ProzessmanagementProzesse darstellen Schritt für Schritt

1. Kernprozesse identifizieren

Wählen Sie im ersten Schritt den Kernprozess Ihres Unternehmens, den Sie darstellen wollen. Achten Sie darauf, dass die Kernprozesse in sich insoweit geschlossen sind, als durch sie eine strategisch wichtige Unternehmensleistung erbracht wird – zum Beispiel im Hinblick auf die Kunden oder Produkte Ihres Unternehmens.

Grenzen Sie unterschiedliche Kernprozesse voneinander ab. Unterscheiden Sie:

• Was sind wertschöpfende Prozesse? Dazu zählen in Industrieunternehmen beispielsweise die Produktion, die Produktentwicklung oder der Vertrieb und Verkauf.
• Und was sind unterstützende Prozesse? Das können sein: Instandhaltung, IT-Services, Personalentwicklung, Marktforschung ...

Die Zusammenstellung aller Kernprozesse und unterstützenden Prozesse entspricht dem Unternehmensprozessmodell oder dem Wertkettenmodell nach Michael E. Porter.

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel, wie Kernprozess und unterstützende Prozesse auf der Unternehmensebene dargestellt werden können. Mit dieser Darstellung zeigen Sie, um welche Leistung oder welchen Bereich Ihres Unternehmens es geht – und grenzen diesen von anderen Prozessen ab.

2. Kernprozess auswählen für Prozessanalyse, Prozessgestaltung und Prozessoptimierung

Im zweiten Schritt wählen Sie den Kernprozess aus, den Sie genauer analysieren, gestalten oder optimieren wollen. Dies können wertschöpfende Prozesse, aber auch unterstützende Prozesse sein. Diesen Prozess zerlegen Sie in Einzelprozesse, die als Prozessgruppe zu diesem Kernprozess gehören und die Sie zunächst nur benennen.

Sie können die Einzelprozesse auch in eine logische Abfolge bringen. Der Einzelprozess wird anschließend genauer und eigenständig analysiert und visualisiert – und ist im Folgenden der sogenannte Hauptprozess. Folgende Abbildung zeigt, aus welchen Hauptprozessen der Kernprozess Produktentwicklung bestehen kann.

3. Hauptprozess darstellen

Dann visualisieren Sie den Hauptprozess, den Sie genauer analysieren, gestalten und optimieren wollen. Auf der Ebene der Hauptprozesse setzten die Maßnahmen des Prozessmanagements meistens an.

Hier findet die Schwachstellenanalyse statt und hierauf wird die Prozessgestaltung meistens ausgerichtet (zum Beispiel in Form eines Change-Management-Projekts).

Hilfreich ist, wenn Sie einen Hauptprozess in Form einer sogenannten Swimlane abbilden. Damit zeigen Sie, welche Akteure in diesem Prozess beteiligt sind (Abteilungen) und wie die logische Abfolge ist.

Außerdem können Sie die Prozessschritte auf einer Zeitskala abbilden und damit die Dauer einzelner Prozessschritte sichtbar machen (siehe folgende Abbildung). Hier werden Abhängigkeiten, die Problematik der Schnittstellen und mögliche Doppelarbeit oder Blindleistung deutlich.

4. Teilprozessschritte logisch anordnen

Für eine Detailanalyse und Detailplanung müssen Sie aus Ihrem Hauptprozess die Teilprozesse herausnehmen und analysieren, bei denen Sie die wesentlichen Schwachstellen vermuten oder die Sie neu gestalten wollen.

Dazu bringen Sie die einzelnen Schritte und Handlungen, die in einem Teilprozess durchgeführt werden (sollen) in eine logische Abfolge; dies entspricht dem sogenannten Ablaufplan wie in der folgenden Abbildung.

Hier wird sichtbar, welcher Prozess-Input notwendig ist, welche Entscheidungen getroffen werden und welcher Prozess-Output als Prozessergebnis entsteht. Sie arbeiten damit auf der Ebene, auf der Prozesse aus Ereignissen und Aktivitäten modelliert werden.

5. Teilprozessschritte beschreiben und analysieren

Schließlich wird auf der fünften Ebene ein Teilprozess bezüglich seiner Leistungsmerkmale genau analysiert und beschrieben. Dazu werden die Ereignisse und Aktivitäten des Teilprozesses weiter in einzelne Teilaktivitäten zerlegt. Für diese wird ermittelt (gemessen, beobachtet, geschätzt):

• notwendige Ressourcen oder Hilfsmittel
• Dauer der Teilaktivität
• entstehende Kosten, Kostenarten, Kostentreiber
• Störungen oder Probleme

Die Teilaktivitäten lassen sich meistens einer Stelle oder einer Person im Unternehmen zuordnen. Die notwendigen Informationen und Daten können in einer Tabelle wie in der folgenden Abbildung zusammengestellt werden.

Hilfsmittel für die Prozessvisualisierung

Visualisierung mit Software oder per Hand

Für die Visualisierung Ihrer Prozesse brauchen Sie geeignete Hilfsmittel. Ob Sie handschriftlich mit Papier und Bleistift arbeiten, mit PowerPoint oder speziell für die Prozessvisualisierung entwickelter Software wie Microsoft Visio oder SmartDraw, hängt vor allem von der Vielzahl der Prozesse und ihrer Komplexität ab.

Modellierungswerkzeuge

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Modellierungswerkzeuge, mit denen sich Prozesse nicht nur abbilden, sondern auch simulieren oder optimieren lassen. Sie sind häufig die Schnittstelle zu Workflow-Systemen oder betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wie SAP, die damit auf die Prozesse des Unternehmens eingestellt werden können.

Beispiele für solche Systeme zur Modellierung von komplexen technischen, logistischen und betriebswirtschaftlichen Prozessen sind:

• Prometheus (IBO)
• ADONIS (BOC Group)
• Aris (Software AG)
• SemTalk (Semtation)
• Innovator (MID)
• AnyLogic
• iModeler (Consideo)

Workflow-Management-Systeme

Sind die Prozesse beschrieben und modelliert, können sie in sogenannten Workflow-Management-Systemen abgebildet werden. Diese unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den einzelnen Schritten ihrer Aufgabe, indem sie alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, Schnittstellen zur Bearbeitung der Informationen (Eingabemasken, Algorithmen etc.) anbieten und für die Weiterleitung der bearbeiteten Informationen sorgen. Hier einige Produkte beziehungsweise Anbieter:

• Power Automate (Microsoft)
• iGrafx
• BIC (GBTEC)
• Signavio Process Manager (SAP)
• sycat Process Designer

Wenn standardisierte betriebswirtschaftliche Software wie SAP oder andere im Einsatz sind, werden Prozesse auch über diese Systeme als Workflows abgebildet.

Schließlich sind klassische Organisationshilfsmittel wie Handbücher, Prozessbeschreibungen, Stellenbeschreibungen, Aufgabenbeschreibungen oder Wikis im Intranet hilfreich, um allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sichtbar zu machen,

• wie die Prozesse funktionieren und ablaufen,
• wie sie darin eingebunden sind,
• welche Aufgaben und Tätigkeiten sie übernehmen müssen,
• worauf es dabei zu achten gilt.