ProtokollführungWas passiert mit dem fertigen Protokoll?

Wer nutzt das Protokoll im Unternehmen? Verteiler des Protokolls

Wenn das Protokoll fertig erstellt und von den Teilnehmenden und vom Leiter oder der Leiterin der Besprechung verabschiedet wurde, wird es an alle relevanten Personen verteilt. Diese erfahren damit, was gemeinsam besprochen und was beschlossen wurde. Alle, die dabei waren, nutzen das Protokoll als Erinnerungshilfe.

Je nach Art der Besprechung und Zweck des Protokolls muss es außerdem an die entsprechenden Stellen und Organe weitergegeben werden, die aufgrund formaler Regelungen oder Richtlinien das Protokoll zur Kenntnis bekommen müssen. Schließlich wird das Protokoll archiviert.

Empfänger eines Protokolls in einem Unternehmen können sein:

• Geschäftsleitung
• Revision
• Compliance-Abteilung

Außerhalb des Unternehmens müssen einzelne Protokolle versendet werden an: Amtsgericht, Aufsichtsrat, Hausbank, Lieferanten oder andere wichtige und betroffene Partner.

Achten Sie darauf, dass Sie das Protokoll bald nach der Besprechung an alle relevanten Empfänger versenden, insbesondere dann, wenn Maßnahmen vereinbart wurden, die bald umgesetzt werden müssen.

Protokolle archivieren

Archivieren Sie alle Protokolle (elektronisch und bei Bedarf im Ausdruck) dort, wo sie aus sachlogischen Gründen hingehören. Achten Sie darauf, dass Sie die Protokolle jederzeit und schnell wiederfinden. Beachten Sie auch, dass manche Protokolle der Geheimhaltungspflicht und dem Datenschutz unterworfen sind (zum Beispiel Protokolle zu Mitarbeitergesprächen).

Protokoll als Urkunde

Manche Protokolle haben einen rechtsverbindlichen Charakter oder sind Beweisstücke bei einem Gerichtsverfahren; zum Beispiel die Protokolle von Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsratssitzungen, Satzungsänderungen. Zum Teil haben sie die Bedeutung einer Urkunde. Unwahre Inhalte sind dann Urkundenfälschung. Der Protokollführer bürgt mit seinem Namen und seiner Unterschrift für die Richtigkeit und Vollständigkeit aller Inhalte.

Protokolle aus Mitarbeitergesprächen archivieren

Eine rechtliche Bedeutung kann das Protokoll eines Mitarbeitergesprächs dann bekommen, wenn es später zu einem Prozess vor dem Arbeitsgericht kommt. Deshalb ist es wichtig, dass von wichtigen Mitarbeitergesprächen ein Protokoll erstellt, von beiden Seiten unterzeichnet und mit den Personalakten gemeinsam aufbewahrt wird.

Beachten Sie in diesen Fällen, was Sie mit den Protokollen tun müssen. Leiten Sie diese zum Beispiel an die Personalabteilung weiter und sorgen Sie dafür, dass die Protokolle korrekt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt archiviert werden.

Protokolle für die persönliche Aufgabenplanung nutzen

Die meisten Besprechungsprotokolle dienen allerdings nur für den Informationsaustausch und das Festhalten von Ergebnissen, Beschlüssen und Aktivitäten (Maßnahmenplan); zum Beispiel bei regelmäßigen Teambesprechungen oder bei abteilungsübergreifenden Koordinationsgesprächen. Insofern sind sie ein wichtiges Organisationshilfsmittel für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Diese können die Folgen und Aktivitäten, die sie selbst betreffen, schnell erkennen und vereinbarte Maßnahmen, für die sie zuständig sind, in ihren Aufgabenplan übernehmen.

Protokolle im Projektmanagement nutzen

Insbesondere im Rahmen des Projektmanagements spielen Protokolle für die Projektsteuerung eine wichtige Rolle. Die Projektmitarbeiter, der Auftraggeber und der Lenkungskreis können sich über den Fortgang des Projekts informieren und erkennen die nächsten Schritte. Die Projektleitung hat die Möglichkeit, Mitarbeitende auf die Verbindlichkeit der Vereinbarungen hinzuweisen.

Protokolle helfen der Projektleitung, dass die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben auch erfüllen; etwa dadurch, dass bei jeder Besprechung geklärt wird, ob alle vereinbarten und im Protokoll festgehaltenen Aktivitäten durchgeführt wurden. Ein Protokoll ist insofern auch ein „soziales Druckmittel“ für die Projektleitung, da sie ja ansonsten keine Befugnis gegenüber Projektmitarbeitern hat, Anweisungen zu geben.

Protokoll bei Besprechungen mit Kunden nutzen

Ein Protokoll, das die Besprechung mit Kundinnen und Kunden oder anderen externen Partnerinnen und Partnern dokumentiert, kann genutzt werden, um das Lastenheft, Vereinbarungen oder Lieferbedingungen anzupassen. Wird ein Projekt mit oder für den Kunden durchgeführt, so informiert das Protokoll den Kunden über den Projektfortschritt und dient dann als Leistungsnachweis.

Insofern können Protokolle auch in diesem Zusammenhang eine rechtliche Bedeutung haben. Sie helfen, zu klären, was gemeinsam besprochen und vereinbart wurde.

Protokolle für Konfliktlösung im Unternehmen einsetzen

Weil Besprechungen und die dort getroffenen Vereinbarungen für einzelne Mitarbeiter mit weitreichenden Folgen verbunden sein können, sind Protokolle als sachliches Dokumentationsinstrument hilfreich. Sie können bei Konflikten oder Streitigkeiten bei einer sachlichen Klärung helfen.

Aber: Manchmal wollen Mitarbeitende oder Betroffene mitreden, Protokolle noch einmal ändern oder gezielt nutzen, um andere unter Druck zu setzen. Mit Protokollen kann im Unternehmen Mikropolitik betrieben werden (weshalb Vorgesetzte oft selbst das Protokoll erstellen). Das gelingt dann besonders gut, wenn die Protokolle missverständlich, unklar oder unvollständig sind. Ein gutes Protokoll sorgt dafür, dass es nicht so weit kommt.