Lieferantenbewertung und LieferantenauswahlProzess der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl planen und umsetzen

Prozessschritte zur Lieferantenauswahl in der Übersicht

Wenn Sie die richtigen Lieferanten für Ihr Unternehmen finden und auswählen wollen, müssen Sie mehrere Prozessschritte durchlaufen. Das sind:

1. Bedarfe bestimmen: Was soll von Lieferanten beschafft werden?
2. Auswahlkriterien festlegen: Was muss ein Lieferant liefern und leisten? Welche Merkmale müssen ihn auszeichnen?
3. Lieferanten identifizieren: Wer steht als möglicher Lieferant zur Verfügung?
4. Lieferant bewerten: Wer erfüllt die Auswahlkriterien am besten?
5. Lieferant auswählen: Mit welchen Lieferanten soll zusammengearbeitet werden? Wer ist bereit, die relevanten Regelungen und Vertragsbedingungen zu erfüllen?
6. Zusammenarbeit gestalten: Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Lieferanten und wie kann sie verbessert werden?

Diesen Prozess sollten Sie in Ihrem Unternehmen als Teilprozess der Beschaffung planen und implementieren. Die folgende Abbildung zeigt die wichtigen Schritte dieses Prozesses in der Übersicht.

Was bei der Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten zu beachten ist

Sie macht sichtbar, dass die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten ein wichtiges Ziel des Prozesses ist. Selbst mit Lieferanten, mit denen Ihr Unternehmen schon lange zusammenarbeitet, können regelmäßig Verbesserungen identifiziert und umgesetzt werden.

Dazu werden die Leistungsmerkmale und Anforderungen aktualisiert und der Lieferant wird im Rahmen eines Lieferantenaudits regelmäßig bewertet. Von Lieferanten, die den Anforderungen nicht (mehr) genügen, müssen Sie sich trennen – und alternative Anbieter suchen.

Anforderungen an die Prozessbeschreibung

Der Detaillierungsgrad, mit dem Sie die einzelnen Schritte und die Aufgaben im Prozess des Lieferantenmanagements beschreiben, sollten der zu beschaffenden Leistung und ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen angemessen sein. Die Bedeutung können Sie beispielsweise mit der ABC/XYZ-Analyse für Lieferanten und Lieferprodukte ermitteln.

Gegebenenfalls sind spezielle Zwischenschritte notwendig, die Sie ebenfalls planen und beschreiben müssen. Beispiel: Bevor ein Lieferant ausgewählt wird, werden Erstmuster geprüft oder die Lieferung einer Testserie vereinbart.

Der Prozess sollte dazu beitragen, dass alle Beschaffungen und Einkäufe im Unternehmen klar geregelt sind. Nur dann können große Einsparpotenziale erschlossen werden; und nur dann ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten sicher und zuverlässig.

Vermeiden Sie das sogenannte „Maverick Buying“: Das sind ungeordnete, willkürliche und freihändige Beschaffungen in Unternehmen durch Fachabteilungen oder einzelne Mitarbeiter. Solche Beschaffungen führen nicht nur zu hohen Kosten, sondern bergen auch ein Risiko.

Prozessschritte zur Lieferantenauswahl im Detail planen

Prozesse sind immer sehr speziell auf die Ziele und Aufgaben im Unternehmen ausgelegt, um die es jeweils geht. Zur Beschreibung eines Prozesses und der einzelnen Prozessschritte müssen Sie festlegen:

• Verantwortlich: Eine Person ist als „Process-Owner“ für die Durchführung des Prozesses insgesamt verantwortlich. Meistens ist dies die oder der Fachvorgesetzte des betreffenden Bereichs.
• Sender: Person oder Ereignis, das den Prozess auslöst
• Input: notwendige Ressourcen und Informationen vom Sender oder aus anderen Quellen, um die Aktivitäten richtig durchzuführen
• Aktivitäten/ Aufgaben: beschreiben, was in diesem Prozessschritt alles ausgeführt wird
• Output: Ergebnisse der Aktivitäten als Produkt, Dienstleistung oder Information
• Empfänger: erhält das Ergebnis als Anstoß für den nächsten Prozessschritt

Die verantwortliche Person oder Stelle für den Prozess „Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl“ ist meist dem Bereich „strategischer Einkauf“ oder „Beschaffung“ organisatorisch zugeordnet. Sender, Initiator oder Auslöser des Prozesses sind in den meisten Fällen Fachabteilungen wie beispielsweise:

• Produktentwicklung, die mit der Entwicklung und Konstruktion eines Produktes feststellt, dass ein spezielles Material oder Bauteil beschafft werden muss, das bislang im Unternehmen nicht verwendet wurde.
• Produktion, die spezielle Betriebsstoffe oder Maschinen als Neubeschaffung, Ersatzbeschaffung oder Erweiterung benötigt.
• IT-Abteilung, die Computer oder Software-Programme beschaffen will.
• Personalentwicklung, die eine Trainerin oder einen Trainer für Schulungen sucht.
• Geschäftsleitung, die eine Beraterin oder einen Berater für Rechtsfragen oder strategische Pläne benötigt.

Prozessschritte im Detail beschreiben

In der Prozessbeschreibung werden die Informationen und Werkzeuge genannt, die als Input für den einzelnen Prozessschritt notwendig sind; das kann beispielsweise ein Anforderungskatalog der Fachabteilung sein, die einen Beschaffungsbedarf meldet.

Dann werden die einzelnen Aufgaben im Prozessschritt so weit erläutert, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine Aufgabe erfüllen sollen, wissen, was zu tun ist. Die Aufgabenbeschreibung kann in der Stellenbeschreibung verankert werden oder in Form von Arbeitsanweisungen, Handbüchern oder Checklisten dokumentiert sein.

Schließlich wird in der Prozessbeschreibung dargestellt, welche Informationen oder Ergebnisse aus dem Teilprozess entstehen sollen und an wen diese weitergegeben werden (Output und Empfänger). Die folgende Abbildung zeigt dies am Beispiel des Prozessschritts zur Identifikation von geeigneten Lieferanten für ein neu zu beschaffendes Teil.

Prozess Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl umsetzen

Wenn Sie die Prozessschritte zur Lieferantenauswahl geklärt und beschrieben haben, müssen Sie den Prozess implementieren und standardisieren. Dazu zählen:

• Verankern Sie den Prozess zur Lieferantenauswahl in Ihrem Unternehmen.
• Beschreiben Sie dazu den Prozess und erstellen Sie entsprechende Arbeitsanweisungen.
• Erstellen Sie für die einzelnen Aufgaben und Arbeitsschritte Checklisten und Vorlagen für die Mitarbeitenden.
• Passen Sie Hardware und Software für diesen Prozess an und stellen Sie die notwendige IT zur Verfügung.
• Schulen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.