ProtokollführungSo sind Protokolle aufgebaut

W-Fragen im Protokoll beantworten

Die Inhalte und die Struktur eines Protokolls ergeben sich aus ihrer Funktion. Das Protokoll will dabei Antwort auf die wichtigen W-Fragen geben. Zwingend erforderlich sind Antworten auf die Fragen was wer getan oder gesagt hat. Ein Protokoll muss deshalb immer mindestens diese zwei Elemente enthalten:

• der Vorgang oder das Ereignis, dass jemand etwas präsentiert, berichtet, gesagt, gemeint oder entschieden hat oder dass eine Abstimmung mit einem bestimmten Ergebnis durchgeführt wurde;
• der Veranlasser oder die Person, die dieses Ereignis initiiert oder durchgeführt hat, also selbst gesprochen oder eine Entscheidung getroffen hat; das können auch mehrere Personen gleichzeitig sein, etwa wenn es um Abstimmungen geht.

Inhalte eines Protokolls

Eine wichtige Grundlage für jedes Protokoll ist die Tagesordnung der Besprechung. Dort sind das Ziel der Besprechung und die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs) benannt. Aufbau und Gliederung des Protokolls können dann nach der Reihenfolge der TOPs gewählt werden. Die besprochenen Themen geben die Inhalte des Protokolls vor.

Folgende Inhalte sollten im Protokoll besonders deutlich werden:

• Berichte oder Aussagen: Alles, was während der Besprechung gesagt wurde und für andere eine (wichtige) Information ist, wird im Protokoll festgehalten.
• Vortrag: Wenn ein Vortrag gehalten wurde, der nicht schriftlich vorliegt, dann sollte das Protokoll den Inhalt oder die zentralen Aussagen kurz wiedergeben.
• Abstimmungen: Hier muss immer angegeben sein, über welche Frage oder welchen Antrag abgestimmt wurde und wie viele Stimmen es gab für Ja, Nein, Enthaltung.
• Maßnahmen: Hilfreich ist es, wenn nicht nur die Vorgänge und Ereignisse dargestellt werden, sondern wenn im Protokoll auch aufgeschrieben ist, was das Ergebnis, die Folge oder die nächsten Schritte sind (To-do).

Was im Einzelnen wichtig ist und im Protokoll festgehalten werden soll, lässt sich mithilfe der W-Fragen beantworten.

Wer-Frage

Im Protokoll wird vermerkt, wer eingeladen war, wer sich entschuldigt hat, wer außerdem nicht anwesend war und wer tatsächlich (von wann bis wann) anwesend war; die Teilnehmenden (Teilnehmerliste als Anhang eines Protokolls).

Es kann vermerkt werden, in welcher Rolle die Person dabei war (Mitglied, Gast, Referentin). Häufig wird ergänzt, wer das Protokoll erhält. Das sind im Allgemeinen die Teilnehmenden der Besprechung, oft aber auch weitere Personenkreise, die über diese Besprechung, ihre Inhalte und Ergebnisse informiert werden müssen. Jeder Leser des Protokolls weiß dann, wer ebenfalls darüber informiert ist.

Wann-Frage/ Wie-lange-Frage

Der Zeitpunkt oder Zeitraum, während der das Ereignis oder der Vorgang stattgefunden hat, wird festgehalten. Hier genügen meistens der Beginn und das Ende der Besprechung. Zudem wird in der Teilnehmerliste festgehalten, wenn Teilnehmende später kommen oder früher gehen.

In Einzelfällen kann der genaue Zeitpunkt oder die Zeitdauer eines Ereignisses oder eines Vorgangs hilfreich sein.

Beispiel für eine Wann-Frage/ Wie-lange-Frage

Herr Meier stellt in einem 20-minütigen Vortrag (wie lange?) den Stand seines Projektes dar. Eine zeitliche Zuordnung (wann?) kann über die Tagesordnungspunkte (TOPs) erfolgen, wenn diese in der Tagesordnung zeitlich geplant wurden.

Wo-Frage

Der Ort der Besprechung ergibt sich meistens aus der Tagesordnung und Einladung, sollte aber im Protokoll ebenfalls noch einmal aufgeführt werden.

Warum-Frage/ Wofür-Frage

Hier wird das Thema oder der Anlass der Besprechung genannt (Titel). Und auch die Ziele oder Hintergründe zur Besprechung können im Protokoll noch einmal kurz erwähnt werden.

Wie-Frage

Die eingesetzten Methoden spielen für das Protokoll eine untergeordnete Rolle. Im Einzelfall kann es wichtig sein, ob die Teilnehmenden der Besprechung eine besondere Technik einsetzen oder ob etwa ein Ergebnis in Kleingruppen erarbeitet wurde.

Weitere formale Angaben

Das sind Angaben (Name, Organisation) des Leiters oder der Moderatorin einer Besprechung, des Protokollführers (der dann auch das Protokoll erstellt) sowie das Datum, an dem das Protokoll fertig erstellt oder verabschiedet wurde.

Anlagen

Zu den Anlagen gehören

• Tagesordnung oder Einladung
• Teilnehmerliste bei Bedarf mit persönlicher Unterschrift der Anwesenden
• Anträge (wenn sie schriftlich vorliegen)
• Präsentationen oder Berichte, die bei der Besprechung vorgetragen wurden (Handouts)
• sonstige Hintergrundinformationen, wenn sie dem Verständnis des Protokolls dienen

Gliederung und Form eines Protokolls

Was das Protokoll im Einzelnen beinhaltet und wie es aufgebaut oder gegliedert ist, hängt von seiner Form ab – ob es ein Wortprotokoll, Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll oder Kurzprotokoll sein soll. Das sollte im Vorfeld mit dem Leiter, aber auch mit den Teilnehmenden der Besprechung geklärt werden.

Es gibt keine einheitlichen Regeln für die Gliederung eines Protokolls. Hilfreich ist, die Inhalte in der Reihenfolge zu beschreiben, wie sie als Tagesordnungspunkte auf der Einladung zur Besprechung stehen und im Meeting besprochen wurden.

Falls es Abweichungen zwischen Tagesordnung der Einladung und dem tatsächlichen Ablauf (Reihenfolge der TOPs) gibt, wird das im Protokoll vermerkt: „TOP 5 wurde vor TOP 2 behandelt ...“

Vorab werden die formalen und ergänzenden Informationen genannt. Daraus ergibt sich der folgende Aufbau eines Protokolls:

1. Thema der Besprechung als Titel
2. Ort der Besprechung
3. Termin
4. Beginn und Ende (geplant und tatsächlich)
5. Ziele
6. Teilnehmende mit Angaben zur Anwesenheitszeit und zur Rolle
7. Liste der einzelnen Anlagen, die am Ende beigefügt werden
8. Leitung der Besprechung (Name, Abteilung)
9. Protokollführer (Name, Abteilung)
10. Datum der Erstellung des Protokolls
11. Unterschriften der Leitung und des Protokollführers
12. Verteiler des Protokolls mit Teilnehmenden und weiteren Personen
13. Tagesordnungspunkte TOP 1, 2, ... (mit Thema, Beiträge, Inhalte der Diskussion, Anträge, Beschlüsse, offene Punkte, Ergebnisse oder To-dos)
14. Termin für die nächste Besprechung (bei Bedarf)
15. Anlagen als Kopie und Anhang

Viele Unternehmen haben Vorlagen oder Formulare für die Protokolle, die bei den einzelnen Besprechungen erstellt werden. Der Protokollführer muss diese dann auch nutzen.

Wenn es in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Abteilung keine entsprechende Vorlage gibt, erstellen Sie sich selbst eine oder passen Sie die Vorlagen aus diesem Handbuch-Kapitel für Ihre Zwecke an (Sie können sie auch eins zu eins einsetzen). Sie können eine solche Vorlage während der Besprechung nutzen und die Inhalte direkt eintragen.