Projektkosten und Projektbudget planenProjektkostenplanung vorbereiten

Welche Teilpläne für ein Projekt erstellt werden

Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, sollte es gut vorbereitet werden. Dazu zählt insbesondere ein durchdachter Projektplan. Drei entscheidende Teile eines schlüssigen Projektplans sind:

• Projektergebnis
• Zeitplan
• Kostenplan

In den meisten Fällen wird ein Projekt auch erst dann genehmigt oder freigegeben, wenn diese Informationen schlüssig erarbeitet und im Projektplan dargestellt sind. Sie sind Grundlage für die Entscheidung beim Auftraggeber, Projektsponsor oder in Entscheidungsgremien.

Im Ergebnisplan erläutern Sie, was im Projekt hergestellt, geleistet oder bewirkt werden soll. Dabei kann sich das Projektergebnis mehreren Elementen zusammensetzen, die nacheinander erstellt werden oder aufeinander aufbauen. Das wird in diesem Plan dargestellt. Im Zeitplan zeigen Sie den zeitlichen Verlauf des Projekts: Was wird wann geleistet?

In dieser Anleitung geht es um den Projektkostenplan, also darum, wie Sie die Projektkosten mithilfe eines Projektkostenplaners (Excel-Tool) vor Projektstart kalkulieren.

Ziel und Zweck der Projektkostenplanung

Der Projektkostenplan dient mindestens vier verschiedenen Zielen und Zwecken:

Mit Entscheidern kommunizieren

Mit dem Projektkostenplan zeigen Sie dem Auftraggeber, Projektsponsor oder dem Entscheidungsgremium, mit welchen Kosten diese für das Projekt rechnen müssen. Damit schätzen die Entscheider ab, ob das Projekt überhaupt wirtschaftlich und rentabel ist – und damit überhaupt genehmigt werden sollte.

Budget planen

Sie ermitteln mit dem Projektkostenplan, welches Budget Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Auftraggeber, Projektsponsor und Entscheider wissen dann, welche Geldmittel und Ressourcen sie für das Projekt beschaffen oder zur Verfügung stellen müssen.

Angebotspreis ermitteln

Falls das Projekt einem Angebot an externe Kunden entspricht, ermitteln Sie mit der Projektkostenkalkulation den Angebotspreis – und verhandeln gegebenenfalls mit dem Kunden einzelne Angebotspositionen.

Plan- und Soll-Kosten vorgeben

Mit dem Projektkostenplan geben Sie die Plan- oder Soll-Kosten vor, die das Projekt maximal verbrauchen darf. Damit erkennen Sie später im Projektverlauf durch einen Soll-Ist-Vergleich, ob das Projekt „nach Plan“ verläuft – oder ob die Kosten aus dem Ruder laufen. Das kann Konsequenzen haben für die Projektsteuerung, für das Projektergebnis, die Projektlaufzeit bis zum vorzeitigen Abbruch eines Projekts (wegen Unwirtschaftlichkeit).

Notwendige Informationen für die Projektkalkulation

Um die Projektkosten zu kalkulieren und den Projektkostenplan zu erarbeiten, benötigen Sie zahlreiche Informationen zum Projekt. Diese beschaffen oder erarbeiten Sie im Rahmen der Projektplanung in Bezug auf:

• Projektergebnisse und Qualität der Ergebnisse, die sich aus dem Projektauftrag und den Projektzielen ergeben
• Aufgaben, Teilaufgaben und Tätigkeiten, die Sie dazu im Projekt oder in einem Teilprojekt durchführen und erledigen müssen
• Ressourcen in Form von Partnern, beteiligte Personen, Experten, Produkte, Hilfsmittel und Dienstleistungen (zum Beispiel Reisen oder Beratung), die Sie für die Aufgaben benötigen
• Zeitplan: Welche Partner oder Personen erledigen welche Aufgaben im Projekt wann?

Wenn Sie die Kosten für die einzelnen projektbezogenen Aufgaben und Tätigkeiten zusammenstellen und diese Kosten für das Gesamtprojekt addieren, spricht man auch von der Bottom-up-Vorgehensweise der Projektkostenplanung.

Sofern Sie von einem vorgegebenen Projektbudget ausgehen und diese Gesamtsumme auf die Teilprojekte, Projektphasen, Arbeitspakete und Teilarbeitspakete – und damit auf die einzelnen Projektaufgaben – herunterbrechen, ist das die Top-down-Vorgehensweise der Projektkostenplanung.