RisikoanalyseRisikoanalyse mit Excel

Risiken zusammenstellen, erläutern und bewerten mit Excel

Wenn Sie eine Projektidee haben oder ein Vorhaben in die Tat umsetzen wollen, investieren Sie viel Zeit und Geld. Sie wissen aber nicht, ob es erfolgreich wird. Denn die Erfahrung lehrt: Meist drohen eine Reihe von Risiken.

Deshalb wollen Sie im Vorfeld eine Risikoanalyse durchführen. Sie schätzen ab, welche Folgen für Ihr Vorhaben mit den Risiken verbunden sind und welches Risikobudget Sie einplanen sollten.

Nutzen Sie dazu den folgenden Ablaufplan und diese Excel-Vorlage. Damit

• stellen Sie zusammen, welche Risiken bei Ihrem Vorhaben zu beachten sind,
• wie Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe einschätzen,
• berechnen den Risikofaktor,
• stellen Maßnahmen zur Risikovermeidung und deren Kosten zusammen und
• ermitteln so das notwendige Risikobudget für Ihr Projekt oder Vorhaben.

1. Anlass und Entscheidungssituation festhalten

Legen Sie fest, wofür Sie eine Risikoanalyse durchführen. Klären Sie dazu im ersten Schritt die folgenden Fragen:

• Um welche Fragestellung, um welches Projekt, um welche Aufgabe geht es?
• Welche Ziele wollen Sie erreichen?
• Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten?
• Welche Hintergründe sind von Bedeutung?
• Was ist heute bereits bekannt?
• Welche Entscheidungen sollen getroffen werden?

Beschreiben Sie den Anlass und die Entscheidungssituation so genau wie möglich. Sie sollten für sich und Ihr Team ein anschauliches Bild davon haben, worum es geht.

Halten Sie im Tabellenblatt BESCHREIBUNG die wesentlichen Informationen fest, damit klar ist, wofür Sie die Risikoanalyse durchführen.

Für die ausführliche Zusammenstellung aller Informationen können Sie auch diese Vorlage nutzen.

2. Mögliche Risiken sammeln

In diesem nächsten Schritt sammeln Sie potenzielle Risiken für Ihr Vorhaben. Die zentrale Frage ist:

Was kann dazu führen, dass Sie Ihre Ziele nicht erreichen?

Ausgangspunkt für Ihre Überlegungen können mögliche Folgen sein. Zum Beispiel:

• Wir halten den Zeitplan nicht ein.
• Die Kosten sind viel höher als geplant.
• Die Nutzer sind am Ende unzufrieden.
• Das Vorhaben muss abgebrochen werden.

Bedenken Sie aber, dass dies die Folgen sind – nicht die eigentlichen Risiken. Deshalb müssen Sie nun überlegen:

Was kann dazu führen, dass die genannte Folge eintritt?

Alles, was Ihnen auf diese Frage einfällt, kann ein Risiko sein. Gehen Sie dabei sehr sorgfältig vor. Viele Risiken sind auf den ersten Blick nicht zu erkennen oder werden leicht vergessen. Deshalb:

Werten Sie frühere Vorhaben aus und analysieren Sie, warum dort Ziele nicht erreicht wurden. Nutzen Sie dafür diese Vorlage.

Führen Sie eine Kraftfeldanalyse durch und bedenken Sie:

• Was könnte es schwer machen, die Ziele und das Ergebnis zu erreichen?
• Welche Aspekte bieten gute, förderliche Voraussetzungen, um die Ziele und das Ergebnis zu erreichen?

Nutzen Sie dazu auch die folgende Vorlage.

Nutzen Sie die Erläuterungen und Vorlagen zum Risikomanagement und seinen Methoden, um weitere Risiken zu identifizieren.

Sind die Risiken identifiziert, halten Sie diese in der Tabelle RISIKOBEWERTUNG fest. Sie ergänzen dabei die Ursachen und Gründe sowie mögliche Folgen (Spalten A bis C).

3. Risiken bewerten

Jedes Risiko wird bei der Risikoanalyse anhand von zwei Kriterien bewertet:

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass das Risiko eintritt?
• Schadenshöhe: Welcher Schaden entsteht, wenn das Risiko eintritt?

Was bei der Risikobewertung hilft, ist eine Tabelle, in der Sie auflisten:

• das Risiko aus Schritt 2,
• die möglichen Gründe oder Ursachen, warum das Risiko eintreten könnte,
• die Folgen, wenn das Risiko eintritt,
• der Schaden, der dann entsteht.

Eintrittswahrscheinlichkeit schätzen

Die Gründe und Ursachen in dieser Tabelle helfen, die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos abzuschätzen. Sie wird in Prozent angegeben:

• 0 Prozent würde bedeuten: Das Risiko tritt nie ein; damit wäre es vernachlässigbar und kann aus der Liste gestrichen werden.
• 100 Prozent würde bedeuten: Das Risiko tritt auf jeden Fall ein; damit wäre es kein Risiko mehr, sondern eine Tatsache, die Sie entsprechend in Ihrer Planung berücksichtigen müssen.

In der Praxis hat sich bewährt, mit groben Prozentwerten zu arbeiten:

• 10 % würde beispielsweise bedeuten: dass das Risiko eintritt, ist eher unwahrscheinlich.
• 50 % würde bedeuten: das Risiko kann jederzeit eintreten.
• 90 % würde bedeuten: das Risiko wird vermutlich eintreten; wir müssen damit rechnen.

Denn: Für viele Risiken ist es schwierig, eine entsprechende Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe anzugeben. Sie lassen sich allenfalls schätzen oder plausibel eingrenzen.

Schadenshöhe ermitteln

Aus den Folgen ergibt sich der Schaden, der sich dann idealerweise in Geldeinheiten (Euro) messen, berechnen oder schätzen lässt. Überlegen Sie dazu:

• Welche Kosten wären entstanden, wenn wir das Vorhaben aufgrund des Risikos vorzeitig abbrechen müssen?
• Welche Umsatzeinbußen gäbe es, wenn die Kunden mit dem Ergebnis unzufrieden sind?
• Was würde es kosten, wenn wir mehr Zeit brauchen, weil das Risiko eingetreten ist?
• Was würde es kosten, um die negativen Folgen zu beheben, wenn das Risiko eintritt?

Risikofaktor berechnen

Dann wird jedes Risiko bewertet, indem der folgende Risikofaktor berechnet wird:

Risikofaktor (in Euro) =

Eintrittswahrscheinlichkeit (in Prozent) × Schadenshöhe (in Euro)

Erstellen Sie dann eine Tabelle mit allen Risiken und ihrem jeweiligen Risikofaktor. Die Summe aller Risikofaktoren entspricht Ihren Risikokosten.

Erfassen Sie im Tabellenblatt RISIKOBEWERTUNG, Spalten D und E für jedes Risiko eine Eintrittswahrscheinlichkeit (Prozent) und die Schadenshöhe (Euro). In Spalte F wird daraus der Risikofaktor = Risikokosten berechnet.

Szenarien vergleichen

Um die Bedeutung der Risiken insgesamt besser beurteilen zu können, betrachten Sie nun unterschiedliche Fälle:

• Was passiert, wenn alle Risiken eintreten? Das wäre die Summe der Schadenshöhe.
• Welcher Schaden würde eintreten, wenn ein Risiko doch eine höhere Eintrittswahrscheinlichkeit hätte?
• Welche Auswirkung hätte es, wenn wir die Schadenshöhe zu gering eingeschätzt hätten – und sie doch doppelt so hoch wäre?

Erstellen Sie so mehrere Szenarien; zum Beispiel ein Best-Case-Szenario, ein Worst-Case-Szenario. Spielen Sie mögliche Fälle durch und überlegen Sie: In welchen Fällen würden wir das Vorhaben nicht durchführen?

Die entsprechenden Vergleiche können Sie im Tabellenblatt SZENARIENANALYSE durchführen. Als Szenario 1 (Spalte C) werden die Einträge aus der Risikotabelle übernommen. Damit können Sie vier weitere Szenarien vergleichen.

Sie variieren dazu einfach unterschiedliche Schadenshöhen und Eintrittswahrscheinlichkeiten. In den Spalten I bis K wird dann der Worst Case, der Base Case (Durchschnitt der eingegebenen Szenarien) und der Best Case ausgewertet.

In der Ergebnisspalte sehen Sie, mit welchen Gesamtrisikokosten Sie jeweils rechnen müssten; das ist die Summe der möglichen Schäden – bewertet mit der Eintrittswahrscheinlichkeit.

4. Risiken begrenzen – Risikofaktor senken

Das Ergebnis Ihrer Risikoanalyse ist eine Liste mit Risiken und ihrer Bedeutung für Ihr Vorhaben. Je höher der Risikofaktor, desto bedeutsamer ist das Risiko. Nun können Sie Ihre Schlussfolgerungen daraus ziehen:

Sie akzeptieren das jeweilige Risiko: Sie gehen Ihr Vorhaben an. Wenn der Fall der Fälle eintritt, werden Sie den Schaden tragen oder beheben.

Sie reduzieren das jeweilige Risiko: Sie sorgen schon im Vorfeld dafür, dass die Schadenshöhe geringer ist oder die Eintrittswahrscheinlichkeit sinkt. Dafür gibt es – je nach Vorhaben – eine Fülle von Möglichkeiten. Zum Beispiel:

• Sie übertragen das Risiko auf andere Akteure, zum Beispiel eine Versicherung.
• Sie passen Ihr Vorhaben an und wählen andere Lösungen mit geringerem Risiko.
• Sie planen Puffer für Zeit und Kosten ein – und tun damit so, als würde das Risiko eintreten.

Wenn Sie das Risiko reduzieren wollen, müssen Sie entsprechende Maßnahmen vorbereiten und durchführen. Diese kosten oft Geld, das Sie in Ihr Vorhaben einkalkulieren müssen.

Prüfen Sie deshalb auch:

• Sind die Kosten der Maßnahme höher als der Schaden, der folgt, wenn das Risiko eintritt? Dann lohnt sich diese Maßnahme nicht; das Risiko sollte akzeptiert werden.
• Entsprechen die Kosten der Maßnahme in etwa dem berechneten Risikofaktor, der ja als „erwartete Schadenshöhe“ in Euro angegeben wird? Dann wägen Sie ab und treffen eine Entscheidung.
• Liegen die Kosten der Maßnahme erheblich unterhalb des berechneten Risikofaktors? Dann sollten Sie die Maßnahme durchführen.

Planen Sie mögliche Maßnahmen zur Eindämmung der Risiken. Halten Sie diese im Tabellenblatt MASSNAHMEN fest.

Wählen Sie in Spalte A das Risiko aus Ihrer Risikoliste und benennen und erläutern Sie die möglichen oder geplanten Maßnahmen (Spalten B bis D).

In Spalte E geben Sie an, mit welchen Kosten Sie insgesamt rechnen, um die jeweilige Maßnahme durchzuführen.

5. Risikobudget einplanen

Das Ergebnis ist eine Liste mit Maßnahmen, die Sie im Rahmen des Risikomanagements durchführen wollen, mit den jeweiligen Kosten. Die Summe dieser Kosten ist der erste Teil Ihres Risikobudgets.

Die Maßnahmen sollen ja dazu beitragen, dass die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Schadenshöhe eines Risikos reduziert wird (oder beides). Deshalb erstellen Sie nun eine weitere Tabelle mit dem neu berechneten Risikofaktor für jedes Risiko.

Die Risikofaktoren sollten kleiner oder gleich sein als die Risikofaktoren, die in Schritt 3 berechnet wurden. In der Summe sind die Risikokosten also geringer. Sie sind der zweite Teil Ihres Risikobudgets.

Das berechnen Sie entsprechend zu:

Risikobudget für das Vorhaben =

Kosten der Maßnahmen zur Reduzierung der Risiken
+ Summe der Risikokosten nach Reduzierung der Risiken

Sorgen Sie dafür, dass dieses Risikobudget bei der Planung, Bewertung und Freigabe Ihres Vorhabens berücksichtigt wird.

Vergleichen Sie dazu im Tabellenblatt RISIKOBUDGET die Risikokosten ohne Ihre geplanten Maßnahmen (Spalten B bis D) mit den Kosten für die möglichen Maßnahmen (Spalte E) und den verbleibenden Risikokosten mit den Maßnahmen (Spalten F bis H).

Daraus wird in der Excel-Vorlage das Risikobudget berechnet. Aus der Differenz von Risikokosten ohne Maßnahme und Risikobudget durch Maßnahme und verbleibende Risikokosten (Spalte J).

Ist die Differenz negativ, lohnen sich die geplanten Maßnahmen nicht; sie sind teurer als das ursprüngliche Risiko. Entsprechend können Sie in Spalte K angeben, ob Sie die Maßnahmen durchführen wollen (ja/nein). Die Summe aller durchzuführenden Maßnahmen ergibt Ihr Risikobudget in Zelle B4.