Projektmanagement mit ExcelSteuern: Projektfortschritt überwachen und Projekt vorantreiben
Projektfortschritt überwachen
Die Projektsteuerung ist eine ständige Aufgabe während des Projekts. Sie setzt auf der Projektplanung auf. Wie im Projektstrukturplan vorgesehen, werden die einzelnen Arbeitspakete und Aufgaben von der Projektleitung freigegeben. Damit starten die Projektmitarbeitenden ihre Aktivitäten zur Umsetzung der einzelnen Maßnahmen. Der Fortschritt der Aufgaben und Maßnahmen wird ständig überprüft (Plan-Ist-Vergleich) und aufeinander abgestimmt.
Gleichzeitig werden laufend die Ergebnisse überprüft anhand der Kriterien:
- Qualität: Werden die erwarteten Projektergebnisse geliefert?
- Zeit: Liegen die Projektergebnisse zum zugesagten Termin vor?
- Kosten: Sind im Projekt nicht mehr Kosten angefallen als zugesagt?
Wichtig ist, dass der Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten reibungslos funktioniert. Weicht die Umsetzung (Ist) vom Plan (Soll) ab, muss entsprechend gesteuert werden:
- Prioritäten verändern sich,
- der Plan wird angepasst oder
- Ressourcen werden neu verteilt.
- Die Stakeholder werden laufend informiert.
Die Aufgaben der Projektsteuerung
Im Rahmen der Projektüberwachung und Projektsteuerung fallen die folgenden Aufgaben an:
- Arbeitspakete freigeben
- Beschaffungen freigeben
- Arbeiten erledigen, Aufgaben ausführen, Maßnahmen umsetzen
- Arbeitsfortschritt prüfen
- Termine prüfen
- Kosten prüfen
- Ergebnisse und Qualität prüfen
- Probleme bearbeiten
- Änderungen bei Ziele und Anforderungen bearbeiten
- Verträge überwachen
- Offene-Punkte-Liste führen
- Eskalationen bewältigen
- Informationsaustausch sicherstellen
- Dokumentation erstellen
- Berichte erstellen
- mit Stakeholdern kommunizieren
Termine einhalten und Meilensteine erreichen
Die Auftraggeber eines Projekts erwarten, dass die Projektergebnisse zum vereinbarten Termin vorliegen. Ob dem so ist – daran wird die Projektleitung gemessen. Damit der Endtermin des Projekts eingehalten wird, braucht es regelmäßige Zwischenprüfungen, bei denen ermittelt wird, ob das Projekt noch im Zeitplan liegt. Diese Zwischenprüfungen werden mit dem Abschluss einzelner wichtiger Arbeitspakete oder der Vorlage von Zwischenergebnissen des Projekts zusammengelegt. Das sind die Meilensteine.
Für die Terminplanung ist es wichtig, dass diese Meilensteine in der Planungsphase einen Termin zugeordnet bekommen: Meilenstein A fertig bis zum ... Das ist der Plantermin. Mit der Projektsteuerung wird dann regelmäßig geprüft, ob aus aktueller Sicht dieser Termin noch eingehalten werden kann oder ob eine Verschiebung des Termins als notwendig erkannt wird. Das leistet die Meilensteintrendanalyse.
Meilensteintrendanalyse
Im Rahmen der Meilensteintrendanalyse wird zu einem Berichtszeitpunkt (zum Beispiel zum Monats- oder Quartalsabschluss) geprüft, ob die für die Zukunft geplanten Meilensteine und die dazu geplanten Termine noch erreicht werden – oder wann die Ergebnisse des Meilensteins voraussichtlich vorliegen; zum geplanten Termin, früher oder später. Die Meilensteintrendanalyse ist das entscheidende Instrument für die Terminplanung und Terminsteuerung in jedem Projekt.
Kostencontrolling und Earned-Value-Analyse
Die Budgetvorgaben einhalten – das ist ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor für die Projektleitung. Doch oft laufen die Kosten aus dem Ruder, weil die Planung schlecht war oder weil unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Deshalb ist es ganz entscheidend, dass die Kosten für das Projekt laufend überwacht werden. Dafür werden sämtliche durch das Projekt verursachte Kosten erfasst. Diese Ist-Kosten werden dann mit den Plan-Kosten aus dem Budgetplan verglichen.
Gleichzeitig muss der Kostenverbrauch mit der Leistungserstellung verglichen werden. Entsprechen die verbrauchten Kosten den Leistungen, die erbracht wurden? Oder sind mehr Kosten verbraucht, als Leistungen erstellt wurden – sodass mit zusätzlichen Kosten in der Zukunft gerechnet werden muss? Mithilfe der sogenannten Earned-Value-Analyse lassen sich die Entwicklung der Kosten und die Termineinhaltung einerseits und der inhaltliche Arbeitsfortschritt andererseits durch Kennzahlen überprüfen.
Kommunikation und Austausch im Projekt
Die Abstimmung und die Steuerung im Projekt erfolgt durch Gespräche, Anweisungen und Rückmeldungen (zum Beispiel per E-Mail) und vor allem durch regelmäßige Projektbesprechungen (Meetings).
In jedem Projekt gibt es eine Fülle von Besprechungen – innerhalb des Projektteams, mit dem Auftraggeber und dem Lenkungskreis, mit betroffenen Kollegen oder mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern. Dabei werden die Inhalte, Anforderungen, Aufgaben, Probleme oder Ergebnisse der Projektarbeit miteinander besprochen. Jede Besprechung wird protokolliert.
Der Informationsaustausch kann durch Projektmanagement-Hardware und ‑Software unterstützt werden; zum Beispiel
- Zeiterfassung für einzelne Projektaufgaben durch die Projektmitarbeitenden
- gemeinsames Verzeichnis für projektrelevante Dokumente
- Projektordner und Projektablage für schriftliche Dokumente, Pläne, Zeichnungen, Modelle, Prototypen etc.
- Videokonferenzen oder Online-Meetings für Besprechungen
Nutzen Sie als Projektleiterin oder Projektleiter für die Aufgaben der Projektsteuerung die folgenden Excel-Vorlagen und Tools.
Agenda für Projekt-Meetings erstellen und Prioritäten vorsehen
Besprechungen (Meetings) sind ein sehr effektiver Weg, um Informationen im Projektteam oder mit externen Stakeholdern auszutauschen. Voraussetzung ist, diese Besprechungen sind gut vorbereitet. Das zentrale Werkzeug ist die Meeting-Agenda, die Tagesordnung für Besprechungen.
Mit der folgenden Vorlage können Sie als Leiterin oder Leiter des Meetings die einzelnen Tagesordnungspunkte Ihrer Besprechungen schnell und einfach planen. Wichtig ist dabei, dass Sie die Zeitvorgaben für die Besprechung einhalten. Deshalb können Sie einzelnen Themen (TOPs) Prioritäten zuweisen und die Dauer planen.
- Priorität A: Dieser Tagesordnungspunkt muss unbedingt besprochen werden.
- Priorität B: Diesen Tagesordnungspunkt sollten wir besprechen, eventuell können wir uns kurzfassen und nur die wichtigen Aspekte benennen, die geklärt werden müssen.
- Priorität C: Falls Zeit bleibt, sollten wir das besprechen; ansonsten kommt es in jedem Fall auf die Tagesordnung des darauffolgenden Meetings und die Priorität kann sich erhöhen.
Außerdem ist die folgende Checkliste für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Arbeitssitzungen im Projektteam hilfreich:
Termine abstimmen
Jedes Meeting im Projekt ist nur dann sinnvoll und erfolgreich, wenn alle Projektmitarbeitenden und gegebenenfalls weitere Personen dabei sind, die einen wichtigen Beitrag zu den Themen der Tagesordnung (Agenda) leisten müssen. Oft ist es schwierig, einen passenden Termin zu finden, zu dem sich alle treffen und die anstehenden Themen und Aufgaben besprechen können.
Nutzen Sie die folgende Vorlage zur Terminfindung und Terminabstimmung für Ihre Projektbesprechungen.
Kontrolle Termine und Meilensteine
Prüfen Sie zu den vorgesehenen Berichtszeitpunkten (zum Beispiel zum Monats- oder Quartalsabschluss), ob die geplanten Termine für die Meilensteine noch erreicht werden oder wann die Ergebnisse des Meilensteins voraussichtlich vorliegen werden (zum geplanten Termin, früher oder später). Nutzen Sie dafür die Vorlage für die Meilensteintrendanalyse.
Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Portfolio
Einen guten Überblick über kritische Aufgaben (zeitlich oder inhaltlich) gewinnen Sie aus dem sogenannten Eisenhower-Portfolio. Dieses Instrument wird oft im Rahmen des persönlichen Zeitmanagements eingesetzt. Es macht sichtbar, wie die Aufgaben bezüglich ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit beurteilt werden. Es bedeutet:
- wichtig: Die Aufgabe hat eine große oder sehr große Bedeutung, wenn es um den Projekterfolg oder übergeordnete Ziele geht.
- dringend: Die Aufgabe sollte möglichst rasch erledigt werden, um einen zugesagten Termin einzuhalten.
Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben sind unkritisch. Dringende und wichtige Aufgaben sollten ganz vorn in der Aufgabenliste stehen. Sie müssen sofort erledigt werden. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sollten so bearbeitet werden, wie es im Projektstrukturplan vorgesehen ist. Kritisch sind die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben: Sie dürfen die Projektarbeit nicht dominieren, weil gerade sie dazu führen, dass der Projektverlauf durcheinander gerät.
Nutzen Sie das Eisenhower-Portfolio für Ihren Überblick über die anstehenden Projektaufgaben und ihre Bedeutung.
Arbeitszeiterfassung im Projekt
Grundlage für das Kostencontrolling sind die Zeiterfassungen aller am Projekt beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit den folgenden Vorlagen können die einzelnen Teammitglieder ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Oder die Arbeitszeiten für ein Projekt können mitarbeiterübergreifend dokumentiert werden.
Mit den folgenden beiden Excel-Vorlagen können Sie die benötigten Arbeitszeiten für einzelne Aufgaben oder Arbeitspakete erfassen. Zudem werden die Arbeitszeiten dem Zeitraum zugeordnet, in dem sie angefallen sind. Die Beschäftigten geben dazu ihre Arbeitszeit in einem Balkenplan (Gantt-Diagramm oder Ablaufplan) ein, der sichtbar macht, in welcher Projektphase die Arbeitszeit angefallen ist. So können Sie den Zeitaufwand in Projekten richtig zuordnen und Soll-Ist-Abweichungen bewerten.
Kostencontrolling
Nutzen Sie für das Kostencontrolling folgende Übersicht über den Stand der Gesamtkosten Ihres Projekts. Sie macht sichtbar, was die gesamten Plan-Kosten sind und wie sich die Ist-Kosten entwickeln. Besonders hilfreich ist die grafische Übersicht, die zeigt, in welchen Projektphasen Kostenvorgaben überschritten wurden und wie sich die Kostensituation kumuliert darstellt.
Kostentrendanalyse
Bei der Kostentrendanalyse werden die Plan-Kosten laufend und rollierend überprüft und der aktuellen Entwicklung der Ist-Kosten angepasst. So können Sie in der Projektleitung rechtzeitig erkennen, wenn die Kosten aus dem Ruder laufen – und gegensteuern.
Mit den folgenden Excel-Vorlagen weisen Sie die Kosten den einzelnen Arbeitspaketen zu. So erkennen Sie, in welchen Arbeitspaketen Kostenrisiken liegen, wo Kostenvorgaben nicht eingehalten werden und worauf Sie Ihr Augenmerk legen sollten. Eine grafische Aufbereitung macht sichtbar, ob und wie die Kostenziele eingehalten werden.
Earned-Value-Analyse
Führen Sie eine Earned-Value-Analyse durch, um zu überprüfen, ob der Kostenverzehr und der zeitliche Fortschritt im Projekt den inhaltlichen Ergebnissen entsprechen. Überprüfen Sie dazu mit den folgenden Vorlagen:
- Abweichungen vom Zeitplan
- Abweichungen vom Kostenplan
- Schätzung des Endtermins (und damit Hinweise für eine Anpassung der Zeitplanung)
- Schätzungen zur Einhaltung der Kostenplanung
Die Kennzahlen der Earned-Value-Analyse zeigen, wie sehr Kosten, Zeitverlauf und Leistung im Projekt von den Planvorgaben abweichen.
Mit den folgenden beiden Excel-Vorlagen berechnen Sie die relevanten Projektkennzahlen zur Earned-Value-Analyse im Projektmanagement für zwölf und vier Perioden. Außerdem stellen Sie den Verlauf jeweils in sechs Diagrammen anschaulich dar. Die Diagramme zeigen:
- Kostenleistungsindex
- Terminleistungsindex
- Plan-Istkosten-Vergleich
- gesamte Projektkosten (Plan, erwartet)
- gesamte Projektdauer (Plan, erwartet)
- Fertigstellungsgrad Plan und Ist
Einen einfachen, aber sehr hilfreichen Überblick über die Entwicklung der Kosten und des Projektverlaufs liefert das folgende Trenddiagramm für Kosten und Zeit.
Leistungsfortschritt
Wie weit sind die einzelnen Arbeitspakete? Was hängt dem Zeitplan hinterher? Diese Fragen beschäftigen Sie in der Projektleitung ständig. Regelmäßig (fast täglich) müssen Sie den Arbeits- oder Leistungsfortschritt in Ihrem Projekt überprüfen und im Blick behalten. Dabei hilft Ihnen die folgende Übersicht.
Die folgende Excel-Vorlage gibt einen Überblick, wie weit ein Projekt im Zeitverlauf (Monate) insgesamt vorangekommen ist. Sie zeigt den Gesamtfortschritt des Projekts. Dabei werden die geplanten Aufwendungen (Zeit, Kapazitäten) mit den tatsächlich eingesetzten Kapazitäten und den erarbeiteten Ergebnissen verglichen (Plan-Ist-Vergleich).
Beschaffungsüberwachung
Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen für Ihr Projekt beschaffen müssen, brauchen Sie dafür eine Übersicht. Sie müssen wissen, ob diese Leistungen bereits erfolgt sind. Mit der folgenden Vorlage können Sie alle Beschaffungen verfolgen und überprüfen, ob die vorgesehenen Kosten und Termine eingehalten wurden oder ob es Abweichungen gibt.
Offene-Punkte-Liste
Um einen Überblick über die gerade bearbeiteten Arbeitspakete und die nächsten anstehenden Aufgaben zu haben, sollte eine Offene-Punkte-Liste geführt werden. Hier sind alle Aufgaben aus den Arbeitspaketen aufgeführt, das zugehörige Arbeitspaket, der dafür verantwortliche Projektmitarbeiter sowie die Termine (Soll und Ist).
Das Status-Feld zeigt sofort im Überblick, welche Aufgaben erledigt und abgeschlossen sind. Führen Sie als Projektleiterin oder Projektleiter regelmäßig Ihre Offene-Punkte-Liste. Das hilft Ihnen sehr bei der täglichen Arbeitsplanung und Projektübersicht.
Besprechungsprotokolle schreiben
Die Projektleitung muss jede Besprechung protokollieren (lassen). Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage. Für eine bessere Übersichtlichkeit ist es hilfreich, die einzelnen Besprechungsthemen zu klassifizieren:
- Auftrag: Das muss im Projekt geplant und umgesetzt werden.
- Empfehlung: Das sollte berücksichtigt, besprochen oder umgesetzt werden.
- Feststellung: Das ist im Projekt erfolgt oder passiert.
- Beschluss: Das wurde entschieden.
- Termin: Dieser Termin wurde vereinbart, muss eingeplant und beachtet werden.
Wenn sich Mitarbeitende beschweren, sie seien über den Projektverlauf nicht ausreichend informiert oder nicht eingebunden worden, dann sollten Sie dokumentieren können, wen Sie zu den jeweiligen Besprechungen eingeladen haben und wer dann anwesend oder entschuldigt war. Darüber bietet die Besprechungsmatrix einen einfachen und wirkungsvollen Überblick.
Projektstatusbericht erstellen
Die Projektleitung, aber auch Auftraggeber, Projektsponsor, Lenkungskreis und die Geschäftsleitung brauchen immer wieder einen Überblick über den Stand des Projekts. Die wesentlichen Aspekte, über die Sie informieren müssen, sind:
- Zeit und Termine
- Kosten und Budgeteinhaltung
- Ergebnisse und Qualität
Mithilfe eines Ampelsystems können Sie mit der folgenden Excel-Vorlage allen Stakeholdern einen schnellen Überblick über den Status verschaffen. Sie machen dabei sichtbar, welche nächsten Schritte erforderlich sind und welche Entscheidungen getroffen werden sollten.
Eine Ergänzung zum qualitativen Projektstatusbericht ist eine Übersicht mit wichtigen Kennzahlen zum Projektverlauf – der Projektstatusbericht in Form von Kennzahlen zu den Aspekten:
- Zeit und Termine
- Kosten und Budget
- Qualität und
- Gesamtstatus
Der Soll-Ist-Vergleich zeigt, wie das Projekt verläuft und was gegebenenfalls kritisch sein könnte. Die Kennzahlen drücken aus: Woran erkennen wir, ob das Projektziel ... erreicht wurde? Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage:
Eine Übersicht über den Stand und den Fortschritt der Projektarbeit liefert der Arbeitsfortschrittsbericht. Er zeigt auf der Ebene der Arbeitspakete, ob diese wie geplant durchgeführt werden, ob sie bereits abgeschlossen sind, ob es Probleme gibt und inwieweit sie kritisch sind.
Da in einem Projekt häufig mehrere unterschiedliche Berichte erstellt werden müssen, ist es für die Projektleitung wichtig, den Überblick zu behalten. Eine Hilfe dabei ist eine Vorlage für die Berichtsplanung.
Projektpräsentation
Regelmäßig müssen Sie als Projektleiterin oder Projektleiter das Projektteam, den Auftraggeber, den Projektsponsor, den Lenkungskreis oder andere Interessierte über den Fortschritt im Projekt und die erzielten Ergebnisse informieren. Auch im Rahmen einer persönlichen Präsentation. Zur Vorbereitung dient folgende Checkliste:
Änderungen berücksichtigen
Kein Projekt verläuft genauso, wie es einmal geplant wurde. Änderungen sind normal. Wichtig ist:
- Es muss festgestellt werden, dass etwas geändert werden muss.
- Der Sachverhalt, der zur Änderung führt, muss dokumentiert werden.
- Die Änderung muss gegebenenfalls von der Projektleitung oder vom Lenkungskreis genehmigt werden.
- Die Planung muss angepasst werden.
Ein wichtiges Werkzeug dafür ist die Änderungsmitteilung. Setzen Sie dieses Werkzeug konsequent ein, um Änderungen und Abweichungen zu begründen.
Sämtliche Änderungen in einem Projekt lassen sich in einer Änderungshistorie zusammenführen und nachverfolgen.
Häufig sind besondere Probleme, ungeplante Störungen oder besondere Risiken der Grund dafür, dass der Projektplan geändert werden muss. Solche Einflussfaktoren können während des Projektverlaufs identifiziert und ihre Wirkungen und Folgen eingeschätzt werden. Das erfolgt systematisch mithilfe der Projekt-Fehler-Möglichkeiten-und-Einfluss-Analyse (Projekt-FMEA). Führen Sie immer wieder eine solche Analyse für Ihr Projekt durch und nutzen Sie die folgende Vorlage.
Eskalation im Projekt
In besonders kritischen Fällen, wenn die Ergebnisse nicht stimmen, die Qualität nicht ausreichend ist, zugesagte Leistungen nicht erbracht werden, Termine lange verstrichen sind oder das Budget schon weit überzogen ist, dann kann es zur Eskalation im Projekt kommen. Eine solche Eskalation muss festgestellt werden. Dann tritt ein „Notfallplan“ in Kraft.
Mit den folgenden Arbeitsvorlagen dokumentieren Sie:
- Welche Eskalationen hat es gegeben?
- Was waren die Gründe dafür?
- Was wurde getan, um das Projekt wieder auf die Schiene zu bringen?
- Wer wurde informiert?
- Welche Entscheidungen wurden getroffen?
Häufig müssen im Falle einer Eskalation der Auftraggeber, Projektsponsor oder Lenkungskreis nicht nur informiert, sondern in die Entscheidung „Wie soll es weitergehen?“ einbezogen werden. Nutzen Sie dazu folgende Vorlagen.
