ProzessmanagementSo funktioniert die Prozessoptimierung
- Maßnahmen und Projekte zur Prozessoptimierung planen
- Arbeitsschritte zusammenfassen und integrieren
- Zentralisation oder Dezentralisation von Prozessen
- Prozessoptimierung mit Automatisierung und Workflow-Systemen
- Schrittweise Umsetzung von Prozessverbesserungen
- Methoden und Werkzeuge für die Prozessoptimierung
- 6 Vorlagen im Praxisteil
Maßnahmen und Projekte zur Prozessoptimierung planen
Wenn die bestehenden Prozesse visualisiert und in Ablaufdiagrammen oder formalen Modellen beschrieben sind und wenn eine Prozessanalyse durchgeführt wurde, kann der Prozess schrittweise verbessert werden. Wenn Sie die Schwachstellen erkannt und ihre Ursachen ermittelt haben, dann ergeben sich meist unmittelbar mögliche Maßnahmen, um die Schwachstellen zu beseitigen und den Prozess zu verbessern.
Manche Maßnahmen können sehr umfangreich sein und aus einer Vielzahl von Einzelmaßnahmen bestehen; dann wird ein Projekt initiiert, dessen Ziel die Neuausrichtung oder Reorganisation des betreffenden Prozesses ist.
Andere Maßnahmen lassen sich einfach umsetzen; die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Prozesses ändern das, was bisher störend war, im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen).
Mögliche Optimierungsansätze, die im Rahmen einer Einzelmaßnahme oder eines Projekts umgesetzt werden können, werden im Folgenden vorgestellt.
Arbeitsschritte zusammenfassen und integrieren
Oft wird ein Prozess dadurch verbessert, dass Arbeitsschritte zusammengefasst werden. Das ist möglich, wenn
- Aufgaben und Tätigkeiten auf zu viele Mitarbeiter verteilt sind,
- planende und ausführende Tätigkeiten voneinander getrennt sind oder
- es zu komplexe Entscheidungs- und Berichtswege gibt.
An einer Stelle lassen sich alle notwendigen Ressourcen, Informationen und Kompetenzen bündeln. Im Ergebnis werden Abläufe beschleunigt, Schnittstellen reduziert und die Qualität der Arbeit verbessert. In vielen Fällen steigen auch Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weil sie mehr Handlungsspielraum erhalten.
Zentralisation oder Dezentralisation von Prozessen
Manche Prozesse werden doppelt ausgeführt; zum Beispiel in der Zentrale und in Niederlassungen vor Ort. Hier können Prozesse so neu gestaltet werden, dass sie zentralisiert oder konsequent dezentralisiert werden. Dazu müssen die einzelnen Vorteile und Nachteile der jeweiligen Organisationsform geprüft werden.
Dabei sollten nicht nur Kostenaspekte relevant sein, sondern auch Leistungsmerkmale des Prozesses. Manche Prozesse müssen „vor Ort“, also räumlich nah beim Kunden oder beim nächsten Prozessschritt verankert sein, um die Kundenanforderungen zu erfüllen.
Prozessoptimierung mit Automatisierung und Workflow-Systemen
Viele Prozesse lassen sich standardisieren, wenn sie immer nach dem gleichen Schema ablaufen (sollen). Das bedeutet, dass gleiche Ereignisse immer genau den gleichen Prozessablauf anstoßen und die Zahl und Varianz der Ereignisse genau bestimmbar sind.
In diesem Fall kann es hilfreich sein, den Prozess zu automatisieren. Das muss genau geprüft werden; ansonsten kann der Aufwand, den automatischen Prozess zu entwickeln und einzurichten, größer sein als sein Nutzen.
Workflow-Systeme unterstützen meist halb automatisierte Prozesse. Sie strukturieren den Ablauf nach einem vorgegebenen Prozess-Design. Dabei nutzt der Mitarbeiter, der seine Aufgaben im Prozess erledigt, ein spezielles EDV-System, das dem Ablauf eine feste Struktur gibt.
Der Mitarbeiter stößt den Prozess an und steuert ihn, die EDV sorgt dafür, dass der Prozess standardisiert und immer gleich abläuft. Und sie stellt alle notwendigen Informationen aktuell und rechtzeitig zur Verfügung.
Schrittweise Umsetzung von Prozessverbesserungen
Da Prozesse im Allgemeinen sehr komplex sind, lassen sie sich nicht in allen Details vorplanen und nach Plan umsetzen. Empfehlenswert ist, gestuft und in Schleifen vorzugehen. Ein Leitbild dafür kann sein: Design big – Implement small!
Im ersten Schritt wird ein grober Plan entworfen, der beschreibt, welche Ziele wichtig sind und wie der ideale Prozess ablaufen soll. Das muss stimmig sein. Dann können schrittweise Detailpläne für Teilprozesse oder einzelne Handlungen entwickelt und umgesetzt werden.
Bei der Umsetzung wird sich zeigen, dass nicht alles so funktioniert, wie geplant. Dann wird angepasst und verbessert, bis das Ziel erreicht ist. Das kann in mehreren Schritten erfolgen und sich am „Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung“ (Kaizen) oder am sogenannten PDCA-Zyklus orientieren, wie er in der folgenden Abbildung dargestellt ist.
Ideal ist, wenn möglichst rasch erste Erfolge im Sinne von Leistungsverbesserungen bezüglich Qualität, Zeit oder Kosten erzielt werden; das motiviert die Mitarbeitenden und fördert den Veränderungsprozess im Unternehmen.
Gleichwohl kann es einige Zeit dauern und vieler Änderungsmaßnahmen bedürfen, bis neue Prozesse reibungslos laufen. Aus diesem Grund sollten auch ausreichend viele Tests zur Prozessfunktion und Prozessstabilität durchgeführt werden; der Schritt „Check“ im PDCA-Zyklus.
Wenn eine tiefgreifende Prozess-Reorganisation ansteht, kann das zu größeren Verwerfungen im Unternehmen führen. Dann gilt es, das Prozessmanagement wie ein Change-Management- oder Organisationsentwicklungsprojekt anzugehen.
Methoden und Werkzeuge für die Prozessoptimierung
Welche Maßnahmen und Projektaufgaben dabei im Detail anfallen, hängt ab von der Art des Prozesses, der optimiert wird, von den Schwachstellen, die beseitigt werden, sowie von den möglichen Lösungen, die zur Prozessverbesserung beitragen können. Erstellen Sie deshalb einen Methoden-Baukasten, den Sie für Prozessverbesserungen einsetzen. Hier finden Sie mögliche Methoden und Werkzeuge für diesen Baukasten
Vorlage Prozessgestaltung und Prozessoptimierung
Maßnahmen zur Prozessoptimierung können sehr umfassend sein. Oft werden sie im Unternehmen als IT-Projekt oder Change-Management-Projekt behandelt. Teilweise erfolgen Prozessoptimierungen auch im Rahmen von Kaizen und kontinuierlicher Verbesserung, wenn die Mitarbeitende die Maßnahmen direkt in ihrem Bereich umsetzen können (und dürfen).
Klären Sie für Ihr Projekt zur Prozessoptimierung insbesondere:
- Was ist Anlass der Prozessoptimierung?
- Welche Schwachstellen sollen beseitigt werden?
- Woran werden Sie erkennen, dass der Prozess nun besser oder optimal abläuft?
- Welche Ziele verfolgen Sie mit einer Überarbeitung, Neugestaltung oder Optimierung der Prozesse?
- Welche Fachbereiche sind davon betroffen?
- Wie würden Sie das Projekt benennen und in drei Sätzen zusammenfassen?
In der folgenden Vorlage für das Prozessmanagement sind neben den Maßnahmen zur Prozessanalyse (als Grundlage der Prozessoptimierung) wichtige Schritte zur Gestaltung und Optimierung von Prozessen im Unternehmen dargestellt.
Maßnahmen zur Prozessverbesserung vergleichen
Mit der folgenden Excel-Vorlage vergleichen Sie zwei alternative Prozesse bezüglich Durchlaufzeit und Kosten.
Dazu zerlegen Sie den Prozess in die jeweils einzelnen Prozessschritte und ergänzen Ihre Messwerte oder Schätzwerte für Durchlaufzeit sowie die Kosten für Personal, Energie, Material und Sonstiges. Außerdem beziehen Sie die anfänglichen Investitionskosten mit ein.
Sie bewerten und vergleichen so, welche Prozessalternative wirtschaftlicher ist und welche Sie damit realisieren wollen.
Planungsübersicht für die Prozessoptimierung
Mit der folgenden Excel-Vorlage erstellen Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte der Prozessplanung und Prozessgestaltung. Sie finden darin die Arbeitsschritte, die im Rahmen der Vorbereitung der Prozessorganisation, der Prozessbeschreibung, der Prozessstrukturierung sowie der Prozessteuerung und Prozessverbesserung notwendig sind.
Kontinuierliche Verbesserung zur Prozessoptimierung
Setzen Sie in Ihrem Projekt Maßnahmen schrittweise um. Idealerweise so, dass sich zu Beginn des Projekts schon erste, frühe Erfolge zeigen (sogenannte „Low Hanging Fruits“).
- Mit welchen Maßnahmen wollen Sie starten?
- Woran erkennen Sie, welche Leistungsverbesserungen bei der Prozessqualität es gibt?
- Woran erkennen Sie, ob die Schwachstellen beseitigt sind?
- Was muss weiter verbessert werden?
Entwickeln Sie dazu Ihren Maßnahmenplan und überarbeiten Sie ihn kontinuierlich nach dem Modell des PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act).
Schließlich können Sie alle Aktivitäten und Maßnahmen zur Prozessverbesserung in einer To-do-Liste festhalten und erläutern. Eine besondere Variante der To-do-Liste – gerade für das Prozessmanagement und die Prozessverbesserung – sind sogenannte A3-Reports. Nutzen Sie die folgende Vorlage für Ihre operative Maßnahmenplanung, Umsetzung und Erfolgsmessung im Prozessmanagement.
