Ziele SMART formulierenSMARTe Ziele und wie sie formuliert werden

Wie man Ziele SMART formuliert

Ziele sollen Ergebnisse beschreiben und SMART formuliert sein. SMART bedeutet:

• Specific – genau beschrieben: Betroffene wissen, worum es geht
• Measurable – messbar: das Ziel kann mit einer Kennzahl gezählt, gemessen, benotet werden
• Attainable – erreichbar: das Ziel ist für die Betroffenen anspruchsvoll, aber nicht unrealistisch
• Relevant – wichtig: den Betroffenen ist klar, warum das ein wichtiges Ziel für das Unternehmen und für das Team ist
• Timed – zeitlich bestimmt: es gibt ein Datum (Tag), an dem die Zielerreichung gemessen wird

In der Realität sieht das anders aus. Führungskräfte definieren viel häufiger nur Aufgaben und keine Ziele. „Ein Kontrollsystem entwickeln und einführen“ oder „Die Vertriebsstelle in Ungarn besetzen“ sind Beispiele für Aufgaben, aber keine Ergebnisse.

Auch aus komplexen Unternehmenszielen – Ertrag, EBIT, Kostensenkung, Marktanteil – werden meistens nicht Einzelziele, also Teil-Ergebnisse abgeleitet, sondern direkt Aufgaben.

Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden denken sehr handlungsorientiert in Aufgaben. Sie sollen aber in Ergebnissen denken und Ziele vereinbaren. Nur wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst daraus ihre Aufgaben ableiten, können sie ihre Potenziale und Kompetenzen wirklich einsetzen. Wer ein paar Tipps beachtet, kann seine Führungsergebnisse erheblich verbessern, indem er mit SMARTen Zielen arbeitet.

Wie man Ziele genau und spezifisch beschreibt

Ziele werden oft allgemein oder schwammig formuliert. Niemand weiß so richtig, was genau erreicht werden soll. Beispiel: „Wir brauchen ein gutes Kontrollsystem.“ Der qualitative Aspekt des Ziels muss deshalb durch einen Zusatz beschrieben werden. Zum Beispiel: „Das Kontrollsystem ist dann akzeptabel, wenn es folgende Kriterien erfüllt: ...“ oder „... wenn es die im Konzept beschriebenen Kriterien erfüllt“.

Das betrifft auch individuelle Entwicklungsziele von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Kompetenzentwicklung ist das Mittel, und der Zweck oder das Ziel kann messbar formuliert werden. Beispiel: „Ab 1.3.2023 kann Mitarbeiter Maier Excel-Tabellen zu den Themen ABC und DEF selbstständig erstellen und auswerten. Eine akzeptable Auswertung zum Thema ABC liegt am 10.3.2023 vor.“

Ergebnisse können so formuliert werden:

• quantitativ: als Preis, Stück, Zahl von Bestellungen
• relativ: in Schulnoten, auf einer Skala von eins bis sechs
• über den Zustand: ein Konzept liegt vor oder liegt nicht vor, erreicht oder nicht erreicht

Wie man Ziele messbar macht

Ein Ziel kann messbar formuliert werden, wenn es mit einer messbaren Kennzahl (quantitativ), mit einer Bewertungsskala (relativ) oder einer eindeutigen Zustandsbeschreibung verknüpft ist.

Wird die Zielerreichung durch eine messbare Kennzahl dargestellt, muss diese Kennzahl eindeutig definiert sein. Dazu gehören neben der Zahl auch die Mess-Einheit (Euro, Stück etc.) und das Messverfahren, das beschreibt, was genau gemessen oder gezählt wird und auf welchen Zeitraum sich die Messung bezieht. Auch bei einer Bewertungsskala muss angegeben werden, welche Kriterien der Bewertung zugrunde liegen und wer was bewertet.

Ist der Messaufwand allerdings größer als der Ertrag, der durch das Ziel erreicht wird, wird keine vernünftige Führungskraft messen. Wird das Ziel SMART formuliert, ist auch ohne Messaufwand eine nachvollziehbare, begründete und damit akzeptable Einschätzung möglich.

Bei qualitativen Zielen, die nicht im engeren Sinn messbar sind, hilft ein Vorher-Nachher-Vergleich. Der sollte in den Umsetzungsprozess integriert sein, indem während der Umsetzung von Maßnahmen immer wieder geprüft wird, ob sich etwas verändert und verbessert hat oder ob das Ziel erreicht ist. Diese Bewertungen im Prozess unterstützen Veränderungsprozesse nachhaltig und sie erhöhen die Akzeptanz der Veränderung.

Im nächsten Schritt brauchen Ziele und die Messwerte eine Soll-Vorgabe. Sie drückt aus, bei welchem gemessenen Wert das Ziel als „erreicht“ gilt. Oder sie beschreibt den gewünschten Zustand anhand von klar erkennbaren Kriterien: ist erfüllt, läuft, ist besetzt, arbeitet produktiv etc.

Wie man erreichbare Ziele formuliert

Wie werden die passenden Soll-Vorgaben gefunden? Realistische Soll-Vorgaben können nur zusammen mit den Verantwortlichen für die Zielerreichung erarbeitet werden. Deshalb ist eine Zielklausur der schnellste und effektivste Weg, realistische Ziele zu erarbeiten.

Die Mitarbeitenden und die Führungskräfte, die für die Zielerreichung verantwortlich sind, müssen als Betroffene beteiligt werden. Sie haben in der Regel das notwendige Fachwissen und die Hintergrundinformationen und können die Dauer von Prozessen und die Stolpersteine besser einschätzen.

Wenn die Führungskraft mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gemeinsam die Soll-Vorgaben für die Ziele erarbeitet und bespricht, dann können folgende Ausgangswerte genutzt werden:

• Soll-Vorgaben aus übergeordneten Zielen und Vorgaben
  Beispiel: Die Geschäftsleitung will den Umsatz im kommenden Jahr um X Prozent steigern. Dann muss das Team den Beitrag Y dazu leisten.
• Soll-Vorgaben aus der Vergangenheit
  Beispiel: Im letzten Jahr lag die Zahl krankheitsbedingter Fehltage unter X Prozent. In diesem Jahr soll es ebenso sein.
• Ist-Werte aus der Vergangenheit überprüfen und in Soll-Vorgaben übertragen
  Beispiel: Im letzten Jahr haben X Prozent der Kunden das Unternehmen weiterempfohlen. Das ist zu wenig. In diesem Jahr sollen es X+Y Prozent sein.
• Soll-Vorgaben aus begründeten Schätzungen ableiten
  Beispiel: Eine Analyse der wirtschaftlichen und politischen Rahmenbedingungen sowie die Marktstudie ABC haben ein Marktwachstum von X Prozent in Aussicht gestellt. Deshalb soll der Absatz im nächsten Jahr Y Stück betragen.

Wie man relevante Ziele formuliert

Damit Ziele von den Mitarbeitenden akzeptiert werden, für ihre Handlungen und Aktivitäten von Bedeutung und damit relevant sind, müssen die Mitarbeitenden den „Sinn“ der Ziele erkennen. Es ist Aufgabe jeder Führungskraft, diesen Sinn zu vermitteln. Sie kann dazu Ziele auf drei Handlungsfeldern einsetzen:

1. Funktionale Ziele für den Verantwortungsbereich

Funktionale Ziele werden aus den Unternehmenszielen (Liquidität, Ertrag, Ertragspotenziale) abgeleitet. Sie beschreiben den Zweck und Beitrag eines Verantwortungsbereichs im Unternehmen. Die Ziele können strategischer oder operativer Natur sein.

2. Entwicklungsziele für den Verantwortungsbereich

Das sind Veränderungsziele für den gesamten Verantwortungsbereich, die den Bereich in die Lage versetzen sollen, die funktionalen Ziele noch besser zu erreichen. Dazu gehören zum Beispiel Ziele zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation.

3. Entwicklungsziele für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Über diese Ziele sollen die Kompetenzen und Fähigkeiten von Mitarbeitenden verbessert werden, um aktuelle Aufgaben noch besser (im Sinne von Ergebnisqualität, Zeitbedarf etc.) durchzuführen oder um sie auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. Hierbei spielen die Entwicklungsinteressen der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle.

SMART-formulierte Ziele auf den ersten beiden Handlungsfeldern werden in der Zielklausur erarbeitet. Die von den Mitarbeitenden vermutete Relevanz der eigenen Ziele für das Gesamtunternehmen hat die größte Auswirkung auf die Leistungsbereitschaft. Ziele aus dem dritten Handlungsfeld (Entwicklungsziele für Mitarbeitende) werden im Mitarbeitergespräch SMART formuliert.

Wie SMART-Ziele terminiert werden

Bis wann ist das Ziel erreicht? Ohne eine klare Vereinbarung über den Zeitpunkt der Zielerreichung sind Projektmanagement und Aufgabenplanung unmöglich. Genauso wie die Soll-Vorgaben für Ziele muss auch der Zeitrahmen mit den für die Ziele verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geklärt werden:

• Zeitraum angeben: Im Zeitrahmen von drei Monaten soll … erreicht werden
• Zeitpunkt angeben, bis zu dem das Ziel erreicht sein soll: Am 30.11.2023 soll … erreicht sein

Ausgehend von diesen Zielterminen werden die Maßnahmen rückwärts geplant. Das ist der Kern von Projektmanagement und Aufgabenplanung.

Aus SMART-Zielen den Weg zum Ergebnis ableiten

Zuerst müssen das Ziel und die gewünschten Ergebnisse formuliert sein. Dann wird daraus der Weg abgeleitet. Der Weg beschreibt, wie das Ziel und die Ergebnisse erreicht werden. Die Wegbeschreibung umfasst Aufgaben, Tätigkeiten, Abläufe und Prozesse.

Starten Sie nach der Zielfindung einen kreativen Denkprozess: Leiten Sie aus dem Ziel den besten Weg ab, um das Ziel zu erreichen. Entwickeln Sie alternative Wege – mindestens zwei, wenn nicht sogar drei Wege. Wenn es scheinbar nur einen – altbewährten – Weg gibt, sollten Sie sofort skeptisch werden. Stellen Sie diesen Weg bewusst infrage. Gute Führungsergebnisse entstehen, wenn Sie die richtigen Ziele finden und dann den besten Weg dahin wählen.