ProtokollführungSo schreiben Sie ein Protokoll – mit Vorlage

Was Sie bei der Protokollerstellung beachten sollten

Wenn Sie nach der Besprechung, nach einem Meeting oder einem Gespräch das Protokoll erstellen, sollten Sie grundsätzlich folgende Aspekte beachten:

• Die Inhalte müssen wahr sein.
• Sie sollten objektiv und sachlich beschrieben sein.
• Was Sie aufschreiben, sollte auf Tatsachen beruhen, nicht auf Gefühlen und Meinungen (der Teilnehmenden).
• Das Protokoll muss auch für Nichtbeteiligte problemlos verständlich sein.
• Es sollte auf das Wesentliche beschränkt,
• logisch gegliedert und aufgebaut,
• in Länge und Ausgestaltung dem Zweck angepasst,
• in leicht verständlichem und klarem Deutsch (oder der vereinbarten Protokollsprache) abgefasst und
• optisch lesefreundlich gestaltet sein.

Beachten Sie außerdem: Das Protokoll ist in der Zeitform „Gegenwart“ und meist in der indirekten Rede geschrieben. Anträge und Beschlüsse sind wörtlich und in direkter Rede wiedergeben.

Verlaufsprotokoll und ausführliches Ergebnisprotokoll erstellen

Bei Verlaufsprotokollen oder ausführlichen Ergebnisprotokollen sollten Sie darauf achten, dass alle wichtigen Inhalte wiedergegeben sind. Sie sollten Ihre Mitschrift und Ihre Notizen aus dem Meeting so überarbeiten, dass jeder Leser nachvollziehen kann, was besprochen wurde, welche einzelnen Beiträge es gab und was die Ergebnisse sind.

Wichtig sind folgende Aspekte:

• Sätze sind einfach, kurz und prägnant.
• Das Protokoll wird übersichtlich gegliedert.
• Wichtige Punkte werden hervorgehoben (Fettschrift, unterstreichen, einrücken).

Was zeichnet ein einfaches Ergebnisprotokoll aus?

Bei kurzen Ergebnisprotokollen werden nur die Beschlüsse und die abgeleiteten Maßnahmen dokumentiert. Hier wird auf die einzelnen Wortbeiträge, die zu dem Ergebnis geführt haben, verzichtet.

Tipps für das Wortprotokoll

Bei einem Wortprotokoll transkribieren Sie das Tondokument, das Sie aufgenommen haben. Hier sollten Sie darauf achten:

• die einzelnen Beiträge den richtigen Personen zuordnen
• die Beiträge gliedern durch (nicht gesprochene) Zwischenüberschriften
• besonders wichtige Inhalte hervorheben (Fettschrift, unterstreichen, einrücken), damit das meist lange Wortprotokoll besser lesbar wird
• wichtige Ergebnisse oder Beschlüsse noch einmal gesondert darstellen

Wie gliedert man ein Protokoll?

Die Gliederung des Protokolls erfolgt meistens nach den Tagesordnungspunkten (TOPs) der Einladung. Im Einzelfall kann auch eine chronologische Gliederung erfolgen; dazu werden alle Beiträge der Reihe nach dargestellt, wie sie eingebracht wurden. In Ausnahmefällen erfolgt die Gliederung nach sachlichen Themen, wie sie sich im Laufe des Meetings gezeigt haben.

Zu einem Tagesordnungspunkt können Sie in Ihrem Protokoll unterschiedliche Inhalte nennen und beschreiben. Mögliche Inhalte pro Tagesordnungspunkt sind:

• das besprochene Thema
• zu diskutierende einzelne Aspekte oder Probleme
• vorgetragene Berichte, Sachverhaltsdarstellungen oder Referate
• Diskussionen, Anträge und Beschlüsse
• offene Punkte, die nicht abschließend behandelt werden können
• Ergebnisse, die zeigen, was nach der Besprechung getan oder beachtet werden soll

Je nachdem, worum es bei einem Tagesordnungspunkt geht, können Sie eines der folgenden drei Gliederungsschemata wählen:

Ein Thema wird besprochen, aus dem sich Maßnahmen oder Aktivitäten ergeben

1. Thema des Tagesordnungspunkts (Überschrift)
2. Aspekt A zum Thema: Wer spricht? Was wird gesagt?
3. Aspekt B zum Thema …
4. Beschluss
5. offene Punkte
6. Ergebnis / To-do: Wer muss was bis wann tun?

Ein Antrag wird vorgestellt, diskutiert und am Ende wird abgestimmt

1. Thema des Antrags (Überschrift)
2. Bericht / Antrag: Wer stellt den Antrag vor? Worum geht es bei dem Antrag? Was sind die Hintergründe?
3. Diskussion: Wer spricht? Was wird gesagt? Was spricht dafür? Was spricht dagegen?
4. Beschluss
5. offene Punkte
6. Formulierung des Antrags: Antrag wortgetreu wiedergeben
7. Ergebnis der Abstimmung. Reihenfolge: Ja, Nein, Enthaltung

Zu einem Thema wird ein Vortrag gehalten, Teilnehmende werden informiert

1. Thema des Tagesordnungspunkts (Überschrift)
2. Vorstellung des Themas und seiner Bedeutung sowie des Referenten
3. Referat von [Name]: Zusammenfassung der Inhalte und Aussagen; Handout gegebenenfalls als Anlage
4. Diskussion: Welche Fragen werden gestellt? Was wird diskutiert? Welche Schlussfolgerungen können gezogen werden? Was sind nächste Schritte?

Protokoll gestalten

Gestalten Sie das Protokoll sprachlich und optisch ansprechend. Bedenken Sie die Lesebedürfnisse der Personen im Verteiler. Wichtig ist vor allem ein einheitliches Erscheinungsbild. Vermeiden Sie Fremdwörter und Abkürzungen, die womöglich nicht jeder Leser versteht.

Achten Sie besonders auf die korrekte Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Durch die knappe Form können sich leicht unverständliche Schreibweisen, falsche Zeichensetzung oder Stilblüten einschleichen. Am besten: Immer Korrektur lesen (lassen)!

Protokoll überprüfen

Besonders wichtig ist, dass die Beiträge der einzelnen Teilnehmerinnen und Teilnehmer korrekt und wahrheitsgemäß wiedergegeben sind. Der Leiter des Meetings sollte das Protokoll deshalb vor der Weitergabe in jedem Fall selbst lesen und dann freigeben; als Protokollführer sichern Sie sich so besser ab.

In manchen Fällen bestehen die Teilnehmenden darauf, dass sie das Protokoll Korrektur lesen können. Sie verteilen dazu Ihr Protokoll mit Angabe einer Frist, bis zu der Widerspruch angemeldet werden kann.

Erst wenn alle Teilnehmenden einverstanden sind, gilt das Protokoll als verabschiedet. Dafür kann es bei einer folgenden Besprechung den Tagesordnungspunkt „Genehmigung des Protokolls der vorigen Besprechung“ geben.

Bestehen unterschiedliche Auffassungen, dann wird dies im Protokoll vermerkt oder bei der nächsten Besprechung aufgegriffen und dann protokolliert. Beispiel:

„Beim Thema … gibt es unterschiedliche Sichtweisen. Herr Müller gibt zu Protokoll … Frau Meier gibt (demgegenüber) zu Protokoll: …“