Angebotsverfolgung und ProjektsteuerungProjektabrechnung und Projektcontrolling

Warum die Verfolgung von Rechnungen im Rahmen der Projektsteuerung wichtig ist

Projekte werden oft mit mehreren Teil-Rechnungen im Projektverlauf abgerechnet. Es werden zu definierten Zeitpunkten oder bei Erreichen eines Projektmeilensteins eine Rechnung gestellt und diese vom Kunden bezahlt. Grund dafür ist, dass weder Ihr Unternehmen noch der Kunde bei langer Projektlaufzeit und hohem Projektvolumen (Budget) eine entsprechende Vorfinanzierung vornehmen kann.

Deshalb werden mit dem Angebot und dem Vertrag Zahlungsbedingungen vereinbart, die eine gestaffelte Zahlung in mehreren Tranchen vorsieht. Im Rahmen der Projektsteuerung müssen Sie dann den Überblick behalten, was im Projekt bereits abgerechnet und in Rechnung gestellt wurde und welcher Betrag noch offen ist.

Wie Sie Rechnungen mit unserem Excel-Tool verfolgen

Im Tabellenblatt ZAHLUNGSMANAGEMENT wird für jeden Auftrag und damit für jedes Projekt verfolgt, wann eine Rechnung erstellt und versendet wurde. Die Abrechnung kann dabei in mehreren Teilen erfolgen. Pro Projekt können bis zu sechs Rechnungen gestellt und über diese Tabelle verfolgt werden.

Die Summe der jeweiligen Teil-Rechnungen wird addiert, wodurch sichtbar wird, ob das gesamte Projekt bereits abgerechnet wurde. Das ist wichtig für die Sicherstellung des Zahlungseingangs und der Liquidität.

Abbildung 4 zeigt, wie Sie mit dem Excel-Tool im Praxisteil (unten) verfolgen, für welche Kunden und welche Projekte Sie bereits Rechnungen erstellt und damit Projekt-Teilleistungen abgerechnet haben. In der Tabelle sehen Sie, wie hoch die Auftragssumme insgesamt ist und wie hoch die Rechnungssumme ist. Die Differenz (Abw.) entspricht dem noch nicht in Rechnung gestellten Betrag.

Projekt-Report mit Excel erzeugen

Wenn im Unternehmen viele Projekte und Kundenaufträge gleichzeitig bearbeitet werden, helfen unterschiedliche Auswertungen, Berichte oder Reports dabei, den Überblick zu behalten und Probleme oder Abweichungen schnell zu erkennen. Dann kann gegebenenfalls gegengesteuert werden.

Dazu können Sie mit dem Excel-Tool unterschiedliche REPORTS (Pivot-Tabellen) erzeugen, die nach den jeweils wichtigen Parametern gefiltert werden können. Sie sollen helfen, den Projektablauf und den Projekterfolg sichtbar zu machen und zu bewerten.

Diese Reports können ausgewertet werden nach den verantwortlichen Abteilungen, Kostenstellen sowie nach Kunden; das ist unter anderem hilfreich, wenn ein Kunde mehrere Aufträge erteilt hat. Maßgeblich sind die Erfolgskenngrößen zum Projektverlauf:

• Termineinhaltung oder Projektverzug (in Tagen)
• Plan-Ergebnis (geplanter Gewinn mit dem Projekt)
• Ist-Ergebnis (tatsächlicher Gewinn mit dem Projekt)
• Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Ergebnis

Dabei kann jeweils gefiltert werden nach:

• Projekt-Startdatum
• Projekt-Enddatum
• Status des Projekts

Die folgende Abbildung 5 zeigt, wie ein Projekt-Report aussieht.