Multiprojektmanagement (MPM)Projektlisten erstellen mit Excel

Wann brauchen Sie eine Projektliste?

Mit einer Excel-Projektliste erfassen Sie geplante und laufende Projekte, um für sich und Ihre Teams eine bessere Übersicht zu erhalten und die Projekte zu ordnen nach:

• Thema
• Priorität
• Fertigstellungsgrad

Jede und jeder im Team weiß nach einem Blick auf die Projektliste, welche Projekte gerade bearbeitet werden und wie die einzelnen Projekte hinsichtlich Termineinhaltung, Kosten und Qualität zu bewerten sind. Außerdem wird erfasst, wer hauptverantwortlich und somit der Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen ist.

Oft wird eine Projektliste für große Projektvorhaben geführt, die sich aus vielen Einzelprojekten zusammensetzen. In der Liste sind dann die einzelnen Projekte aufgeführt mit einer Übersicht zum Status und Stand im jeweiligen Projekt.

So kann die Gesamtprojektleitung erkennen, ob die Ergebnisse vorliegen und ob sie termingerecht geliefert werden. Damit zeigt die Projektliste für das Gesamtvorhaben, ob dieses erfolgreich voranschreitet und die übergeordneten Projektziele erreicht werden.

Schon durch das Anlegen der Projektliste beantworten Sie für sich selbst und andere die folgenden Fragen auf den Punkt:

• Welche Projekte sind wichtig und warum?
• Welche zeitlichen und finanziellen Ressourcen stehen zur Verfügung und wie lassen sie sich optimal nutzen?
• Wie hängen die Projekte zusammen?
• Wie kann ich einen weiteren Nutzen aus laufenden oder abgeschlossenen Projekten ziehen?

Mitarbeitende profitieren von einer geteilten Projektliste, weil so transparent und unmissverständlich sichtbar ist, auf welche Projekte man sich aktuell zu fokussieren hat und ob alles im Zeit- und Budgetplan liegt. Außerdem lässt sich aus der Projektliste ablesen, welche Projektergebnisse bereits vorliegen – die dann gegebenenfalls in anderen Projekten genutzt werden können.

Zuerst geben Sie allgemeine Informationen an:

• Name der zuständigen Person im übergeordneten Projekt Management Office (PMO)
• Projektthema
• Name der verantwortlichen Person für die Gesamtprojektleitung
• aktuelles Datum = letzte Aktualisierung der Projektliste
• Namen der Personen, die eine Kopie oder den Zugriff auf das Dokument erhalten sollen

Danach notieren Sie alle laufenden Projekte mit Name, Nummer und Thema oder Bereich.

Erfassen Sie dann den Fertigstellungsgrad in Prozent. Damit bewerten Sie die Zahl und Qualität der vorliegenden Projektergebnisse. Damit können die Projekte, die auf diesen Ergebnissen aufbauen, erkennen, ob und wann sie mit ihren Aufgaben starten oder fortfahren können.

Dann bewerten Sie die bislang erreichten Projektziele. Dazu geben Sie einfach die Kürzel J (= gut), K (= okay) oder L (schlecht) ein, um Bewertungen für die vorgegebenen Kriterien vorzunehmen.

Anhand der Smiley-Gesichter erkennen Sie und andere Nutzer der Liste auf einen Blick:

• grün: Was läuft gut?
• gelb: Was läuft (gerade noch) okay?
• rot: Was läuft nicht wie geplant oder erwartet? Hier sind Maßnahmen notwendig.

Mit der Bewertung (Smileys) zeigen Sie, inwiefern die klassischen Projektziele erreicht sind:

• Termineinhaltung oder Termintreue
• Kosten oder Budgeteinhaltung
• Qualität der Ergebnisse

Außerdem tragen Sie eine Gesamtbewertung in die letzte Spalte ein. Wenn Handlungsbedarf besteht, erkennen Sie das beim ersten Blick auf die Liste und können notwendige Maßnahmen planen und ergreifen.

Um die Excel-Projektliste optimal zu nutzen, gehen Sie schrittweise vor:

1. Erfassen Sie den Projektnamen.
2. Legen Sie den Status des Projekts fest.
3. Dokumentieren Sie, welche Beiträge das jeweilige Projekt zu Ihren übergeordneten Zielen und Strategien leistet.
4. Erfassen Sie (bereits) vorliegende Ergebnisse oder Teilergebnisse.
5. Geben Sie an, für welches Projekt das abgeschlossene, laufende oder geplante Projekt Input liefert; welches Projekt die Ergebnisse nutzt.
6. Notieren Sie alle vorhandenen Schnittstellen zu anderen Projekten oder Vorhaben.
7. Schreiben Sie auf, welche wichtigen Erfahrungen gemacht wurden und welcher Nutzen daraus für weitere Projekte entsteht.

Die folgende Abbildung zeigt, wie die Tabelle aussieht, wenn Sie schrittweise alle Daten eingegeben haben. Anhand der Beispieldaten wird deutlich, welche Art von Informationen jeweils erfasst werden könnten und sollten.

Wie oft sollte die Projektliste aktualisiert werden?

Die Aktualisierung hängt davon ab, welche Laufzeit Ihre Projekte haben und welche Anforderungen im Hinblick auf den „Stand der Dinge“ im Projekt bei den Nutzerinnen und Nutzern der Projektliste bestehen. Als einfache Regel gilt: Prüfen Sie den Stand der Projektliste einmal pro Woche.

Häufiger aktualisieren sollten Sie die Projektliste in den folgenden Fällen:

• In einem sich schnell verändernden Umfeld, wie in Technologie- oder Forschungsprojekten, kann es notwendig sein, die Projektliste öfter zu aktualisieren, um mit neuen Informationen oder geänderten Umständen Schritt zu halten.
• Wenn Stakeholder regelmäßige Updates benötigen, um Entscheidungen zu treffen oder die Fortschritte zu überwachen, sollten die Projektlisten entsprechend aktualisiert werden. Dies könnte bedeuten, dass Updates zu bestimmten, regelmäßigen Reporting-Terminen erforderlich sind.
• In einem großen Team, wo viele Personen an verschiedenen Aufgaben arbeiten, könnte es notwendig sein, die Projektliste häufiger zu aktualisieren, um alle auf dem Laufenden zu halten. Jede Statusmeldung durch die Teilprojektleitung wird sofort in die Projektliste übernommen.

Ein guter Ausgangspunkt ist es, mit einem wöchentlichen Update-Rhythmus zu beginnen und diesen anzupassen, wenn mehr über das Projekt und seine Anforderungen bekannt ist.