Projektkommunikation planenEvaluation der Projektkommunikation
Projektkommunikation im Projektverlauf laufend verbessern
Die im Rahmen der Projektkommunikation getroffenen Maßnahmen sollten regelmäßig auf ihre Wirksamkeit geprüft werden. Wenn die getroffenen Maßnahmen nicht die erwarteten Ergebnisse erbringen, dann besteht die Möglichkeit einer Korrektur.
Der Maßnahmenplan muss immer wieder auf die aktuelle Situation eines Projekts angepasst werden. In diesem Sinn ist die Projektkommunikation ein kontinuierlicher, dynamischer Lernprozess.
Wirksamkeit der Maßnahmen zur Projektkommunikation prüfen
Wie die Wirksamkeit der Projektkommunikation gemessen wird, hängt von der Art ab, wie kommuniziert wird. Sie kann sein:
- ereignisbezogen
- periodisch
Die ereignisbezogene Kommunikation wird beispielsweise im Zusammenhang mit einer Informationsveranstaltung oder einem Workshop geprüft.
Während oder nach diesem Ereignis wird die Zielgruppe der Kommunikationsmaßnahmen daraufhin befragt, ob die gewünschten Ziele eingetreten sind. Beispielsweise wird das Verständnis der Aussagen sowie die kognitive und motivationsbezogene Reaktion auf die Veranstaltung geprüft. Dazu kann direkt im Anschluss an eine Veranstaltung ein Bewertungsbogen ausgefüllt werden.
Beim periodischen Monitoring der Projektkommunikation werden das Verständnis der Gesamtheit der Aussagen und die kognitive und motivationsbezogene Reaktion darauf untersucht. Das Projektmonitoring kann in persönlichen Gesprächen, mittels E-Mail-Umfragen oder durch einen Fragebogen geschehen.
Erfolg der Projektkommunikation analysieren
Prüfen Sie während des gesamten Projektverlaufs regelmäßig und ereignisbezogen, ob Ihre Ziele und Zwecke der Projektkommunikation erreicht werden. Sie können beispielsweise direkt im Anschluss an das Kick-off-Meeting oder an eine Informationsveranstaltung die Teilnehmerinnen und Teilnehmer befragen; zum Beispiel im Hinblick auf:
- Wie wurden die Projektziele, Projektinhalte und Projektergebnisse verstanden?
- Welche Einstellung haben die Personen zum Projekt?
- Wie hat sich die Einstellung nach der Veranstaltung verändert?
Solche Fragen können Sie in einen Fragebogen überführen, den Sie von Ihrer Zielgruppe ausfüllen lassen. Sie können dafür die folgende Vorlage nutzen oder anpassen.
Stakeholder des Projekts befragen
Unabhängig von einzelnen Ereignissen wie Workshops oder Informationsveranstaltungen können Sie Ihre Zielgruppen und Stakeholder, die für Ihr Projekt wichtig sind, immer wieder befragen; zum Beispiel in Bezug auf:
- Sind alle ausreichend über den Projektverlauf und den aktuellen Projektstand informiert?
- Fühlen sich alle in das Projekt angemessen einbezogen?
- Können sie ihre Anliegen im Projekt einbringen?
- Was sollte im Projekt und in der Projektkommunikation geändert oder verbessert werden?
Auch diese Fragen können Sie während des Projektverlaufs regelmäßig durch einen Fragebogen prüfen, den Sie von Ihrer Zielgruppe ausfüllen lassen. Sie können dafür die folgende Vorlage nutzen und ebenfalls wieder anpassen.
