StellenbeschreibungStellenbeschreibungen einführen und regelmäßig aktualisieren

Einführung von Stellenbeschreibungen planen

Häufig wird das Werkzeug Stellenbeschreibung gar nicht genutzt, liegt brach oder wird nur als lästige und bürokratische Pflicht angesehen. Richtig eingesetzt und angewendet, entfalten Stellenbeschreibungen aber eine positive Wirkung.

Voraussetzung ist, dass Stellenbeschreibungen in Zusammenarbeit mit allen Vorgesetzten und Mitarbeitenden sowie deren Vertretungen (Betriebsrat) eingeführt werden. Anschließend müssen sie regelmäßig gepflegt, aktualisiert und genutzt werden.

Was für Stellenbeschreibungen zu regeln ist

Bei der Einführung von Stellenbeschreibungen sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

• Festlegen, welche Vorgesetzte Stellenbeschreibungen erstellen sollen (eher kleiner Kreis)
• klare Aufgabenzuteilung
• Regeln und Standards vorgeben, bezüglich Umfang und Detaillierung der Stellenbeschreibung
• Formulare nutzen
• Textbausteine nutzen
• Ablage und Verteilung der Stellenbeschreibung regeln
• Aktualisierung der Stellenbeschreibung mit anderen organisatorischen Maßnahmen verbinden; zum Beispiel Stellenausschreibungen, Jahresgespräch mit Mitarbeitenden oder Gespräche zur Zielvereinbarung

Mitarbeitende einbinden und schulen

Informieren Sie die Mitarbeitenden, wenn Sie beschlossen haben, Stellenbeschreibungen einzuführen. Vermitteln Sie deutlich, wie der Prozess der Einführung, der Nutzung und Anpassung von Stellenbeschreibungen ablaufen soll. Gehen Sie dabei insbesondere auf die konkreten Zwecke und Anwendungsbereiche der Stellenbeschreibungen ein.

Während alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert werden sollten, muss ein kleiner Kreis (im Allgemeinen die Vorgesetzten und die Mitarbeitenden des Personalwesens), instruiert und geschult werden,

• wofür die Stellenbeschreibungen eingesetzt werden;
• welche Informationen eine Stellenbeschreibung beinhalten soll;
• wie Stellenbeschreibungen formuliert werden sollen (Muster vorgeben);
• wer welche Aufgaben bei der Pflege und Aktualisierung hat;
• wie die Stellenbeschreibung als Organisationsinstrument eingesetzt wird – etwa bei der Formulierung von Zeugnissen, bei Mitarbeitergesprächen oder Zielvereinbarungsgesprächen.

Prozess zur Einführung und Formulierung von Stellenbeschreibungen

Um die Einführung von Stellenbeschreibung zu organisieren, empfiehlt es sich, folgende Arbeitsschritte zu planen und durchzuführen:

1. Konzept „Stellenbeschreibung“ entwickeln; Ziele und Einsatzzwecke ermitteln, Vorgehensweise planen
2. Informationsbeschaffung für jede einzelne Stellenbeschreibung organisieren; Informationen zusammenstellen
3. Analyse der Informationen: Prozesse, Überschneidungen, Lücken etc. überprüfen
4. Maßnahmen zur Organisationsverbesserung als Nebeneffekt der Stellenbeschreibung ableiten und zusammenstellen
5. Entwürfe der Stellenbeschreibungen erstellen
6. Formulare mit den notwendigen Inhalten entwickeln
7. Testphase: Entwurf der Stellenbeschreibung und die konkrete Formulierung und Art der Dokumentation im Rahmen der Anwendung im Unternehmen überprüfen
8. Erste Fassung überarbeiten, Korrektur lesen
9. Stellenbeschreibung verabschieden
10. Vorgehensweise zur Aktualisierung und zum Einsatz von Stellenbeschreibungen festlegen

Beziehen Sie dabei Mitarbeitende und Vorgesetzte aus unterschiedlichen Abteilungen ein. Diese tragen dann das Instrument der Stellenbeschreibung als Multiplikatoren ins Unternehmen.

Gründe für Änderungen von Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sind schriftliche Fixierungen eines realen Sachverhalts. Sie dürfen aber nicht zum einengenden Korsett für das Unternehmen werden. Vielmehr müssen sie sich dynamisch an die veränderten Bedingungen und Sachverhalte anpassen.

Deshalb sollten die Stellenbeschreibungen immer wieder auf ihren Zweck und auf ihre Anwendung überprüft und entsprechend bei Bedarf aktualisiert werden.

Damit der Aufwand für die Pflege aller Stellenbeschreibungen begrenzt bleibt, sollte wiederum vom Zweck her gedacht werden: Wofür brauchen wir die Stellenbeschreibung? Erst wenn diese Zwecke es notwendig machen, sollte und muss die Stellenbeschreibung angepasst werden. Anlässe können sein:

• Eine Stelle wird intern oder extern neu ausgeschrieben.
• Es wird ein neues Gehaltssystem eingeführt, das sich auf die Stellenbeschreibung bezieht.
• Im Rahmen des (jährlichen) Mitarbeitergesprächs und der Zielvereinbarungen werden die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen angepasst.
• Bei einer Reorganisation oder bei einer Änderung der Abläufe im Unternehmen werden die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen neu zugeordnet.
• Neue Projekte, neue Kunden oder neue Produkte führen dazu, dass auf das Unternehmen insgesamt andere und neue Aufgaben zukommen; diese müssen von den Mitarbeitenden übernommen werden.
• Beim Austritt eines Mitarbeiters wird die Stellenbeschreibung angepasst, auch um seine Erfahrungen und sein Wissen zu nutzen.

So werden Stellenbeschreibungen aktualisiert

Dann muss Folgendes geklärt werden:

• Wer trägt die Verantwortung für aktuelle und korrekte Stellenbeschreibungen?
• Wer aktualisiert die Stellenbeschreibung?
• Was muss aktualisiert werden, welche Formularfelder oder Beschreibungen sind davon betroffen?
• Wann tritt die Aktualisierung in Kraft?
• Wer und wie muss informiert werden, wenn sich eine Stellenbeschreibung ändert?

Nur wenn Stellenbeschreibungen von den Vorgesetzten regelmäßig genutzt werden, erschließt sich der Sinn und Zweck dieses Organisationsinstruments. Sie lebt also von der regelmäßigen Anwendung für unterschiedliche Zwecke und Aufgaben der Führungskräfte.

Dann wird sie auch für die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einem positiv bewerteten Hilfsmittel und kann sogar zur Motivation durch Sachlichkeit, Klarheit und Fairness beitragen.