ProjektmanagementProjektüberwachung

Voraussetzungen für das Projektmonitoring

Die Projektplanung kann den Projektverlauf nur gedanklich vorwegnehmen. Was während des Projekts dann tatsächlich passiert, kann mehr oder weniger davon abweichen. Trotzdem ist Planung wichtig, denn die Steuerung und Überwachung in der Realisierungsphase kann immer nur so gut sein wie die vorangegangene Planung.

Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf IST und der Planung SOLL werden nur dann sichtbar, wenn das SOLL bekannt ist. Die Voraussetzung für das Projektmonitoring ist deshalb, dass es einen Projektplan gibt. Während des gesamten Projekts wird immer wieder geprüft, ob der Projektverlauf dem Plan entspricht, ob ein Eingriff notwendig ist oder ob der Projektplan geändert werden muss.

So hängen Projektsteuerung und Projektcontrolling zusammen

Projektsteuerung ist die konsequente Fortführung der Projektplanung in der Realisierungsphase. Sie beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um

• das Projekt im Rahmen der Planung durchzuführen,
• die Projektplanung ständig weiter zu verbessern,
• dem Projektziel „step by step“ näherzukommen.

Wer steuert, blickt in die Zukunft, versucht künftige Entwicklungen oder Schwierigkeiten vorherzusehen und diese in sein Kalkül einzubeziehen. Dies gelingt jedoch nur, wenn man über die aktuelle Situation Bescheid weiß und regelmäßig alle notwendigen Informationen erhält.

Mit dem Projektcontrolling wird der Informationsfluss sichergestellt, der für die Eingriffe und die Steuerung Voraussetzung ist. Die Aufgabe ist dabei, künftige Schwierigkeiten zu erkennen und Störungen aufzudecken, bevor sie zur Gefahr für einzelne Projektziele werden.

Die Projektsteuerung ist eine kontinuierliche Aufgabe während der gesamten Projektlaufzeit. Letztlich geht es darum, dass die Projektziele erreicht werden, also

• die vorgegebenen Ergebnisse erreicht,
• die kalkulierten Kosten eingehalten,
• die geforderten Fertigstellungstermine nicht überschritten werden.

Diese drei Parameter – Ergebnisse, Kosten und Termine – müssen daher gleichermaßen und permanent durch das Projektcontrolling überwacht werden. Dafür hat sich der Projektsteuerungszyklus bewährt, wie er in Abbildung 6 dargestellt ist.

In das Projekt eingreifen – mögliche Gründe

Während der Durchführung des Projekts kann es unterschiedliche Eingriffspunkte für das Projektmanagement geben. Dazu muss die Projektleitung erkennen, dass ein Eingriff notwendig ist – etwa durch den regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich wichtiger Kennzahlen und Indikatoren, die zeigen, wie weit die Ziele erreicht werden.

Ist ein Eingriff notwendig, muss dies gegebenenfalls mit dem Auftraggeber, dem Projekt-Lenkungskreis oder dem Lenkungsausschuss abgestimmt werden. Dabei geht es um folgende Aspekte und Eingriffe:

• der Leistungsumfang; zum Beispiel könnten die Projektziele verändert oder neu definiert werden, Teilaufgaben gestrichen werden
• Ressourcen (Personal, Finanzen); zum Beispiel durch Einsparungen, Akquisition zusätzlicher Mittel, Erhöhung oder Veränderung der Mitarbeiterkapazität
• Zeitbudget; zum Beispiel durch Verlängerung der Projektdauer oder Verdichtung von einzelnen Arbeitspaketen

Maßnahmen und Instrumente der Projektsteuerung

Im Detail können im Rahmen der Projektsteuerung folgende Maßnahmen umgesetzt oder Instrumente eingesetzt werden, um die (gegebenenfalls neu formulierten) Projektziele zu erreichen:

• Projektauftrag wird geändert
• Team wird durch weitere oder andere Personen besetzt
• Aufgaben und Arbeitspakete werden anders auf Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter verteilt
• eine spezielle Steuergruppe (Taskforce) wird eingerichtet, die schnell Soll-Ist-Abweichungen erkennt und Maßnahmen zur Projektsteuerung ausarbeitet und umsetzt
• Meilensteine und Teilziele werden angepasst
• der Kostenplan wird geändert
• der Kapazitätsplan wird geändert
• der Terminplan wird geändert
• externe Unterstützung wird hinzugezogen
• Projekt-Meetings werden einberufen, um Probleme zu besprechen und zu lösen
• Zwischenberichte werden erstellt
• regelmäßige Fortschrittsbesprechungen werden durchgeführt
• der Informationsaustausch und Vernetzung mit der Regelorganisation im Unternehmen wird verbessert
• der Status der Arbeitspakete wird überprüft
• Offene-Punkte-Liste wird erstellt und dann mit Priorität abgearbeitet
• Eskalationsplan wird entwickelt

Einige Maßnahmen können die Projektleitung und das Projektteam selbstständig durchführen, wenn die allgemeinen Projektziele nicht gefährdet sind. Ist das der Fall, müssen die Maßnahmen mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.

Meilensteine zur Zwischenprüfung

Je früher Sie Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Projektverlauf feststellen, desto einfacher und kostengünstiger lassen diese sich in der Regel beheben. Spätestens mit den Meilensteinen wird das bisherige Ergebnis danach beurteilt werden müssen, ob

• das Projekt nach Plan weiterlaufen kann,
• mit veränderter Zielsetzung weitergearbeitet,
• oder das Projekt abgebrochen wird.

Wann das Projektmonitoring zu einem Projektabbruch führen kann

Können Sie das Projektziel und die notwendigen Projektergebnisse nicht mehr mit vertretbarem Aufwand erreichen? Zeigen die beschlossenen und eingeleiteten Korrekturmaßnahmen keinen Erfolg? Dann hüten Sie sich davor, dies zu verschleiern oder sich und das Team weiter unter Erfolgsdruck zu setzen.

Finden Sie Mut, das Projekt abzubrechen. Sie verhindern damit Investitionsruinen, die Ihr Unternehmen und die Projektbeteiligten unnötig belasten oder frustrieren – und Ressourcen binden, die an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden können.