Meetings und Besprechungen verbessernVielredner im Meeting bremsen, Schweiger aktivieren

Wie sich Teilnehmende in Meetings aktiv einbringen

In jedem Meeting gibt es Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die zu viel oder zu wenig reden. Beides trägt selten etwas dazu bei, dass die Ziele der Besprechung verfolgt und gute Ergebnisse erreicht werden. Zudem ist dadurch ein straffer Ablauf oft nicht möglich. Gerade Vielredner verschwenden wertvolle Besprechungszeit durch ihre ausführlichen und oft nur selbstdarstellerischen Wortbeiträge.

Schweiger behalten gute Vorschläge, Ideen oder fachliche Kritik lieber für sich. Es widerspricht ihrem Selbstverständnis, sich in Diskussionen ungefragt und aktiv einzubringen – oder sie haben keine Lust dazu. Das führt dann dazu, dass ihr Know-how, ihre Erfahrungen und ihre Meinungen nicht berücksichtigt werden und am Ende nicht das beste Ergebnis zustande kommt.

Moderatoren müssen Gesprächsbeiträge steuern

Wer etwas zu sagen hat, muss die Möglichkeit dazu bekommen. Und was keinen weiteren Beitrag zu den Zielen einer Besprechung leistet – zu den Sachzielen und zur Zufriedenheit der Anwesenden – muss nicht ausgesprochen zu werden. Die Aufgabe von Moderatorinnen und Moderatoren des Meetings ist also:

• Vielredner bremsen
• Schweiger aktivieren

In den meisten Fällen ist in der Gruppe bekannt oder schnell klar, wer viel und wer wenig redet.

Schweigsame Personen im Meeting aktivieren

Der Moderator kann diejenigen, die wenig reden, aber vielleicht wertvolle Beiträge zum Thema liefern können, gezielt aktivieren. Er kann sie persönlich ansprechen, sie um ihre Meinung fragen:

„Herr Müller, Sie kennen sich da doch hervorragend aus. Was meinen Sie?“

Hilfreich ist, die eher ruhigen Teilnehmerinnen und Teilnehmer häufiger anzuschauen und sie so zur aktiven Mitarbeit zu motivieren.

Weitere Instrumente, um Schweigsame in das Meeting einzubinden, sind:

• Meinungsbild einholen: Jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin müssen kurz und knapp etwas zu dem gerade besprochenen Thema sagen. Der Moderator sammelt die Beiträge und schreibt sie stichwortartig aufs Flipchart. Einzelne Aspekte können anschließend aufgegriffen und vertieft werden.
• Karten schreiben lassen: Jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin schreiben auf eine oder mehrere Karten ihren Beitrag zum Thema. Alle Karten werden an die Pinnwand geheftet und dann bearbeitet.

Wie Sie Vielredner im Meeting bremsen

Vielredner lassen sich nur ungern bremsen. Sie nehmen oft gar nicht wahr, dass sie ihre Kollegen und Kolleginnen mit ständigen Wortmeldungen und langen Ausführungen nerven können. Aber es ist im Einzelfall und in der Situation der Besprechung schwierig zu beurteilen, wann jemand zu viel redet und wann es akzeptabel ist und wann es sogar hilfreich ist. Nämlich dann, wenn alle vom umfassenden Know-how des Redners profitieren.

Wichtige Wortbeiträge müssen gesagt werden dürfen. Manche Detailfragen benötigen weitergehende Erklärungen.

Wer nur redet, um des Redens willen oder um sich wichtigzumachen, der muss gestoppt werden. Möglich ist:

• Nehmen Sie so wenig Blickkontakt wie möglich mit den Vielrednern auf.
• Unterbrechen Sie Vielredner freundlich, indem Sie mitten im Redeschwall ein passendes Stichwort aufgreifen und daran anknüpfen: „Das Thema Kundenservice passt zu unserem aktuellen Tagesordnungspunkt. … Wir müssen noch folgende offenen Fragen behandeln …“ Notorische Vielredner kennen dieses Phänomen, dass sie unterbrochen werden; sie stören sich selten daran.
• Zeigen Sie durch ihre Mimik und Gestik, dass der andere genug geredet hat und er Sie und alle anderen langweilt. Durch Kopfnicken, Stirnrunzeln und Augen leicht schließen machen Sie sichtbar, dass alles verstanden wurde. Durch eine Handbewegung nach unten signalisieren Sie „Schluss“.
• Sprechen Sie Vielredner in der Pause an oder thematisieren Sie das Problem kurz, wenn Sie den Eindruck haben, dass alle anderen darunter leiden. Etwa in der Form: „Herr Maier, es sollten alle einmal zu Wort kommen und die Zeit ist knapp. Ich bitte Sie, sich kurzzufassen. Sehen das die anderen auch so?“

Entscheidend ist, den richtigen Moment zu erwischen, ab dem zu viel gesagt wird. Dabei schätzen einzelne Teilnehmende diesen Moment ganz unterschiedlich ein. So muss man es in einem gewissen Maße ertragen, dass sich manche kurz und bündig ausdrücken und andere etwas umständlich. Ein guter Moderator, und im Zweifel auch mal eine Teilnehmerin, greift dann ein, wenn:

• das Gleiche gesagt wird, wie zuvor schon
• die Inhalte des Wortbeitrags viel zu speziell sind, sich im Detail verlieren oder nichts (mehr) mit dem eigentlichen Thema zu tun haben
• der Redner nur noch über sich redet und nicht mehr zur Sache

Dann greifen Sie als Moderator mit den genannten Methoden ein. Sind Sie sich unsicher, ob es sich wirklich um unnötige und weitschweifende Beiträge handelt, fragen Sie in die Teilnehmerrunde: „Ich habe den Eindruck, dass uns diese Detailaspekte nicht weiterbringen. Wie sehen Sie das?“

Letztlich ist jeder Teilnehmer in der Pflicht, in kurzen und knappen Worten zu sagen, was zu sagen ist. Sie können als Leiter oder Moderator zu Beginn der Besprechung daran erinnern.

Wenn Vorgesetzte die Vielredner sind

Häufig sind Vorgesetzte die Vielredner. Sie missbrauchen die Besprechung und ihre Rolle, um ihre Sicht der Dinge, eigene Meinung, Anweisungen, Missvergnügen, Kritik, Lob oder Kompetenz zum Besten zu geben. Das kann nicht der Anlass einer Besprechung sein; kritische Dinge werden im Vier-Augen-Gespräch besprochen, Positives und Lob kann kurz und herzlich ausgedrückt werden.

Doch es ist für einen Moderator oder die anderen Teilnehmenden oft schwierig, den Chef oder die Chefin in der Besprechung zu stoppen. Gegebenenfalls hilft die freundliche Unterbrechung, wenn Sie ein erfahrener Moderator sind:

„Ja, da sprechen Sie wieder einen wichtigen Punkt an. Darf ich den direkt aufgreifen, um …“.

Wie Sie dabei klug vorgehen, hängt von der Besprechungs- und Führungskultur in Ihrem Unternehmen und von Ihrer persönlichen Beziehung zum Vorgesetzten ab.

Vorsicht: Keinesfalls dürfen Sie Ihren Vorgesetzten vor anderen Mitarbeitenden kritisieren oder grob unterbrechen. Das stellt ihn bloß!

Falls es Ihre Stellung und Ihre Rolle gegenüber dem Vorgesetzten zulässt, können Sie das Problem seiner ausschweifenden Beiträge und langen Monologe bilateral ansprechen. Drücken Sie freundlich und sachlich ihre Meinung aus und die Probleme, die Sie dabei erkennen: Andere kommen zu wenig zu Wort, Besprechungen dauern lange, Teilnehmende sind frustriert.

Weitere Tipps, wenn die Wortbeiträge der Vorgesetzten ausufern:

• Verweisen Sie auf die Tagesordnung und die Themen, die eigentlich besprochen sein wollen, sowie auf die knappe Zeit.
• Halten Sie die Beiträge des Vorgesetzten schriftlich auf dem Flipchart fest. Bitten Sie ihn, langsam zu sprechen zum Mitschreiben. Greifen Sie dann einen Punkt auf und bitten Sie die anderen Anwesenden um ihre Meinung.