Aufbau, Ablauf und Inhalt unterscheiden sich entsprechend.