Kommunizieren als FührungskraftRegeln und Routinen für die Kommunikation mit Mitarbeitern

Kommunikation im Unternehmen

Wer führt und zusammenarbeitet, übermittelt Informationen – kommuniziert also. Kommunikation findet dabei ununterbrochen statt, geplant und ungeplant, ob etwas gesagt wird oder nicht.

„Man kann nicht nicht kommunizieren!“ Diesen Leitgedanken prägte der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick. Deshalb ist wichtig, Kommunikation nicht dem Zufall oder nur einem Anlass zu überlassen, sondern bewusst und aktiv zu kommunizieren. Das ist der Kommunikationsstil einer Führungskraft.

Wenn Führungskräfte rechtzeitig und umfassend Informationen an die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeben, verringern sie nicht nur die Gefahr von falschen Entscheidungen. Kommunikation ist auch sehr wichtig, um den Sinn der Arbeit zu vermitteln.

So sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitenden das Warum und Wofür ihrer Arbeit vermitteln. Das hilft, um das Zusammengehörigkeitsgefühl, die Identifikation mit der Aufgabe und die Motivation zu erhöhen. Führungsstil und Kommunikationsstil entscheiden also gemeinsam über Erfolg und Misserfolg von Führung.

Kommunikation als Instrument der Mitarbeiterführung

Als Führungskraft stehen Sie in regelmäßigem Kontakt mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Führen geschieht über Kommunizieren, denn die Informationsvermittlung ist notwendig, um die Aufgaben der Mitarbeiterführung zu erfüllen. Insbesondere für folgende Führungsaufgaben braucht es Kommunikation:

• Ziele vereinbaren: Führungskräfte vereinbaren Ziele mit Mitarbeitenden in Bezug auf Produkte, Prozesse, Aufgaben, Leistungen oder Strukturen.
• Planen: Führungskräfte planen, wie viele und welche Mitarbeitende sie wann und wo einsetzen.
• Fordern und fördern: Führungskräfte delegieren Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung an ihre Mitarbeitenden und unterstützen sie bei ihren Aufgaben.
• Kooperieren: Führungskräfte ermöglichen Kooperation sowohl zwischen den Mitarbeitenden untereinander als auch zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft.
• Beurteilen: Führungskräfte beurteilen die Arbeitsergebnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Informationsvermittlung im Unternehmen

Um als Führungskraft rechtzeitig und umfassend informieren zu können, ist es hilfreich, sich mit den unterschiedlichen Arten der Kommunikation im Unternehmen zu befassen:

• Einseitige Kommunikation: Eine Person informiert andere über eine Situation, eine Befindlichkeit, Wünsche, Anforderungen, Emotionen, Werte oder Einstellungen. Sie erwartet als Sender keine Antwort vom Empfänger, sondern eine Handlung, Verständnis, Wertschätzung oder ein bestimmtes Verhalten.
• Wechselseitige Kommunikation: Zwei beteiligte Personen sind zugleich Sender und Empfänger. Sie tauschen sich aus bezüglich Situationen, Befindlichkeiten oder zur Lösung eines Problems.
• Soziale Kommunikation: Sender und Empfänger sind mehrere Personen oder Gruppen. Informationen werden also zwischen mehreren Personen (mehr oder weniger) gleichzeitig ausgetauscht; sie richten sich nicht an eine bestimmte Person. Vielmehr sollen ein gemeinsames Verständnis, gemeinsame Werte oder Regeln hergestellt und eingehalten werden.
• Formale Kommunikation: Der Informations- und Gedankenaustausch erfolgt nach vorgegebenen Routinen und Regeln; meistens betrifft dies die Aufgabenerfüllung. Insbesondere geht es um den Nachweis, dass etwas Bestimmtes gesagt und gehört wurde.
• Informelle Kommunikation: Die nicht-offizielle Kommunikation hat eine starke Sozialkomponente. Stellung, Ansehen, Meinung oder Macht der beteiligten Personen spielen eine wichtige Rolle. Die beteiligten Personen suchen sich je nach Anlass, Thema oder Möglichkeiten die Mittel und Wege, um zu kommunizieren. Dazu zählen beispielsweise Gespräche im Pausenraum oder beim Mittagessen.

Alle diese Kommunikationsformen sind geeignet, um Informationen im Unternehmen weiterzugeben. Die Information ist eine Nachricht, die von einem Sender an einen oder mehre Empfänger übermittelt wird. Oft kommt es zu Missverständnissen oder Konflikten, weil der Informationsfluss und die Kommunikation nicht richtig funktionieren. Ursache kann sein, dass Bringschuld und Holschuld nicht geklärt sind.

Bringschuld

Eine Person besitzt Informationen, die für andere wichtig sind. Damit steht sie in der Schuld, diese Informationen an die entsprechenden Personen weiterzugeben.

Holschuld

Eine Person kann nicht wissen, dass bestimmte Informationen für andere wichtig sein könnten. Die Person, für die die Informationen interessant sind, steht in der Schuld, sich diese selbst einzuholen.

Regeln für die Informationsvermittlung

Für die Informationsvermittlung im Unternehmen müssen Informationen klar aufbereitet sein. Dazu können Sie sich als Führungskraft an folgenden Regeln für die richtige Informationsvermittlung nach Reiner Bröckermann orientieren:

• Rechtzeitig: Informationen müssen rechtzeitig übermittelt werden, damit sie für die Arbeit genutzt werden können.
• Regelmäßig: Informationen müssen regelmäßig übermittelt werden, damit sie nicht vergessen werden und damit sich Routinen zum Austausch entwickeln.
• Wahr: Informationen dürfen nicht verfälscht werden; sie müssen vertrauenswürdig sein.
• Vollständig: Informationen müssen alle notwendigen Aspekte beinhalten. Sie sollten nicht scheibchenweise weitergegeben werden.
• Gegliedert: Informationen müssen strukturiert werden, damit sie von den Mitarbeitenden verstanden und verarbeitet werden können.
• Verständlich: Informationen müssen so formuliert sein, dass sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstehen und nachvollziehen können.
• Prägnant: Informationen sollten nicht umfangreicher als nötig sein; sie müssen das Thema auf den Punkt bringen.
• Anregend: Mit den Informationen sollte motiviert werden, damit der Empfänger die Information würdigt, eine gewünschte Handlung anschließt und sich entsprechend verhält.

Routinen für Kommunikation udn Informationsaustausch

Wenn Sie als Führungskraft Informationsroutinen einhalten, prägen Sie ein Kommunikationsmuster. Ihre Mitarbeitenden merken, dass Sie verlässlich sind. Routinen zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:

• Informationskanäle: Führungskräfte sollten mit ihren Mitarbeitenden die Art der Kommunikation festlegen; zum Beispiel per E-Mail.
• Informationsdichte: Führungskräfte sollten abwägen, welche Informationen sie ausführlich darstellen und welche sie eher vage umreißen.
• Erreichbarkeit: Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden mitteilen, wann und wo sie erreichbar sind und wann nicht.
• Abwesenheit: Mitarbeitende sollten wissen, ob und wie sie die Führungskraft bei Abwesenheit erreichen und wen sie stellvertretend kontaktieren können.
• Unterschriften: Führungskräfte sollten klären, wer welche Befugnis bekommt, um Dokumente abzuzeichnen und wann von der Führungskraft gegengezeichnet werden muss.
• Resonanz: Führungskräfte und Mitarbeitende sollten ein Feedback darüber geben, ob sie übermittelte Informationen zur Kenntnis genommen haben.

Worauf es bei der schriftlichen Kommunikation ankommt

Bei der schriftlichen Kommunikation werden Informationen in Wort und Schrift übermittelt. Sie erfolgt in Papierform oder über Kommunikationsmittel wie E-Mails oder das firmeninterne Intranet.

Die schriftliche Kommunikation muss klar und fehlerfrei sein, da sie jederzeit beweisbar und nachvollziehbar ist. Deshalb sollten Sie als Führungskraft die Regeln für die richtige Informationsvermittlung bei der schriftlichen Kommunikation besonders beherzigen. Die Weitergabe von Informationen kann hinsichtlich Inhalt und Empfängerkreis unterteilt werden:

Institutionalisierte Informationswege

Institutionalisierte Informationswege eignen sich für alle Unternehmensaktivitäten und Inhalte, die sich an einen breiten Empfängerkreis richten, von dem der Sender meint, dass die Information für ihn relevant ist. Die Informationsvermittlung erfolgt zum Beispiel über Protokolle, das Intranet, die Werkzeitschrift, den Geschäftsbericht oder ein Rundschreiben.

Direkte Informationswege

Direkte Informationswege eignen sich für aufgabenbezogene oder spezielle Informationen und einen ausgewählten, betroffenen Empfängerkreis. Die Informationsvermittlung erfolgt zum Beispiel in Gesprächen und Besprechungen und dazu erstellte Protokolle oder Aktennotizen. Außerdem per E-Mail, Kurznachricht, Chatbeitrag oder über ein persönliches Schreiben.

Worauf es bei der mündlichen Kommunikation ankommt

Bei der mündlichen Kommunikation besteht eine direkte Interaktion zwischen Ihnen als Führungskraft und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – persönlich, am Telefon oder im Online-Meeting. Es gibt zwei Formen der mündlichen Kommunikation:

Das Gespräch

Zwei Personen sind an einem Gespräch beteiligt. In der Regel werden unter vier Augen spezielle oder persönliche Themen erörtert. Zum Beispiel: Delegieren von Aufgaben, Weitergabe von Informationen, Leistungsbeurteilung, Zielvereinbarung und Konfliktbearbeitung.

Die Besprechung

Mehr als zwei Personen sind an einer Besprechung beteiligt. Die Besprechung (das Meeting) dient insbesondere dazu, eigene Vorstellungen einzubringen, Missverständnisse auszuräumen und Fragen zu klären. Ein Jour fixe ist ein Beispiel für eine regelmäßige Besprechung. Der Vorteil von Besprechungen ist, dass mehrere Mitarbeitende auf einmal erreicht werden und sich einbringen können.

Sowohl das Gespräch, als auch die Besprechung können persönlich oder virtuell durchgeführt werden.

Bei der mündlichen Kommunikation sollten Sie als Führungskraft Routinen und Strukturen beachten, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Das erreichen Sie, indem Sie Ihre Gespräche und Besprechungen richtig vorbereiten, durchführen und nachbereiten:

Vorbereitung

Die Vorbereitung eines Gesprächs oder einer Besprechung bezieht alle vorher planbaren Aktionen ein. Zum Beispiel muss die Führungskraft einen Ablaufplan erstellen, einen Termin und einen Zeitrahmen festlegen sowie die Räumlichkeiten auswählen. Außerdem sollte sie sich über das Ziel des Gesprächs oder der Besprechung klar sein.

Durchführung

Bei der Durchführung eines Gesprächs oder einer Besprechung ist eine Struktur erforderlich. Hilfreich ist die Einhaltung folgender Reihenfolge: Begrüßung, Nennung der Ziele und ein positiver Einstieg. Es folgen die Tagesordnung und der Zeitplan. Dann werden die einzelnen Punkte abgearbeitet, also besprochen, soweit es möglich und nötig ist; bis alle Informationen ausgetauscht und die Ziele erreicht sind.

Am Schluss erfolgen eine Zusammenfassung und ein Verbleib zum weiteren Vorgehen. Es kann zum Beispiel eine Vereinbarung oder eine Entscheidung gebe.

Das Gespräch und die Besprechung können aber auch scheitern, wenn bei der Durchführung klar wird, dass die Ziele nicht erreicht werden – weil Informationen fehlen, die Interessen zu weit auseinanderliegen, neue Themen auftauchen, Anwesende sich persönlich angreifen und Konflikte entstehen. Dann muss das Gespräch oder die Besprechung eine neue Wendung und neue Ziele bekommen oder abgebrochen werden.

Aufbereitung

Während eines Gesprächs oder einer Besprechung sollten die Inhalte schriftlich festgehalten werden. Das Ergebnisprotokoll dient der Umsetzung und Kontrolle der erörterten Aufgaben.

Ist das Gespräch oder das Meeting gescheitert, sollten die Ursachen analysiert und verstanden werden. Neue Themen der Kommunikation entstehen, weitere Gespräche müssen geführt und Besprechungen einberufen werden.

Worauf es bei der Körpersprache ankommt

Die Körpersprache setzt sich aus allen Informationen zusammen, die über Gestik, Mimik, Körperhaltung und Bewegungen übertragen werden. Zur Gesamtinterpretation einer mündlichen Aussage gehört die Körpersprache.

Die Körpersprache ist maßgeblich dafür verantwortlich, ob eine Aussage vom Gegenüber richtig verstanden wird oder nicht. Zu einem Missverständnis kommt es, wenn sich Körpersprache und eigentliche Aussage widersprechen.

Beispiele: Sie sprechen mit Ihrer Mitarbeiterin über deren Weiterbildungswünsche und sitzen ihr mit verschränkten Armen gegenüber. In Ihrem Teammeeting wird über die schlechten Produktionszahlen gesprochen und Sie gähnen gelangweilt.

Deshalb sollten Sie als Führungskraft beim Kommunizieren auch immer auf Ihre Körpersprache achten.