ProjektabschlussDie letzten Aufgaben zum Projektabschluss planen
Vor dem Projektabschluss erfolgt die Bestandsaufnahme
Als Projektleiterin oder Projektleiter müssen Sie erkennen, wenn so langsam Motivation und Energie aller Projektbeteiligten schwinden. Machen Sie kurz vor dem geplanten Ende des Projekts eine Bestandsaufnahme und klären Sie, welche Arbeitspakete und Aufgaben zu einhundert Prozent erfüllt sind und bei welchen Arbeitspaketen noch einige Prozent fehlen. Gehen Sie dazu den Projektstrukturplan noch einmal genau durch.
Im Rahmen der regelmäßigen Projektüberwachung und der Projektsteuerung sollten Sie wissen, wie weit die einzelnen Arbeitspakete in Ihrem Projekt vorangekommen sind. Sie kennen die bislang vorliegenden Projektergebnisse, den Zeitplan und die aufgelaufenen Kosten.
Auf dieser Grundlage halten Sie nun fest, was noch offen ist und bis wann das erledigt werden kann. Dementsprechend passen Sie Ihren Projektstrukturplan an und erstellen einen Maßnahmenplan.
Offene-Punkte-Liste erstellen
In einer Offene-Punkte-Liste (Pendenzenliste) halten Sie fest, welche Aufgaben im Projekt noch offen sind und was dafür noch gemacht werden muss. Wichtig: Gehen Sie dabei in die Details!
Klären Sie, wer die Verantwortung für diese offenen Punkte trägt, wer die Aufgabe erledigt und welche Ressourcen erforderlich sind. Vielleicht sind Vorarbeiten noch nicht abgeschlossen, sodass der letzte Schritt nicht möglich ist.
Machen Sie diese Abhängigkeiten in Ihrem Ablaufplan (Gantt-Chart oder Netzplan) und in Ihrem Projektstrukturplan sichtbar. Kümmern Sie sich dann darum, dass diese Vorarbeiten erledigt werden.
Arbeiten Sie jeden Tag an dieser Offene-Punkte-Liste gemeinsam mit Ihrem Projektteam – gerade dann, wenn das Projekt dem Ende zugeht. Legen Sie die Prioritäten fest. Die unmittelbar anstehenden Aufgaben stehen ganz oben auf Ihrer Liste.
Wichtig: Machen Sie diese Aufgaben für alle sichtbar, zum Beispiel auf einem Flipchart, an dem alle vorbeigehen. Genauso wichtig: Haken Sie sichtbar alle offenen Punkte ab, die erledigt wurden. Das fördert die Motivation: „Wir schaffen das und haben das Ziel bald erreicht!“
Lagebesprechungen durchführen
Machen Sie täglich eine Lagebesprechung – zumindest in einem Zeitrhythmus, der dem Projektumfang und dem Zeitplan angemessen ist. Diese Besprechung kann kurz und knapp sein. Sie soll allen deutlich machen, was jetzt aktuell ansteht. Und bei diesem Meeting muss geklärt werden, warum eine Aufgabe nicht endgültig abgeschlossen werden kann. Dann können Sie Gegenmaßnahmen ergreifen.
Durch diese enge Rückkopplung verdeutlichen Sie: Es geht um die letzten Meter, den Endspurt. Das setzt auch noch einmal Energie und Motivation bei allen Beteiligten frei. Loben Sie ausdrücklich, wenn wichtige Arbeitspakete zu hundert Prozent erledigt sind. Feiern Sie am Ende auch schon wichtige Zwischenergebnisse und bedanken Sie sich als Projektleiterin oder Projektleiter bei den Verantwortlichen.
Wenn Mitarbeiter vom Projekt abgezogen werden
Wenn Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter gegen Ende des Projekts schon abgezogen und mit anderen Aufgaben betraut werden, klären Sie: In welchem Umfang steht die betreffende Person in welcher Zeit zur Verfügung?
Sofern das nicht ausreicht, verhandeln Sie mit Ihrem Teammitglied und mit dem Auftraggeber oder Vorgesetzten, wie Sie auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter noch zugreifen können. Fordern Sie die ursprünglich zugesagte Leistung gemäß Projektstrukturplan und Ressourcenplan ein. Haken Sie nach. Lassen Sie nicht locker!
Wenn die Offene-Punkte-Liste vor dem Projektabschluss länger wird
Oft kommt es vor, dass am Ende die Offene-Punkte-Liste immer länger wird. Denn je genauer man in die Details geht, desto deutlicher wird sichtbar, was noch alles getan werden muss, um die Teilaufgabe oder das Arbeitspaket abzuschließen. Lassen Sie sich dadurch nicht entmutigen. Setzen Sie Prioritäten.
Kritisch wird es dann, wenn die Zeit zu schnell vergeht und die Terminzusagen gefährdet sind. Dann ist ein Gespräch mit dem Auftraggeber notwendig. Klären Sie, was in jedem Fall vor der Abnahme zur vereinbarten Zeit erledigt werden muss und was nach der Abnahme noch gemacht werden kann. Legen Sie die Prioritäten und den Ressourceneinsatz so fest, dass der Zeitplan eingehalten wird.
Machen Sie gegenüber dem Auftraggeber deutlich, dass der Projekterfolg und die versprochene Qualität in jedem Fall erreicht werden, wenn die wichtigen Punkte jetzt vordringlich bis zur Abnahme abgearbeitet werden. Erläutern Sie, warum alle anderen Arbeiten nicht erfolgskritisch sind und wie sie auch nach der Projektabnahme noch erfüllt werden.
Im Zweifel müssen Sie gerade zum Projektende mehr Ressourcen einsetzen. Das kann teuer werden und der Koordinationsaufwand steigt. Um den Termin einzuhalten, brauchen Sie ein größeres Budget. Das ist misslich, aber in einzelnen Fällen nicht zu verhindern. Loten Sie Spielräume aus, sprechen und verhandeln Sie mit dem Auftraggeber und den Projektmitarbeitern, um eine akzeptable Lösung zu finden.
Gehen Sie zum Projektende den Projektstrukturplan noch einmal durch
Je näher das Projektende kommt, desto häufiger sollten Sie Ihren Projektstrukturplan überprüfen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Markieren Sie alle Teilaufgaben und Arbeitspakete, die noch nicht zu 100 Prozent abgeschlossen sind.
- Halten Sie möglichst genau fest, was noch fehlt und was im Einzelnen dafür getan werden muss.
- Erstellen Sie dazu eine Offene-Punkte-Liste oder Pendenzenliste.
- Haken Sie alle Aktivitäten ab, die endgültig abgeschlossen sind.
- Wenn noch eine wichtige Kleinigkeit offen ist, muss das sichtbar sein, und die entsprechende Aufgabe kann nicht abgehakt werden.
Nutzen Sie dazu den Projektstrukturplan und die Übersicht aus den folgenden Vorlagen.
Erstellen Sie eine Offene-Punkte-Liste und pflegen Sie diese zeitnah, wenn möglich, täglich. Sortieren Sie nach Prioritäten. Sprechen Sie alle Punkte mit den Projektmitarbeitern durch. Haken Sie alle abgearbeiteten Punkte ab. Machen Sie sichtbar, was erreicht wurde und was noch offen ist. Nutzen Sie dafür eine der folgenden Vorlagen.
Der wichtigste Meilenstein für den Projektabschluss ist die Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber. Wie Sie diesen Schritt vorbereiten und worauf Sie dabei achten müssen, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.
