Arbeitszeit und Personaleinsatz planenPersonalplanung in der Gastronomie

Wie wird der Personalbedarf ermittelt?

In der Gastronomie muss ausreichend Personal zur Verfügung stehen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten – unter Berücksichtigung von Schwankungen im Gästeaufkommen, verschiedenen Arbeitszeitmodellen (Teilzeit, Vollzeit, Aushilfen) und der Saisonalität des Betriebs.

Eine exakte Ermittlung des Personalbedarfs ist die Grundlage jeder Personalplanung. Sie sollten im Vorfeld festlegen, in welchen Zeiträumen und während welcher Zeitspannen wie viele Mitarbeitende eingesetzt werden müssen. Dabei spielen eine Rolle:

• tägliche Auslastung: Gibt es Stoßzeiten, an denen mehr Personal benötigt wird?
• saisonale Schwankungen: Welche saisonalen Unterschiede gibt es im Jahresverlauf? Ferienzeit, Messezeit, Sommertourismus, Schneesaison …
• Veranstaltungen: Gibt es regelmäßige oder spontane Events (Feiern, Hochzeiten, Catering-Aufträge), die mehr Personal erfordern?

Ein guter Schichtplan ist das Herzstück der Personalplanung in der Gastronomie. Dabei geht es darum, die vorhandenen Mitarbeitenden sinnvoll auf die jeweiligen Schichten zu verteilen und gleichzeitig ihre individuellen Bedürfnisse, Arbeitszeiten und den Arbeitsaufwand im Betrieb zu berücksichtigen.

Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Aushilfen

Vollzeitkräfte:
Diese Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bilden den Kern des Teams. Sie sollten gleichmäßig auf die Schichten verteilt werden, sodass keine Schicht nur von Teilzeitkräften oder Aushilfen abgedeckt wird. Vollzeitkräfte können langfristig und kontinuierlich an festen Positionen arbeiten, was Stabilität schafft.

Teilzeitkräfte:
Diese Mitarbeitenden eignen sich besonders gut, um in Stoßzeiten oder an Wochenenden eingesetzt zu werden. Ein flexibler Einsatzplan hilft, sie schnell in den Betrieb zu integrieren, ohne Überstunden zu verursachen.

Aushilfen:
Aushilfen oder Minijobber werden oft kurzfristig für Spitzenzeiten eingeplant. Sie müssen flexibel einsetzbar sein, insbesondere an Wochenenden, während der Hochsaison oder für Events, wo ein hoher Personalbedarf besteht.

Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigen

Ein wichtiger Aspekt bei der Schichtplanung ist, die Verfügbarkeit und Wünsche der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Damit verhindern oder vermindern Sie Ausfälle durch Unzufriedenheit oder Überlastung. Manche Mitarbeitende möchten zum Beispiel möglichst nicht an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Arbeitszeiten arbeiten.

Achten Sie darauf, dass die Interessen aller Mitarbeitenden (unabhängig von deren Wochenstunden oder der Dauer ihrer Betriebszugehörigkeit) berücksichtigt werden. Fühlt sich ein Teil des Personals ungerecht behandelt, kann sich das auf die Mitarbeitermotivation, die Mitarbeiterbindung und die Stimmung im Team auswirken.

Verwenden Sie ein digitales Tool oder eine einfache Tabelle, in der Mitarbeitende ihre Präferenzen eintragen können. Erstellen Sie den Plan rechtzeitig, mindestens eine Woche im Voraus, sodass jeder sich darauf einstellen kann. Wenn organisatorisch möglich, können Sie gemeinsam mit dem Team auch langfristiger planen; das mindert allerdings die Flexibilität.

Die Tabelle kann zum Beispiel so aussehen:

Bei Bedarf ergänzen die Mitarbeitenden individuelle Wünsche und Anmerkungen. Erklären Sie jedoch von vornherein, dass nicht alle Wünsche berücksichtigt werden können. Sonst entsteht Frust bei den Betroffenen.

Erstellen Sie den Dienstplan, zum Beispiel immer Mitte des Monats für den Folgemonat oder gehen Sie wochenweise vor. Eine frühzeitige Planung ist nur dann sinnvoll, wenn im Ausnahmefall alle bereit sind, kurzfristig umzuplanen. Besprechen Sie das vorher mit Ihrem Serviceteam.

Puffer einplanen

Ausfälle wegen Krankheit oder kurzfristige Änderungen sollten eingeplant werden. Es ist sinnvoll, dazu eine entsprechende Liste mit Aushilfen oder Teilzeitkräften zu erstellen, die kurzfristig einspringen können.

Manche Mitarbeitende können flexibel an verschiedenen Positionen arbeiten; zum Beispiel sowohl im Service als auch in der Küche oder als Barista und Kellner. Diese Flexibilität hilft dabei, Lücken im Plan zu füllen. Vermerken Sie, wer welche Fähigkeiten mitbringt und wie viel Erfahrung jeweils vorhanden ist.

Monatliche Personalplanung

Neben der wöchentlichen Planung sollte es auch eine längerfristige, monatliche Übersicht geben. Diese gibt Aufschluss über die generelle Auslastung, saisonale Schwankungen und geplante Abwesenheiten (zum Beispiel wegen Urlaubs).

Eine langfristige Planung bietet Sicherheit und hilft dabei, den Überblick über die Kapazitäten des Teams zu behalten. Bei der monatlichen Personalplanung berücksichtigen Sie folgende Aspekte:

Urlaubsplanung

Eine gut organisierte Urlaubsplanung ist besonders in der Gastronomie wichtig. Mitarbeitende sollten ihren Urlaub rechtzeitig ankündigen, und es sollte festgelegt werden, dass nicht zu viele Mitarbeitende gleichzeitig Urlaub nehmen. Saisonale Spitzenzeiten wie Weihnachten oder Sommerferien sollten von möglichst vielen Mitarbeitenden abgedeckt werden. Hier kann es auch Urlaubssperren geben.

Ein fester Urlaubsplan, der für das ganze Team alle drei bis sechs Monate erstellt wird, ist eine mögliche Lösung. In diesem Fall sollten Sie Ihre Mitarbeitenden bitten, Ihnen den Urlaub immer drei Monate im Voraus anzukündigen. Legen Sie auch fest, wie viele Mitarbeitende gleichzeitig im Urlaub sein dürfen.

Falls Ihr Betrieb für einen fixen Zeitraum im Jahr geschlossen bleibt, etwa wegen Ihres eigenen Urlaubs oder aus saisonalen Gründen, müssen Sie das frühzeitig bekannt geben. Betriebsferien dürfen Sie nur anordnen, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Dazu gehören:

• Ihre Präsenz als Chefin oder Chef ist zwingend notwendig, aber Sie sind zu einem bestimmten Zeitraum nicht im Betrieb.
• Der Betrieb muss wegen eines Umbaus geschlossen werden.
• Gäste bleiben zu einer bestimmten Zeit erfahrungsgemäß aus; etwa an Weihnachten.

Saisonale Anpassungen

Je nach Saison kann der Personalbedarf erheblich schwanken. Vor Beginn einer Hochsaison sollten zusätzliche Kräfte (Aushilfen oder saisonale Mitarbeitende) eingeplant werden. Hierbei ist es wichtig, frühzeitig mit der Rekrutierung zu beginnen, um ausreichend Personal für die Saison zur Verfügung zu haben.

In der Nebensaison kann es notwendig sein, die Schichten zu reduzieren oder Beschäftigte vermehrt in den Urlaub zu schicken, um Kosten zu sparen. Hier können Sie auch gezielt Anreize schaffen, damit Mitarbeitende dann Urlaub nehmen, wenn sie nicht gebraucht werden; zum Beispiel durch Urlaubsgutscheine oder Sonderzahlungen.

Teilzeitkräfte und Aushilfen einsetzen

Teilzeitkräfte und Aushilfen spielen eine zentrale Rolle in der Personalplanung der Gastronomie. Sie bieten die notwendige Flexibilität, um auf Schwankungen im Gästeaufkommen und saisonale Veränderungen zu reagieren.

Teilzeitkräfte sollten gezielt für Stoßzeiten eingeplant werden, zum Beispiel für das Mittag- oder Abendgeschäft oder an stark frequentierten Tagen wie Wochenenden und Feiertagen. Sie werden ergänzend zu den Vollzeitkräften eingesetzt, um Lücken zu füllen. Ein Vollzeitkraft-Teilzeitkraft-Verhältnis von etwa 60:40 ist sinnvoll, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Aushilfen oder Minijobber sind oft Studierende oder Personen mit flexiblen Zeitplänen. Sie können kurzfristig eingesetzt werden, um Personallücken zu füllen, sollten aber so eingeplant werden, dass sie nicht jedes Mal neu eingewiesen werden müssen. Eine gewisse Routine entsteht nur, wenn die Tätigkeiten der Aushilfen zumindest am Anfang immer die gleichen sind.

Es empfiehlt sich, einen Pool an Aushilfen zu haben, die bei Bedarf kontaktiert werden können. So werden saisonale Schwankungen abgefedert.

Vorgehensweisen zur Personaloptimierung

Neben der reinen Schichteinteilung gibt es noch andere gängige Vorgehensweisen, um die Personalplanung in der Gastronomie zu optimieren und den Betrieb effizienter zu gestalten.

Vielseitigkeit der Mitarbeitenden fördern

Mitarbeitende werden geschult, damit sie verschiedene Positionen im Betrieb ausfüllen können. So erhöhen Sie die Flexibilität und senken das Risiko von Engpässen. Beispiel: Servicekräfte, die auch an der Bar arbeiten können oder Küchenhilfen, die im Notfall den Spülbereich übernehmen.

Bedarfsorientierte Schichtplanung

Statt an starre Schichtpläne wird die Personaleinsatzplanung flexibel an die aktuelle Nachfrage angepasst. Dabei hilft eine Analyse von Umsatz- und Gästefrequenzmustern, um die geeigneten Mitarbeitenden zur richtigen Zeit einzuplanen. Es können auch kurzfristige Änderungen der Schichtpläne vorgenommen werden, basierend auf Echtzeitdaten wie Wetter oder Veranstaltungen in der Nähe.

Automatisierung und Technologieeinsatz

Durch den Einsatz moderner Technologien können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden. Beispiele dafür sind:

• Digitale Kassensysteme: Diese erleichtern nicht nur die Bestellaufnahme, sondern bieten auch Echtzeit-Datenanalysen, um Stoßzeiten besser vorherzusagen und den Personaleinsatz optimal zu planen.
• Reservierungs- und Tischmanagement-Software: Diese Software hilft, die Auslastung des Restaurants zu maximieren und sicherzustellen, dass immer die passende Anzahl an Mitarbeitenden vor Ort ist.
• Selbstbestell- oder Bezahlsysteme: Tablets oder Self-Service-Kiosks entlasten das Servicepersonal, da Gäste ihre Bestellungen direkt aufgeben und bezahlen können.

Überstunden-Management in der Gastronomie

Nutzen Sie digitale Tools oder Softwarelösungen, die Überstunden in Echtzeit erfassen, sodass sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte den Überblick behalten. Ein digitales Zeiterfassungssystem ermöglicht eine genaue Dokumentation und minimiert das Risiko von Unklarheiten oder Missverständnissen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass es klare Regeln für den Überstundenabbau gibt. Diese Regeln sollten im Voraus mit dem Team besprochen und festgelegt werden. Zwei gängige Möglichkeiten, Überstunden zu kompensieren, sind:

• Freizeitausgleich: Mitarbeitende können ihre Überstunden in Form von bezahlten Freizeittagen ausgleichen. Wichtig ist hier eine flexible, aber geplante Freistellung, um Personalengpässe zu vermeiden. Am besten wird im Schichtplan bereits der Abbau von Überstunden berücksichtigt.
• Bezahlte Überstunden: Eine faire Bezahlung von Überstunden, die über das reguläre Arbeitszeitmodell hinausgehen, steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern erkennt auch ihre zusätzlichen Leistungen an. Üblich sind in einigen Betrieben Aufschläge für Überstunden (zum Beispiel 25 Prozent oder 50 Prozent zusätzlich zum Grundlohn).

Eine Überstundenobergrenze hilft, die Belastung der Mitarbeitenden zu kontrollieren. Sie können festlegen, dass eine bestimmte Anzahl an Überstunden nicht überschritten werden darf, es sei denn, es gibt einen Notfall. Dies stellt sicher, dass Ihre Beschäftigten nicht überlastet werden und genügend Erholungsphasen haben.

Achten Sie darauf, Überstunden fair unter den Mitarbeitenden zu verteilen, sodass nicht immer die gleichen Personen mehr arbeiten müssen. Ein rotierendes System kann dabei helfen, die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen und die Zufriedenheit im Team zu erhalten.

Kommunikation als A und O

Sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Team über die Themen Arbeitszeit und Überstunden. Fragen Sie, ob sich Mitarbeitende überlastet fühlen. Diese Gespräche helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen, bevor sie zu Unzufriedenheit oder Burnout und daraus resultierenden personellen Ausfällen führen.

Motivation fördern

Erkennen Sie den Einsatz Ihrer Mitarbeitenden bei Überstunden und ihre Flexibilität an. Kleine Anerkennungen wie ein gemeinsames Essen, Teamevents oder Bonuszahlungen für besonders fleißige Mitarbeitende können die Motivation hochhalten und Überstunden weniger belastend erscheinen lassen.

Ein transparentes und faires Überstunden-Management, das zusätzliche Arbeit anerkennt, fördert das Engagement und stärkt den Teamzusammenhalt.

Schichttausch-Optionen für mehr Flexibilität

Ein flexibler Schichtplan, der den Mitarbeitenden erlaubt, Schichten untereinander zu tauschen, kann in der Gastronomie enorme Vorteile bringen. Kurzfristige Verfügbarkeitsänderungen werden abgefedert, die Zufriedenheit im Team gefördert.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, klare Regeln für den Schichttausch festzulegen und ein System einzuführen, das diesen Prozess einfach und übersichtlich gestaltet.

Vorteile eines Schichttauschsystems:

• Flexibilität für Mitarbeitende: Mitarbeitende können ihre Schichten an persönliche Bedürfnisse anpassen, ohne dabei auf Absprachen mit Vorgesetzten angewiesen zu sein.
• Vermeidung von Engpässen: Spontane Änderungen, zum Beispiel wegen Krankheit oder familiärer Verpflichtungen, lassen sich leicht über einen Schichttausch auffangen, sodass keine Personalengpässe entstehen.
• Zufriedenere Mitarbeitende: Mehr Kontrolle über den eigenen Arbeitsplan steigert die Zufriedenheit und Motivation im Team. Diese Flexibilität führt oft zu weniger Stress, weil Beruf und Privatleben besser aufeinander abgestimmt werden können.

Digitale Tools erleichtern den Schichttausch erheblich, indem sie den gesamten Prozess automatisieren. Mitarbeitende können ihre Schichten zur Verfügung stellen und andere Teammitglieder können diese übernehmen. Dies spart Verwaltungsaufwand und sorgt für Transparenz. Beispiele für solche Tools sind:

• Personaleinsatz-Apps wie Planday (Online-Personalplanung), Shyft (KI-unterstützte Schichtplanung) oder 7shifts (Team-Management-Plattform), die speziell für die Gastronomie entwickelt wurden.
• Kollaborations-Tools: Manche Betriebe nutzen auch simple digitale Lösungen wie Google Sheets oder Slack, um die Schichtpläne transparent zu gestalten und den Tausch zu organisieren.

Klare Regeln für den Schichttausch festlegen

Damit ein Schichttauschsystem reibungslos funktioniert und keine Unklarheiten oder Spannungen im Team entstehen, sollten klare Regeln festgelegt werden:

• Eigenverantwortung: Mitarbeitende sind selbst dafür verantwortlich, eine geeignete Vertretung zu finden, die ihre Schicht übernimmt. Dies fördert das Verantwortungsbewusstsein im Team.
• Qualifikation: Nicht jeder Mitarbeitende kann jede Schicht übernehmen. Achten Sie darauf, dass die vertretende Person für die jeweilige Position qualifiziert ist (zum Beispiel: Ein Barista übernimmt nicht plötzlich eine Schicht in der Küche).
• Fristen: Legen Sie eine Frist fest, bis wann ein Schichttausch angemeldet werden muss (zum Beispiel: mindestens 24 Stunden im Voraus), um Planbarkeit sicherzustellen.
• Genehmigungsprozess: Um die Qualität der Arbeit zu gewährleisten, sollte der Schichttausch idealerweise von der Schichtleitung genehmigt werden. So werden potenzielle Probleme vermieden, wie eine ungleichmäßige Schichtverteilung oder Unqualifizierte auf Schlüsselpositionen.