ProjektprozesseProjektprozess Projektdurchführung und Überwachung

Aufgaben der Projektleitung zur Projektdurchführung

Gegenstand des Projektprozesses „Durchführung und Überwachung“ ist die Umsetzung der operativen Planung. Hierzu gehören:

• Fortschreiben der Personaleinsatzplanung sowie der Sach- und Finanzmittelplanung
• Führen des Projektteams
• Beauftragen, Verfolgen und Abnehmen von Arbeitspaketen
• Überwachen und Steuern des Projektablaufes unter Berücksichtigung von Prioritäten
• Erkennen und Begrenzen von Risiken
• Durchführen der Qualitätssicherung
• Dokumentieren des Projektverlaufs

Im Projektprozess „Durchführung und Überwachung“ wird die Projektleitung mit ihrem gesamten technischen und vor allem sozialen Know-how gefordert. Schließlich zeigt sich hier die Qualität der vorangegangenen Planung. Der Projektleitung kommt die Aufgabe zu, das Team zu führen und auf Konflikte und Qualifikationserfordernisse geeignet zu reagieren.

In der Praxis zeigt sich, dass gerade das Bewältigen sozialer Konflikte, ein vorausschauendes Risikomanagement und – unter Berücksichtigung der im Alltag oft knappen Ressourcen und Budgets – eine lösungsorientierte Anpassungsplanung die wesentlichen Schlüssel für eine erfolgreiche Projektumsetzung sind.

Wenn die Arbeitspakete bearbeitet und Ergebnisse vorgelegt werden, werden diese Arbeitsergebnisse von der Projektleitung auf Vollständigkeit und Qualität überprüft und intern abgenommen. Damit wird der Projektabschluss vorbereitet.

Die Aufgaben und Abläufe des Projektprozesses „Durchführung“ werden im Folgenden dargestellt und erläutert.

Projekt-Kick-Off durchführen

Das Kick-Off-Meeting ist nach der Freigabe der Projektplanung der offizielle Auftakt zur Projektumsetzung und eine wichtige Gelegenheit, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Richtung Ziele und Vorgehen zu motivieren. Denn in der Frühphase des Projekts werden viele Weichen gestellt.

Der Zeitplan für den Kick-Off sowie die etwaige Einbeziehung ausgewählter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit der Ressourcenplanung abzustimmen.

Projektteam führen

Die Teamführung ist ein Prozess, der den gesamten Projektprozess „Durchführung und Überwachung“ begleitet. Die Projektleitung nimmt hier Führungsaufgaben wahr, die sich direkt auf die Projektumsetzung beziehen. Das Führen von Personen stellt die Hauptaufgabe der Projektleitung dar und hat maßgeblichen Einfluss auf die Projektergebnisse.

Dies stellt hohe Anforderungen an die Person der Projektleitung und ist das Ergebnis eines ständigen Bemühens. In der Praxis ist neben kontinuierlicher Selbstreflexion des eigenen Führungsverhaltens eine professionelle Unterstützung durch Mentoren und Coaches vorteilhaft.

Arbeitspakete an Projektmitarbeitende übergeben

In diesem Teilprozess erfolgt die Übergabe von Arbeitsaufträgen an die Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter. Sie werden aufgefordert, die entsprechenden Aufgaben zu erledigen.

Dabei werden die Arbeitspaket-Verantwortlichen mit ihrem Arbeitsabschnitt vertraut gemacht, wobei Erläuterungen der Aufgabenstellung, Besprechungen und Abstimmungen erfolgen. Die Projektleitung hat hierbei den erforderlichen Informationsstand über das Projekt zu vermitteln.

Arbeitspakete und Aufgabenbeabeitung überwachen

In diesem Teilprozess werden die Durchführung der Arbeitsaufträge und der Status der Arbeitspakete von der Projektleitung überwacht. Diese Aktivitäten sind eng mit dem Controlling verknüpft, durch das die zur Entscheidungsfindung nötigen Daten bereitgestellt und relevante Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt werden.

Darüber hinaus ist auch der regelmäßige persönliche Kontakt mit den Arbeitspaketverantwortlichen und weiteren Projektmitarbeitern wichtig für eine realistische Einschätzung der Arbeitsfortschritte und zum Überwachen der übertragenen Aufgaben.

Es geht hier also neben einer Leistungskontrolle durch die Überwachung der Ausführung der übergebenen Arbeitspakete auch darum, durch ständigen Kontakt zu den ausführenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern frühzeitig beispielsweise auf potenzielle Probleme, Verbesserungsmöglichkeiten oder aktuelle Erfordernisse aufmerksam zu werden.

Dafür werden sowohl persönliche Gespräche als auch regelmäßig Besprechungen mit den Beteiligten geführt.

Projektcontrolling durchführen

Die Begriffe Controlling und Überwachung der Arbeitspakete sind eng miteinander verwoben, oft werden diese auch synonym verwendet. Hier werden unter Projektcontrolling alle Aktivitäten zum Erfassen, Sammeln und Zusammenführen von projektrelevanten Daten sowie deren Auswertung in Form von Soll-Ist-Vergleichen verstanden.

Diese Soll-Ist-Vergleiche bilden den Ausgangspunkt für die Aktivitäten zur Überwachung des Projektfortschritts.

Die Projektfortschrittskontrolle ist eine zentrale Aufgabe des Projektprozesses „Durchführung und Überwachung“ und wesentliche Voraussetzung für die Projektsteuerung. Kontinuierlich werden Ist-Aufnahmen des Projektstands in Bezug auf Aufwand, Zeit und Ergebnis vorgenommen mit dem Ziel, Abweichungen zwischen Planung und tatsächlichem Verlauf frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Weiterleitung relevanter Daten an die interne Rechnungsstellung. Bei externen Projekten erfolgt die Leistungserfassung durch einen Leistungsnachweis. Dieser liegt anfangs oft nur der entsprechenden Mitarbeiterin, dem entsprechenden Mitarbeiter oder der Projektleitung vor. Alle Belege über erbrachte Leistungen müssen rechtzeitig der Rechnungsstellung zugänglich gemacht werden. Ähnliches gilt für Verbindlichkeiten.

Für das Projektcontrolling werden Kennzahlen aus dem laufenden Projektbetrieb (Projektstände, Leistungsnachweise, Ressourceneinsatz, projektbezogene Forderungen und Verbindlichkeiten) in Controlling-Instrumente übernommen.

Die Projektleitung hat die Verantwortung für den Teilprozess „Durchführung des Controllings“.

Projektqualität überwachen und sicherstellen

Der Prozess „Überwachen der Qualitätssicherung“ verläuft über den gesamten Projektprozess „Durchführung und Überwachung“. Qualitätssicherung ist sehr wichtig und muss daher von der Projektleitung bewusst mitgetragen und gesteuert werden. Ihre Unterstützung bei der Umsetzung der Maßnahmen der Qualitätssicherung ist wesentlich für den Projekterfolg.

Ein unternehmenseigenes Vorgehensmodell und ein ausgearbeitetes Handbuch zum Qualitätsmanagement gelten als gegeben. Es geht im Teilprozess „Überwachen der Qualitätssicherung“ um das Anwenden der vorhandenen allgemeinen Leitlinien auf die konkreten projektbezogenen Kriterien.

Diese wurden im Rahmen des Risikomanagements und während der Planung aus den Erfolgsfaktoren und Qualitätsansprüchen abgeleitet. Ziel ist, einen Prüfplan auszuarbeiten und umzusetzen. Die Umsetzung der qualitätssichernden Maßnahmen kann die Projektleitung an einen Projektmitarbeiter, zum Beispiel den Projektassistenten, delegieren.

Projektverlauf dokumentieren

Dokumentationsaufgaben sind während des gesamten Projektprozesses „Durchführung und Überwachung“ wahrzunehmen. Bei den Dokumentationsaufgaben wird die Projektleitung unterstützt vom Projektassistenten, zu dessen Aufgabenbereich insbesondere das Führen der Projektakte gehört. Die jeweiligen Dokumentationspflichten wurden zu Beginn der Projektdurchführung zwischen beiden abgestimmt.

Die Dokumente dienen als Informationsquelle zur Darstellung des Verlaufs und für das Erstellen des Abschlussberichts. Der Abschlussbericht gibt einen Überblick über den Verlauf des Projekts und erläutert die erzielten Ergebnisse.

Beim Dokumentieren des Projektverlaufs ist immer darauf zu achten, dass eine ausreichende „Aktenlage“ zur Wahrung der Rechtssicherheit gegeben ist.

Über den Projektverlauf informieren

Ziel des Teilprozesses „Informieren über den Projektverlauf“ ist die Bereitstellung des für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Informationsstands und das Verteilen dieser an alle Beteiligten. Darüber hinaus ist das „Informieren über den Projektverlauf“ Teil des Projektmarketings.

Damit wird Akzeptanz bei allen Projektbeteiligten, bei den Betroffenen und bei den Stakeholdern des Projekts geschaffen. Das betrifft sowohl den Projektverlauf selbst (aufseiten der Steuernden sowie der Umsetzenden) als auch die Projektziele (seitens der davon Betroffenen).

Notwendige Korrekturmaßnahmen einschätzen

Der Teilprozess „Einschätzen nötiger Korrekturmaßnahmen“ ist dann erforderlich, wenn Planabweichungen festgestellt werden. Das Einschätzen des Schweregrads benötigt neben einer umfangreichen Erfahrung, anhand derer die aktuelle Situation ins Verhältnis gesetzt werden kann, einen systematischen Blick auf die Wirkungszusammenhänge.

Mögliche Korrekturmaßnahmen können in Umfang und Tiefe sehr unterschiedlich sein und hängen direkt vom Projektkontext ab. Oft ist eine Aufstellung möglicher Korrekturmaßnahmen und eine darauf aufbauende Abschätzung des Aufwands zu deren Umsetzung nötig, um den Schweregrad der Abweichungen abschätzen zu können.

Wichtig ist, die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen rechtzeitig zu erkennen, um noch größere Abweichungen und Aufwände sowie schwere Konflikte oder gar krisenhafte Situationen zu vermeiden. Im Allgemeinen muss für die Akzeptanz von Korrekturmaßnahmen geworben werden, da für die Beteiligten die Gefährdungen durch die Abweichungen und die damit notwendigen Eingriffe nicht ohne ausreichende Information erkennbar sind.

Die Projektleitung benötigt in diesem Teilprozess das gesamte Spektrum ihrer fachlichen, sozialen und organisatorischen Kompetenzen. Denn die höchste Priorität bei ihren Entscheidungen und Maßnahmen gilt dem Erreichen der Projektziele innerhalb des vertraglich festgelegten Projektrahmens.

Verlauf mit dem Auftraggeber abstimmen

Sollte die Einschätzung nötiger Korrekturmaßnahmen zu kritischen Abweichungen führen, so wird unter Umständen eine Abstimmung des weiteren Projektverlaufs mit dem Auftraggeber erforderlich.

Es ergibt sich hierbei eine ähnliche Eskalationshierarchie wie bei den Teilprozessen „Abstimmen mit dem Auftraggeber“ und „Abstimmen mit Vorgesetzten oder Kundenbetreuern“ im Projektprozess Projektplanung.

Feinplanung anpassen

Das Abstimmen notwendiger Korrekturmaßnahmen und eine gegebenenfalls erforderliche Abstimmung mit allen Beteiligten sind bereits in den vorhergehenden Teilprozessen erfolgt. In diesem Prozessschritt geht es um die Ausarbeitung der beschlossenen Maßnahmen und die Aktualisierung der Daten in den Controlling-Instrumenten.

Die Anpassung der eigentlichen Feinplanung ist ein eher technischer Teilprozess. Alle prinzipiellen Abwägungen zwischen Alternativen oder die Berücksichtigung von Rahmenbedingungen sind bereits erfolgt. Es gilt nun, die konkreten Details der Umsetzung auszuarbeiten.

Ein wichtiger weiterer Schritt dieses Teilprozesses ist, Ursachen und Konsequenzen der Korrekturmaßnahmen im Team oder unter den Betroffenen transparent zu machen und die notwendige Akzeptanz zu gewinnen. Dies ist in der Praxis eine große Herausforderung, da Änderungen wie Korrekturmaßnahmen oft auf Widerstände stoßen, ohne die konstruktive Mitarbeit der Beteiligten aber kaum Aussicht auf Erfolg besteht.