ProtokollführungWie Sie die Protokollführung vorbereiten

Zweck und Ziel der Protokollführung klären

Die Protokollführung sollte nicht erst mit Beginn des Gesprächs oder der Besprechung geklärt werden. Schon im Vorfeld muss bestimmt werden:

• Wofür soll das Protokoll erstellt werden?
• Wie lange wird es Bedeutung haben?
• Wer wird es lesen?
• Was müssen nicht teilnehmende Personen nachvollziehen?
• Welche Beweiskraft ist gegebenenfalls erforderlich?

Daraus ergibt sich meist die Form des Protokolls. Klären Sie als Leiter oder Moderatorin der Besprechung vorab mit dem Protokollführer, welche Form das Protokoll haben soll. Klären Sie auch, ob alle Teilnehmenden das Protokoll vor der Fertigstellung noch einmal lesen sollen, um Änderungswünsche – soweit sie sachlich korrekt und angebracht sind – einbringen zu können.

Tagesordnung und Rahmenbedingungen prüfen

Grundlage eines guten Protokolls ist eine Tagesordnung (Agenda), die bereits die wichtigen Informationen und die Rahmenbedingungen enthält:

• Thema
• Zeit und Dauer der Besprechung
• Ort
• Teilnehmende
• Ziele
• Tagesordnungspunkte (TOPs der Agenda)

Als Leiter oder Moderatorin einer Besprechung sollten Sie dafür sorgen, dass die Tagesordnung und die Einladung an die Teilnehmenden zu diesen Punkten Informationen liefern. Sie werden dann im Protokoll übernommen. Schließlich legen Sie den Protokollführer (Protokollant) fest; die Person, die das Protokoll erstellen soll.

Was macht ein Protokollführer?

Der Protokollführer oder Protokollant dokumentiert die Besprechung und beeinflusst damit, wie die Besprechung und die besprochenen Themen im Nachhinein bewertet und welche Aktionen daraus abgeleitet werden.

Zudem unterschreibt er das Protokoll, womit er die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit des Protokolls übernimmt. Dies ist zum Beispiel für eine gerichtliche Auseinandersetzung wichtig, wenn das Protokoll als Beweismittel herangezogen wird.

Wichtige Eigenschaften eines Protokollführers

Wenn Sie eine Besprechung leiten oder moderieren, sind Sie für die Auswahl des Protokollführers verantwortlich. Seine wichtigen Kompetenzen und Eigenschaften sollten sein:

• Protokollsprache (Deutsch) beherrschen: Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
• mit dem Thema vertraut sein
• Begrifflichkeiten kennen
• Probleme und Ziele der Besprechung kennen
• Bedeutung der (Wort-)Beiträge richtig einschätzen
• Rückfragen stellen, wenn etwas akustisch oder inhaltlich nicht verstanden wurde
• neutral sein und persönliche Meinung zum Thema und zu den Teilnehmenden ausblenden
• längere Zeit sehr konzentriert zuhören und arbeiten können
• geistig beweglich sein
• hitzigen Diskussionen folgen können
• Schreibtechniken beherrschen: schnelles Schreiben, Stenografie, Tippen am Computer

Achten Sie auch darauf, dass es einen stellvertretenden Protokollführer gibt, falls der eigentliche ausfällt. Wenn Sie selbst Protokolle erstellen wollen oder dürfen, dann überprüfen Sie im Vorfeld, ob Sie die genannten Eigenschaften mitbringen und ob Sie dies neben Ihrer Rolle als Leiter der Besprechung auch leisten können.

Es ist sehr empfehlenswert, die Funktion des Leiters oder Moderators einer Besprechung von der des Protokollführers zu trennen; Sie benötigen dafür zwei Personen.

Wenn Sie als Leiterin oder Moderator dennoch selbst das Protokoll erstellen wollen oder müssen, überlegen Sie, wie Sie diese beiden Funktionen vereinbaren können. Etwa dadurch, dass Sie alle Ergebnisse gleich gemeinsam mit den Teilnehmenden festhalten (Computer und Beamer, Flipchart, Pinnwand) oder dass Sie sich Notizen machen und anschließend ein Protokoll aus dem Gedächtnis erstellen.

Sie können während der Besprechung jederzeit sagen:

„Einen Moment. Ich notiere das fürs Protokoll.“

Regeln und möglichen Verlauf der Besprechung beachten

Wenn es im Unternehmen ein Formular oder eine Vorlage zur Erstellung von Protokollen gibt, sollten Sie diese auch nutzen. In manchen Fällen gibt es für Besprechungen sogar eine eigene Geschäftsordnung. Dort ist etwa festgelegt:

• Wie werden Beschlüsse gefasst?
• Wie werden Diskussionsbeiträge gesteuert oder abgebrochen?
• Wie laufen Abstimmungen ab?

Der Protokollführer und der Leiter der Besprechung sollten diese Regelungen im Vorfeld klären und beherrschen.

Es ist von Vorteil, wenn Sie sich als Protokollführer über die Teilnehmenden, ihre Funktion, ihre Befugnisse und ihre Interessen und persönlichen Merkmale, wie zum Beispiel Vielredner, Leiseredner oder Zwischenrufer, informieren.

Schließlich sollten Sie darauf achten, dass die Erstellung des Protokolls viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Planen Sie diese Zeit ein – möglichst direkt im Anschluss an die Besprechung. Sie sollten keinesfalls mehrere Tage zwischen Besprechung und Protokollerstellung verstreichen lassen!

Mit Beginn der Besprung prüfen

Achten Sie bei Ihrer Vorbereitung auf das Protokollschreiben auf die Technik und die Örtlichkeit:

• Können Sie alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer gut sehen und verstehen?
• Haben Sie ausreichend Schreibgeräte (Papier, Stifte)?
• Können Sie sich auf Ihren Laptop verlassen, wenn Sie das Protokoll direkt damit erfassen wollen?
• Nutzen Sie ein Aufnahmegerät und ist sichergestellt, dass dies über ausreichend Aufnahmekapazität und Stromversorgung verfügt?
• Haben Sie einen Notfallplan, wenn ein technisches Gerät ausfällt?