ProjektabschlussWarum der Projektabschluss wichtig ist
Was zum Projektende noch passieren kann
Das Projekt verläuft gut. Der Zeitplan ist eingehalten, die Qualitätsziele sind erreicht und das Budget ist noch nicht überzogen. Nur noch wenige Teilaufgaben und Arbeitsschritte fehlen und das Projektergebnis liegt vor.
Und genau da bleiben viele Projekte in der Praxis stecken. Sie sind fast beendet, aber eben nicht ganz. Gerade weil alle meinen, man sei im Grunde genommen ja fertig, werden viele Projekte nicht richtig abgeschlossen.
Am Ende fehlen Motivation und Energie im Projektteam, um das Projekt vollständig abzuschließen. Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Projektteam sind schon mit neuen Aufgaben betraut. Der Projektleitung gelingt es nicht, das Projektteam zusammenzuhalten und dafür zu sorgen, dass die letzten Meter vor dem Ziel noch gegangen werden.
Die Folge: Alles zieht sich hin. Termine werden nicht eingehalten. Es fehlt die Abnahme durch den Auftraggeber. Der Erfolg des gesamten Projekts wird noch einmal gefährdet oder es verläuft am Ende doch alles im Sand.
Projektabschluss
Im Projektabschluss sind alle Aktivitäten in einem Projekt zusammengefasst, die
- unmittelbar zur Übergabe des Projektergebnisses an den Auftraggeber führen,
- mit der formalen Abnahme des Projektergebnisses verknüpft sind,
- dazu beitragen, Erfahrungen für das Unternehmen festzuhalten und zukünftig zu nutzen,
- die Projektorganisation formal auflösen.
Was zum Projektende noch ansteht
Beim Projektabschluss ist die Projektleitung besonders gefordert. Sie muss die letzten Meter des Projekts besonders im Blick behalten und alle Kräfte noch einmal bündeln. Darauf muss die Projektleitung besonders achten:
Offene Teilaufgaben nennen
Die noch offenen Teilaufgaben müssen klar benannt werden. Die Projektleitung muss eine Liste der Maßnahmen erstellen, mit denen das Projekt definitiv abgeschlossen wird.
Abnahme des Projekts
Mit dem Auftraggeber und Lenkungskreis muss vereinbart werden, wie die Abnahme des Projekts erfolgt und wie diese dokumentiert wird.
Projektergebnis dokumentieren
Das Projektergebnis muss von der Projektgruppe festgestellt und in geeigneter Form (in der Regel schriftlich per Abschlussbericht) dokumentiert und festgehalten werden.
Projektpräsentation
Unverzichtbar ist eine Präsentation, in deren Rahmen die Projektergebnisse dem Auftraggeber, den Nutzern und anderen Stakeholdern vorgestellt und übergeben werden – mit Rückmeldung, inwieweit das Ergebnis den Erwartungen entspricht.
Würdigung durch den Auftraggeber des Projekts
Der Auftraggeber würdigt die Projektarbeit und das Projektteam. Mit dieser Würdigung sagt der Auftraggeber unmissverständlich: „Für Sie ist das Projekt damit abgeschlossen und beendet. Vielen Dank für Ihre wertvolle Arbeit.“
Konsequenzen aus dem Projekt ableiten
Das Projektteam macht Vorschläge für die Konsequenzen innerhalb des Unternehmens. Denn Projekte haben nahezu immer Querverbindungen zu anderen Unternehmensbereichen. Und die nächsten Projekte stehen auch schon an.
Abschlusssitzung
Es gibt eine Abschlusssitzung oder Close-down-Meeting. Dort werden die Zusammenarbeit, das inhaltliche Ergebnis, die Arbeitsprozesse sowie Arbeitsatmosphäre, Enttäuschungen und Erfolge diskutiert.
Lessons Learned festhalten
Die Erkenntnisse und Erfahrungen müssen für eine lernende Organisation festgehalten werden.
Auflösung der Projektgruppe
Der Auftraggeber löst die Projektgruppe offiziell auf. Das beinhaltet auch eine Mitteilung an die Vorgesetzten der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass diese nun wieder zu einhundert Prozent ihren eigentlichen Abteilungen zur Verfügung stehen.
Projektabschlussfeier
Eine Projektabschlussfeier macht für alle sichtbar: Wir haben es erfolgreich geschafft. Das ist Motivation für die Mitarbeit in weiteren Projekten.
Überlegen Sie:
- Was hat in Ihrem Unternehmen dazu geführt, dass Projekte am Ende nicht richtig abgeschlossen wurden?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit nicht abgeschlossenen Projekten gemacht?
- Woran ist es am Ende gescheitert?
- Wie wurde das Projekt doch noch abgeschlossen?
- Oder warum ist es im Sand verlaufen?
- Welche Maßnahmen können aus Ihrer Sicht dazu führen, dass diese Projekte richtig abgeschlossen werden?
Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels werden die einzelnen Aufgaben, die am Ende eines Projekts meistens noch anstehen, genau erläutert und erklärt, wie Sie diese richtig lösen.
