Prozesse bewertenProzessaudit planen, durchführen und nachbereiten

Warum führt man ein Prozessaudit durch?

Ein Prozessaudit wird durchgeführt, um die Effizienz, Qualität und Einhaltung von Standards in den Unternehmensprozessen zu überprüfen. Es zielt darauf ab, Schwachstellen aufzudecken, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Prozessrisiken zu managen.

Ziele im Anschluss an das Prozessaudit sind:

• Prozesse optimieren
• Erfüllung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorgaben sicherstellen
• Leistung des Unternehmens kontinuierlich verbessern

Welche Dokumente und Informationen werden für ein Prozessaudit benötigt?

Die folgenden Dokumente und Informationen dienen als Grundlage für die Prüfung und Bewertung der Prozesse während des Audits:

• Prozessbeschreibungen
• Verfahrensanweisungen
• Organisationsstruktur
• Richtlinien und Standards (interne Richtlinien, Unternehmensstandards oder branchenspezifische Normen)
• Leistungskennzahlen
• Protokolle und Berichte (Meeting-Protokolle, Berichte über vorherige Qualitätskontrollen oder Abweichungen …)
• Schulungsunterlagen
• Kundenfeedback und Beschwerden
• Dokumente zu Prozessänderungen und Aktualisierungen

Mit diesen Dokumenten machen sich die Auditoren ein Bild von den Prozessen. Sie erkennen, welche Standards es im Unternehmen gibt, welche Vorgaben eingehalten werden müssen und was im Einzelnen unternommen wird, um die Standards und Vorgaben im Prozessablauf umzusetzen und einzuhalten.

Anhand von Protokollen, Kundenfeedback und Kennzahlen kann der Prozessauditor einschätzen, inwiefern die Prozesse so ablaufen, wie sie sollen. Ergebnisse aus Qualitätskontrollen und Prüfungen weisen auf (frühere) Mängel oder Ineffizienzen in den Prozessen hin. Dokumente zu Änderungen zeigen, was bislang zur Prozessverbesserung unternommen wurde.

Welche Methoden und Werkzeuge werden beim Prozessaudit eingesetzt?

Die Auswahl geeigneter Methoden zur Prozessanalyse und Bewertung hängt von den Anforderungen und Zielen des Prozessaudits ab.

Interviews: Gespräche mit Mitarbeitenden und Verantwortlichen aus dem betrachteten Prozess selbst, um Einblicke in die tatsächlichen Abläufe zu gewinnen und mögliche Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Beobachtung oder Messungen vor Ort: Beobachtung der Prozessabläufe und Aktivitäten in Echtzeit, um Schwachstellen oder Engpässe zu erkennen. Im Einzelfall: eigene Messungen von Prozessparametern.

Dokumentenanalyse: Überprüfung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und anderen relevanten Dokumenten, um die Einhaltung von Vorgaben zu überprüfen und potenzielle Lücken zu identifizieren.

Datenanalyse: Auswertung von Leistungskennzahlen, Qualitätsdaten und anderen Messgrößen, um die Effizienz und Wirksamkeit der Prozesse zu bewerten.

Benchmarking: Vergleich der eigenen Prozesse mit den Best Practices anderer Unternehmen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Workflow-Analyse: Analyse der Prozessabläufe und Identifizierung von Flaschenhälsen, Engpässen oder redundanten Aktivitäten.

Fehler- und Risikoanalyse: Untersuchung von Fehlern, Störungen oder Risiken, welche die Prozessleistung beeinträchtigen könnten, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Welche Ergebnisse und Erkenntnisse liefert das Prozessaudit?

Typische Ergebnisse eines Prozessaudits sind:

• Abweichung von Standards und Normen: Werden Abweichungen von vorgegebenen Standards oder Normen im Prozessablauf oder bei der Prozessdokumentation erkannt, werden diese vom Projektauditor festgehalten und als (dringend) abzustellende Mängel bewertet.
• Identifizierte Stärken und Schwächen: Das Prozessaudit deckt die Stärken und Schwächen der überprüften Prozesse auf. Dadurch wird deutlich, welche Aspekte gut funktionieren und wo Verbesserungsbedarf besteht.
• Verbesserungspotenziale: Mit dem Audit werden zu verbessernde Bereiche identifiziert, in denen die Ergebnisse verbessert und der Prozess-Output gesteigert werden kann. Das Prozessaudit zeigt, wo Abläufe schneller, einfacher, kostengünstiger oder kundenorientierter gestaltet werden können.
• Risikobewertung: Das Prozessaudit ermöglicht eine Bewertung von Risiken und Gefahren in den Prozessen. Dadurch können angemessene Risikomanagementstrategien entwickelt und implementiert werden, um Risiken zu minimieren oder zu vermeiden. Das betrifft insbesondere: Gesundheitsschutz, Arbeitsschutz, Produkthaftung und Ausfallrisiken.
• Handlungsempfehlungen: Das Audit liefert Handlungsempfehlungen, um die identifizierten Verbesserungspotenziale umzusetzen. Dies kann die Einführung neuer Verfahren und Technologien, Änderungen im Umfeld, Anpassungen an den Arbeitsplätzen, anderes Handling und optimierte Abläufe, Schulungen oder andere Verantwortlichkeiten umfassen.
• Dokumentation und Berichterstattung: Ein Abschlussbericht wird erstellt, der die Ergebnisse des Audits, die identifizierten Stärken und Schwächen, die Verbesserungspotenziale und Empfehlungen enthält. Dies dient als Grundlage für die weitere Arbeit und die Umsetzung von Maßnahmen.

Die Ergebnisse eines Prozessaudits ermöglichen Unternehmen, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern, die Effizienz zu steigern, die Qualität zu erhöhen und strategische Ziele (besser) zu erreichen.

Typischer Ablauf und Zeitplan des Prozessaudits

Vorbereitungsphase und Ankündigung des Audits

In dieser Phase werden das Auditziel, der Umfang und die zu überprüfenden Prozesse festgelegt. Der Zeitrahmen für die Vorbereitung kann je nach Komplexität des Audits und der Verfügbarkeit der relevanten Informationen variieren.

Die Ankündigung des Audits erfolgt im Voraus, um den beteiligten Mitarbeitenden genügend Zeit zur Vorbereitung zu geben. Dies beinhaltet die Kommunikation des Zwecks, des Zeitplans und der Erwartungen, die mit dem Audit verbunden sind.

Durchführung des Audits

Dies umfasst die eigentliche Überprüfung der Prozesse vor Ort oder remote. Die Dauer des Audits hängt von Faktoren wie der Anzahl der zu überprüfenden Prozesse, der Komplexität der Prozesse und der Größe des Unternehmens ab. Die Durchführung des Prozessaudits kann mehrere Tage bis Wochen in Anspruch nehmen.

Nachbereitungsphase

Nach dem Audit werden die gesammelten Informationen und Daten analysiert und bewertet. Dies kann zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen, um die Ergebnisse zu verarbeiten und zu interpretieren.

Ein Abschlussbericht wird erstellt. Er enthält:

• die Ergebnisse des Audits
• abzustellende Mängel
• identifizierte Stärken und Schwächen
• Verbesserungspotenziale
• Empfehlungen

Der Bericht wird an die relevanten Stakeholder im Unternehmen weitergegeben.

Basierend auf den Audit-Ergebnissen werden geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse entwickelt und umgesetzt. Die Zeit für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen variiert je nach ihrer Komplexität und Priorität.

Der genaue Zeitplan für ein Prozessaudit wird in Abstimmung mit den beteiligten Parteien festgelegt, um sicherzustellen, dass ausreichend Zeit für alle notwendigen Schritte eingeplant ist.

Prozessaudit vorbereiten in sechs Schritten

1. Auditziel und -umfang definieren: Definieren Sie, welchen Zweck das Audit verfolgt und welche Prozesse überprüft werden sollen. Legen Sie den Umfang fest, um den Fokus des Audits zu bestimmen.
2. Audit planen: Entwickeln Sie einen detaillierten Auditplan, der den Ablauf, die zu überprüfenden Prozesse, die benötigten Ressourcen und den Zeitplan umfasst. Berücksichtigen Sie auch relevante Standards, Gesetze, Normen, Vorschriften oder interne Richtlinien.
3. Auditoren auswählen: Bestimmen Sie qualifizierte Auditoren, die über das nötige Fachwissen und die Erfahrung verfügen, um die Prozesse zu bewerten. Berücksichtigen Sie dabei mögliche Unabhängigkeits- und Interessenkonflikte.
4. Dokumentenprüfung: Sichten Sie relevante Dokumente wie Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und andere Aufzeichnungen, um sich auf das Audit vorzubereiten und einen Überblick über die Prozesse zu erhalten.
5. Kommunikation: Informieren Sie die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das anstehende Audit, den Zweck und den Ablauf. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen informiert sind und kooperieren können.
6. Auditwerkzeuge vorbereiten: Bereiten Sie geeignete Auditfragen, Checklisten oder andere Werkzeuge vor, um die Durchführung des Audits zu unterstützen und die erforderlichen Informationen (vor Ort) zu sammeln.

Prozessaudit durchführen am Beispiel Automobilzulieferer

Das Unternehmen ABC Manufacturing führt ein Prozessaudit durch, um Produktionsprozesse zu überprüfen. Ziel des Audits sind Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen.

So läuft das Prozessaudit in unserem fiktiven Fall ab:

Vorbereitung

1. Festlegung des Auditziels und des Umfangs: Bewertung eines Produktionsprozesses von der Materialbereitstellung über mehrere Fertigungsstufen bis hin zur Bereitstellung des Bauteils für die Montage.
2. Auswahl der Auditoren: Ein Team von drei erfahrenen Produktions- und Qualitätsmanagern wird ausgewählt, um das Audit durchzuführen.
3. Auditplanung: Erstellung eines detaillierten Zeitplans mit definierten Prüfpunkten, Checklisten und zugeordneten Ressourcen. Die Prüfung vor Ort soll eine Woche umfassen, um Rüstprozesse, Störungen, Stillstandszeiten etc. zu erkennen.

Ankündigung und Kommunikation

Das Audit wird drei Wochen vor der Vor-Ort-Begehung angekündigt, um die betroffenen Teams und Mitarbeitenden einzubeziehen. Der Zweck des Audits, der Zeitplan und die Bedeutung für das Unternehmen werden erklärt.

Vor-Ort-Überprüfung

• Gespräche mit Produktionsmitarbeitern, Teamleitern und Qualitätssicherungspersonal, um ihre Kenntnisse und Praktiken im Produktionsprozess zu überprüfen.
• Beobachtung der Abläufe in der Produktion, um mögliche Engpässe, Störungen, Handling durch die Mitarbeitenden oder ineffiziente Arbeitsabläufe zu identifizieren. Zudem wird geprüft, ob Sicherheitsmaßnahmen und der Arbeitsschutz eingehalten werden.

Datenanalyse und Bewertung (vor und nach der Vor-Ort-Überprüfung)

Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Ausschussraten, Maschinenverfügbarkeit und Produktionskapazität werden analysiert, um Engpässe oder Leistungslücken zu identifizieren. Die entsprechenden Dokumente und Daten werden angefordert und ausgewertet.

Die Qualitätssicherungsmaßnahmen werden überprüft; die Einhaltung von Standards und Vorschriften ebenfalls. Dazu werden dokumentierte Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen geprüft.

Ergebnisbericht und Maßnahmenplan

1. Erstellung eines Abschlussberichts: Zusammenfassung der Audit-Ergebnisse, zu behebende Mängel, identifizierte Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Empfehlungen.
2. Ableitung von Handlungsempfehlungen: Entwicklung eines Maßnahmenplans zur Optimierung des Produktionsprozesses, einschließlich Schulungen, Prozessänderungen oder Investitionen in neue Technologien.
3. Präsentation des Berichts: Vorstellung der Ergebnisse und Empfehlungen an das Management und die betroffenen Teams.

Umsetzung der Maßnahmen

Die erkannten Mängel müssen unmittelbar nach dem Audit beseitigt werden, sofern sie die Sicherheit der Beschäftigten, Gesundheitsschutz oder Arbeitsschutz betreffen. Empfohlene Verbesserungsmaßnahmen im Produktionsprozess werden umgesetzt, die Implementierung der Maßnahmen und Bewertung ihrer Auswirkungen auf die Effizienz und Qualität des Produktionsprozesses regelmäßig überprüft.

Wie erstellt man nach dem Prozessaudit einen aussagekräftigen Abschlussbericht?

Geben Sie eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse des Audits. Fassen Sie die identifizierten Mängel, Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale zusammen.

Gliedern Sie den Bericht in Abschnitte, um die verschiedenen Aspekte des Audits abzudecken, zum Beispiel Prozessbeschreibung, Bewertungskriterien, Schwachstellenanalyse und Empfehlungen.

Identifizieren und beschreiben Sie die festgestellten Mängel, Schwachstellen oder ineffizienten Prozessabläufe. Erklären Sie, warum diese Schwachstellen problematisch sind und welchen Einfluss sie auf die Prozessleistung haben.

Versuchen Sie, die Auswirkungen der identifizierten Schwachstellen oder Engpässe zu quantifizieren, wenn möglich. Verwenden Sie Daten oder Kennzahlen, um die finanziellen, qualitativen oder zeitlichen Konsequenzen zu verdeutlichen.

Mängel- und Risikoliste mit notwendigen Maßnahmen erstellen

Erstellen Sie eine Liste mit den erkannten Mängeln und Risiken im Prozess. Erläutern Sie, welche Gefahren und Probleme damit verbunden sind in Bezug zu:

• Sicherheit
• Gesundheit
• Arbeitsschutz
• Produkthaftung
• Ausfall (durch Störungen)

Erläutern Sie, mit welchen Maßnahmen die Mängel beseitigt werden können und wie sich Risiken eingrenzen lassen. Fordern Sie von den Verantwortlichen, dass sie einen Notfallplan erstellen, wenn besonders hohe Risiken bestehen.

Weitere Handlungsempfehlungen entwickeln

Basierend auf den identifizierten Schwachstellen und den Zielen des Unternehmens formulieren Sie weitere klare und konkrete Handlungsempfehlungen. Geben Sie an, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um die Schwachstellen zu beheben und Verbesserungen zu erzielen.

Ordnen Sie den Handlungsempfehlungen Prioritäten zu, basierend auf ihrer Dringlichkeit und ihrem potenziellen Nutzen für das Unternehmen. Helfen Sie dem Management dabei, sich auf die wichtigsten Maßnahmen zu konzentrieren.

Erstellen Sie einen klaren Umsetzungsplan, der die empfohlenen Maßnahmen beschreibt, die Verantwortlichkeiten definiert und einen Zeitrahmen für die Umsetzung vorgibt. Berücksichtigen Sie dabei auch Ressourcen- und Budgetaspekte.

Präsentieren Sie den Abschlussbericht den relevanten Stakeholdern, insbesondere dem Management und den betroffenen Teams. Erklären Sie die Ergebnisse, Empfehlungen und den Mehrwert, den die Umsetzung der Maßnahmen bringen wird.

Wie stellt man sicher, dass Maßnahmen nach einem Prozessaudit umgesetzt werden?

Zunächst ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Umsetzung festzulegen. Benennen Sie dazu eine Projektleiterin oder einen Projektleiter, die für die einzelnen Maßnahmen verantwortlich sind.

Außerdem sollten Umsetzungspläne mit Meilensteinen, Zeitrahmen und Ressourcenzuweisungen erstellt werden. Die Kommunikation der Maßnahmen und deren Zweck an die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist entscheidend, um das Verständnis und die Akzeptanz zu fördern.

Regelmäßige Überprüfungen des Fortschritts und Statusberichte sind hilfreich, um den Umsetzungsprozess zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Schließlich sollte eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung gefördert werden, um sicherzustellen, dass die umgesetzten Maßnahmen nachhaltig sind und regelmäßig überprüft und angepasst werden.