ProtokollführungWarum Protokolle in Unternehmen wichtig sind

Wofür braucht es ein Protokoll?

Die Protokollführung in Unternehmen ist ein wichtiges Instrument für die Dokumentation und Steuerung von Abläufen, Handlungen und Projekten. Es geht nicht nur darum, die Ergebnisse von Besprechungen oder Workshops festzuhalten, sondern auch um zukünftige Aktivitäten der betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen zu steuern.

Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll hält fest, was bei einer Besprechung gesagt und beschlossen wurde. Da das Protokoll schriftlich niedergelegt wird, wird es auch als Niederschrift bezeichnet. Die wichtigsten Bestandteile eines Protokolls sind das Thema, das besprochen wurde, sowie die Ergebnisse, die für die Zukunft wichtig sind (Was).

Außerdem wird ergänzt, von wem ein Beitrag stammt (Wer). Protokolle, die ein formaler Beleg für Beschlüsse sind, werden vom Leiter der Besprechung und vom Protokollführer unterschrieben.

Der Vorteile eines Protokolls

Neben Aktennotizen, Vermerken, Berichten, Memos oder Telefonnotizen sind Protokolle eine Form, um Ereignisse im Unternehmen schriftlich festzuhalten oder zu rekonstruieren und die Informationen an andere weiterzugeben. Sie sind insofern ein wichtiges Kommunikationsinstrument und Organisationsinstrument. Die Vorteile von Protokollen sind:

• Gedankenstütze: Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Besprechung erinnern sich an Gesagtes und Beschlossenes.
• Information: Andere Personen können über den Ablauf und die Inhalte einer Besprechung informiert werden; sie können beispielsweise erkennen, wer für ein Thema oder eine Aufgabe zuständig ist.
• Organisation: Planung, Steuerung und Kontrolle von Aktivitäten, etwa beim Projektmanagement, werden unterstützt.
• Motivation: Beschlüsse und vereinbarte Maßnahmen werden dokumentiert und sind so verbindlich.
• Dokumentation: Für manche Themen, Sachverhalte oder Meetings ist es aus rechtlichen Gründen notwendig, ein Protokoll zu erstellen. Das gilt beispielsweise für Mitgliederversammlungen (Vereine), aber auch für Besprechungen der Geschäftsleitung, die damit dokumentiert, dass sie ihren Pflichten nachkommt.

Das Erstellen eines Protokolls ist aufwendig. Nur Kolleginnen, Kollegen oder Vorgesetzte, die um die steuernde Wirkung von Protokollen wissen, schreiben diese gerne selbst. Sie wissen: Protokolle werden oft eingesetzt, um im Unternehmen Politik zu betreiben und Interessen durchzusetzen.

Wann wird ein Protokoll erstellt?

Protokolle werden meistens als Niederschrift von Ergebnissen aus Besprechungen eingesetzt. Besprechungen können sein:

• Workshops
• Projektbesprechungen
• Teambesprechungen (Meetings)
• bilaterale Gespräche (Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungsgespräche oder Gespräche zur Leistungsbeurteilung)

Protokolle können auch im Rahmen einer Prüfung erstellt werden. Eine Prüferin oder ein Prüfer begutachten, messen, schätzen, nehmen in Augenschein, kontrollieren ein Produkt oder einen Prozess oder befragen Personen zu einem Sachverhalt. Grundlage sind meist vorgegebene oder festgelegte Prüfkriterien oder eine Norm. Was die Prüfenden feststellen, schreiben sie in einem Protokoll auf.

Protokolle können bei Konflikten und Streitigkeiten helfen. Sie zeigen im Unternehmen, zwischen Abteilungen, aber auch gegenüber Lieferanten, Kunden und Partnern auf, was getan und was vereinbart wurde. Sie sind deshalb wichtige Dokumente mit normativer, verbindlicher und verbindender Wirkung.

Protokolle sind manchmal ein wichtiges Beweismittel, wenn es zu einem Streit oder sogar Rechtsstreit kommt. Bestimmte Protokolle sind Urkunden, wie die Niederschrift einer Gesellschafterversammlung.

Protokollarten auf einen Blick

Es gibt folgende Arten von Protokollen für Besprechungen:

• Wortprotokoll: Alle Gesprächsbeiträge werden wörtlich niedergeschrieben.
• Verlaufsprotokoll: Alle Gesprächsbeiträge werden nicht wörtlich, aber sinngemäß wiedergegeben.
• Ergebnisprotokoll oder Beschlussprotokoll: Es sind nur die Ergebnisse, Vereinbarungen und Entscheidungen wiedergegeben.
• Ausführliches Ergebnisprotokoll: Die Ergebnisse einer Besprechung und wichtige Beiträge, die zu diesem Ergebnis geführt haben, sind wiedergegeben.
• Kurzprotokoll: Das ist zum Beispiel eine Telefonnotiz, Aktennotiz, Besprechungsnotiz, ein Vermerk oder Eintrag in einer Kartei oder Kundendatei.

Tipps für die Protokollführung im Rahmen eines Meetings

Als Leiterin oder Moderator eines Meetings sollten Sie darauf achten, dass die Ergebnisse und Erkenntnisse aufgeschrieben werden. Das kann in Form eines Protokolls erfolgen. Deshalb müssen Sie die Protokollführung bei Besprechungen vorbereiten.

Achten Sie darauf, dass das Protokoll während der Besprechung richtig geführt, also korrekt mitgeschrieben wird. Klären Sie, was nach der Erstellung des Protokolls damit passiert: An wen wird es verteilt? Was wollen die Leserinnen und Leser wissen? Wie wird das Protokoll eingesetzt? Inwiefern wird damit „Politik“ gemacht?

Als Teilnehmerin oder Teilnehmer sollten Sie ebenfalls darauf achten, dass ein Protokoll erstellt wird, damit wichtige Ereignisse, Entscheidungen oder Vereinbarungen festgehalten werden. Auf diese werden Kollegen und Vorgesetzte immer wieder Bezug nehmen. Und falls die Ergebnisse des Meetings gar nicht, nicht klar oder unvollständig dokumentiert sind, können sie Anlass für Konflikte, Streitigkeiten oder persönliche Nachteile im Unternehmen sein.